크로스보더 전자상거래와 글로벌 공급망이 지속적으로 발전하는 배경에서 기업이 일상 경영 중 생성하는 증빙, 회신, 상환 서류 등의 기록 자료는 수량이 많고 언어가 다양하며 처리 체인이 길고 보관 요건이 높은 특징을 보이고 있습니다. 특히 해외 업무 비중이 높은 기업의 경우 다국어 서류의 스캔 수집, 문자 인식, 내용 번역, 필드 추출 및 전자회계기록 보관을 효율적으로 완료하는 방법이 디지털 관리 업그레이드의 중요한 과제가 되었습니다.
최근 베이징 Kailing Technology 유한회사는 메이통 샹쉰 다국어 전표 지능형 인식 및 디지털 아카이빙 플랫폼 구축 프로젝트를 수주했습니다. 이 프로젝트는 다국어 전표 처리 시나리오를 중심으로 스캔 수집, AI OCR, AI 번역, 의미 분석, 구조화 출력 및 이미지 아카이빙을 하나로 통합한 디지털 플랫폼을 구축하여 기업의 기록 관리 효율 향상, 데이터 활용 능력 강화, 내부 디지털 운영 기반 강화를 지원합니다.
1. 고객 기업 소개
저장성 메이통 향훈과기 주식회사는 향훈 제품의 연구개발, 설계, 생산 및 판매를 전문으로 하는 국제화 기업으로, 본사는 저장성 항저우시 시후구에 있습니다. 회사는 '성실, 근면, 협력, 감사'의 기업문화 이념, '향기로 세상을 치유하고 온 누리에 향기를 가득'이라는 기업 비전, '진한 정신과 축복을 전하여 세상을 사랑으로 가득 채운다'는 회사 사명을 바탕으로 후각 경제 분야에서 28년간 깊이 경작해 왔습니다.
비즈니스가 지속적으로 발전함에 따라 기업은 크로스보더 무역, 전자상거래 운영, 구매 결제, 재무 비용 정산, 증빙 보관 등의 단계에서 대량의 종이 증빙과 이미지 기록을 축적하게 되었습니다. 비즈니스가 해외 시장과 다국어 환경을 포함하기 때문에 기업은 일상적인 기록 처리에서 중국어, 영어, 베트남어 등 여러 언어가 혼합된 증빙을 다루어야 합니다. 전통적으로 수작업 스캔, 수작업 인식, 수작업 번역, 수작업 보관에 의존하는 처리 방식은 효율성, 정확성, 표준화, 추적 가능성 측면에서 기업의 관리 요구를 충족하기 어렵습니다. 이를 위해 Meitong Xiangxun은 이번 디지털 기록 플랫폼 구축을 시작했으며, 지능형 기술 수단을 통해 더욱 효율적이고 규범적이며 지속 가능하게 발전하는 증빙 처리 및 보관 체계를 구축하고자 합니다.
2. 프로젝트 배경: 다국어 기록 처리 수요 지속 증가
기업의 국제화 경영이 지속적으로 심화됨에 따라 다국어 증빙은 이미 재무, 비용 정산, 은행 결제 및 기록 관리에서 흔한 내용이 되었습니다. 단일 언어 증빙에 비해 이러한 증빙은 처리에서 몇 가지 전형적인 어려움이 있습니다.
전표 출처가 복잡하고 형식이 통일되지 않음;
언어 종류가 많아 수동 인식과 이해 비용이 높음;
재무 핵심 필드 추출이 인력에 의존하여 효율이 제한적임;
종이 증빙 보관이 분산되어 이후 호출과 조회가 불편합니다;
전통적인 전자 보관은 대부분 '스캔 보관' 수준에 머물러 활용 가능한 데이터로 더 축적되기 어려웠습니다.
메이통 향료에게 디지털 기록물 구축은 전표 처리 효율을 높이는 문제일 뿐만 아니라, 기업 내부 재무 관리 규범, 자료 추적 가능성, 부서 간 협업 효율 및 향후 데이터 거버넌스 기반과도 관련됩니다. 따라서 이번 프로젝트의 구축 중점은 단순히 문서 관리 도구를 하나 론칭하는 것이 아니라, 실제 업무 시나리오를 위한 다국어 전표 지능형 처리 플랫폼을 구축하는 것입니다.
3. 프로젝트 총괄 목표: "스캔—인식—번역—분석—보관" 일체화 역량 체계 구축
이번 프로젝트는 Kailing Technology 전자 이미지 관리 플랫폼 및 AI 역량 체계를 기반으로 메이통샹쉰에 로컬 프라이빗 배포 방식의 다국어 증빙 지능형 처리 및 디지털 아카이빙 플랫폼을 구축합니다. 전체 목표는 주로 다음과 같습니다:
종이 전표의 효율적 전자 수집을 실현;
베트남어, 중국어, 영어 등 다국어 자동 OCR 인식을 구현합니다;
비중국어 전표 내용을 중국어로 자동 번역합니다;
핵심 필드의 지능형 의미 분석과 구조화 추출을 실현;
원본 이미지와 인식·번역·구조화 데이터의 통합 보관을 실현;
플랫폼 현지화 배포와 데이터 안전 관리를 실현;
기업 내부 시스템의 후속 호출 및 기록 활용을 위한 표준화된 데이터 지원을 제공합니다.
이 플랫폼 구축을 통해 메이통샹쉰은 기록 관리를 전통적인 종이 이관과 수동 처리에서 AI 기반, 데이터 축적을 핵심으로 하는 지능형 기록 관리 모드로 업그레이드합니다.
4. 프로젝트 주요 구축 내용
1. 전자 이미지 관리 플랫폼을 구축하여 디지털 기록 관리의 기반을 마련
프로젝트는 전자 이미지 관리 플랫폼을 구축하며, 이는 이번 디지털 기록 역량의 핵심 기반 플랫폼입니다. 플랫폼은 스캔 문서의 전 생애주기 관리를 지원하여 이미지 수집, 데이터 입력, 이미지 보존, 데이터 연계 및 기록 조회 등의 기능을 구현하고, 기업에 통합 전자기록 관리 기반을 구축합니다.
기존의 단순 '이미지 보관' 전자화 방식과 달리 Kailing Technology가 제공하는 플랫폼은 이미지와 데이터의 협업을 강조합니다. 즉 시스템은 스캔본 자체를 관리할 뿐만 아니라 원본 이미지와 OCR 텍스트, 번역 결과, 구조화 필드를 통일적으로 연관시켜 검색 가능하고 추적 가능하며 호출 가능한 디지털 기록 자산을 형성합니다.
2. 다국어 OCR 인식 역량 구축으로 복잡한 서류 처리 수요 충족
메이통 샹쉰 업무에서 존재하는 다국어 증빙 시나리오에 대응하여 플랫폼은 다국어 OCR 자동 인식 능력을 갖추어 종이 증빙의 베트남어, 중국어, 영어 텍스트를 인식할 수 있으며, 재무 세금계산서, 은행 거래명세서, 경비 청구서 등 일반적인 자료 유형을 포함합니다.
프로젝트는 인식 능력에 높은 요구를 제기하며, 특히 금액, 날짜, 전표 번호 등 핵심 필드는 높은 정확도를 갖춰야 합니다. 이는 기업 재무 기록 처리에 매우 중요합니다. 핵심 필드의 정확한 추출이 이후 입력 효율, 조회 효율, 데이터 활용성과 직접 관련되기 때문입니다.
동시에, 플랫폼은 고속 급지 스캐너와 고속 촬영기 등 다양한 수집 방식을 지원하여 기업이 다양한 업무 시나리오에서의 전표 수집 요구에 적응할 수 있도록 합니다.
3. AI 번역 모델 도입, 다국어 전표 가독성 향상
전표가 인식되었다고 해서 기업이 이를 효율적으로 사용할 수 있는 것은 아닙니다. 비중국어 전표의 경우 재무 및 기록 관리 담당자가 그 의미를 이해해야 검토, 정리, 보관을 완료할 수 있습니다. 따라서 본 프로젝트는 AI 번역 모델을 특별히 도입하여 인식된 비중국어 내용을 자동으로 중국어로 번역합니다.
이 능력은 다국어 자료의 이해 장벽을 효과적으로 허물어, 기업이 전표의 핵심 내용을 더 빠르게 파악하고 인적 번역 의존을 줄이도록 도울 수 있습니다. 특히 재무 증빙, 거래 요약, 계정 정보 등의 시나리오에서 중국어화된 내용은 내부 인원의 판단, 심사 및 아카이빙에 더 유리하며, 기록의 후속 사용 효율도 높일 수 있습니다.
4. AI 의미 분석 역량을 구축하여 구조화 필드 추출 실현
다국어 OCR 및 번역을 기반으로, 플랫폼은 AI 의미 분석 역량을 더욱 활용하여 증빙 내용을 이해하고 구조화 추출하며 금액, 날짜, 전표번호 등 핵심 필드를 자동 추출하고 구조화 데이터 기록을 형성합니다.
이는 플랫폼이 전표를 '이해'할 수 있을 뿐 아니라, 전표를 관리 가능하고 검색 가능하며 분석 가능한 데이터로 변환할 수 있다는 뜻입니다. 기업에게 이러한 구조화 출력은 기록물 관리 가치를 현저히 높입니다. 이후에는 이미지로 자료를 찾을 수 있을 뿐 아니라 필드로 데이터를 조회할 수 있어, 재무 대조, 전표 열람, 내부 협업 효율을 높입니다.
5. 원본 이미지, OCR 텍스트, 번역 결과 및 구조화 데이터 통합 관리
본 프로젝트의 중요한 특징 중 하나는 플랫폼이 완전한 데이터 사슬을 자동 생성하고 저장한다는 점이며, 여기에는 다음이 포함됩니다:
원시 스캔 이미지;
OCR 인식 텍스트;
AI 번역 후의 중국어 내용;
의미 분석 후 구조화된 필드.
이로써 기록은 더 이상 고립된 스캔 이미지가 아니라 완전한 맥락과 추적 가능성을 갖춘 데이터 객체가 됩니다. 기업은 원본 증빙의 원형을 보존하여 기록 보존 요구를 충족하는 동시에, 구조화된 데이터를 통해 일상 검색과 업무 호출 효율을 높일 수 있습니다.
6. 로컬 프라이빗 배포로 기업 데이터 보안 및 자주적 통제 요구 충족
재무 기록, 경비 정산 자료, 업무 전표의 민감성이 높음을 고려하여, 본 프로젝트는 로컬 프라이빗 배포 방식을 채택합니다. 전자 이미지 관리 플랫폼 및 관련 AI 모델은 OCR 모델, 번역 모델, 의미 분석 모델을 포함하여 모두 기업이 지정한 GPU 서버에서 로컬 배포를 완료합니다.
이 배포 모드는 기업이 내부 환경에서 데이터 처리를 완료하여 민감한 정보의 외부 유출을 방지하고, 동시에 정보 보안, 데이터 권한 및 내부 관리 측면의 요구를 충족하도록 돕습니다. 플랫폼은 또한 오프라인 스캔, 데이터 전송 암호화 및 데이터베이스 권한 제어를 지원하여 기록 디지털화 과정에 더 완벽한 보안 보장을 제공합니다.
7. 대량 전표 처리 및 고동시성 처리 시나리오 지원
본 프로젝트는 식별 및 분석 역량뿐만 아니라 엔지니어링 처리 효율도 중시합니다. 프로젝트 요구에 따라 플랫폼은 대규모 증빙 디지털 가공 작업을 충족해야 하며, 다중 장치 동시 조건에서 실시간 또는 준실시간 식별 처리 능력을 갖추어야 합니다.
이는 시스템 구축이 실험적 AI 응용 단계에 머무르지 않고 기업의 실제 생산 환경을 향해 지속적 처리 능력, 안정적 운영 능력, 대량 납품 능력을 갖추어 일상적 기록 디지털화 작업의 장기적 수행을 지원할 수 있어야 함을 보여줍니다.
5. 프로젝트 기대 가치
프로젝트 완료 후 메이통샹쉰(Meitong Xiangxun)에 다양한 관리 개선을 가져올 것입니다.
먼저, 전표 처리 효율의 현저한 향상입니다. 기존에 인력에 의존하던 인식, 변환, 입력 및 보관 작업의 대량이 시스템에 의해 자동으로 완료되어 처리 주기를 단축하고 반복적 인력 투입을 줄입니다.
다음으로, 기록 규범화 관리 수준의 향상입니다. 통합 플랫폼을 통해 이미지, 텍스트, 번역 및 구조화 데이터를 접수함으로써 기업은 더욱 표준적이고 명확하며 추적 가능한 기록 관리 메커니즘을 구축할 수 있습니다.
세 번째, 다국어 데이터 활용 능력의 강화입니다. 중국어 번역과 구조화 필드 출력은 내부 사용 장벽을 효과적으로 낮추어 재무, 기록, 관리 인력이 증빙 내용을 더 빠르게 조회하고 이해할 수 있도록 돕습니다.
네 번째는 데이터 보안과 내부 통제 가능성의 강화이다. 로컬 프라이빗 배포와 권한 관리 메커니즘을 통해 기업은 AI 역량을 누리면서도 데이터 경계와 처리 환경을 확고히 장악할 수 있다.
다섯째, 향후 디지털 협업을 위한 기반을 마련한다는 점이다. 구조화된 데이터 출력과 시스템 호출 능력은 기업 재무시스템, 경비정산시스템 및 내부 관리시스템의 연동을 추가로 지원하여 전체 디지털 수준을 높일 수 있다.
메이통 샹쉰 다국어 서류 지능 인식 및 디지털 아카이빙 플랫폼 구축 프로젝트는 기업 기록 디지털화가 '이미지화'에서 '지능화, 구조화, 활용화'로 업그레이드되는 대표적 사례입니다. Kailing Technology 솔루션은 전자 이미지 관리 플랫폼을 기반으로, OCR 인식, AI 번역, 의미 분석을 핵심으로, 로컬 프라이빗 배포를 보장으로 하여 스캔, 인식, 번역, 분석, 아카이빙을 아우르는 완전한 역량 체인을 구축했습니다.
프로젝트 추진 시행에 따라, 메이통 향훈은 다국어 증빙 처리 효율, 아카이브 관리 규범성과 데이터 활용 수준을 더욱 향상시켜, 기업 재무 아카이브 관리, 크로스보더 업무 지원 및 내부 디지털 구축에 새로운 동력을 주입할 것입니다. 프로젝트 수행사로서 Kailing Technology도 지능형 인식, 전자 이미지 관리 및 엔터프라이즈급 프라이빗 배포 분야의 능력 우위를 계속 발휘하여 더 많은 기업이 고품질 디지털 업그레이드를 실현하도록 지원할 것입니다.
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Kailing Technology는 업무·재무·세무 디지털 종합 솔루션 서비스 제공업체로서 각종 기관, 기구, 대중소형 기업에 업무·재무·세무 관리 디지털 전환 제품과 운영 서비스를 제공하며, 제품 라인에는 다음이 포함됩니다:
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