전자회계기록, 강점은 '종이 없는 업무'에 그치지 않는다

2023년, 재정부 회계사와 9개 부처가 《전자증빙 회계데이터 표준(시행판) 통지》를 발표했습니다. 이후 전국 각지에서 기록관리 무종이화 시범이 시작되었고 관련 정책도 잇따라 발표되었습니다. 기업 재무 디지털 전환의 마지막 1킬로미터로서 전자회계기록 시스템 구축은 매우 중요합니다. 그러나 사실 기록 디지털 관리가 단순히 '무종이화'만을 의미하는 것은 아닙니다.

무종이화는 기록 관리의 큰 진전

전통적인 기록 관리 모델은 종이를 기본 매체로 하여 수동 처리와 실물 공간 저장에 의존합니다. 비용, 효율, 정리 후 활용도 측면에서 모두 개선이 시급합니다.

사용전자회계기록 이후 첫 번째 변화는 보관 과정에서 "종이가 사라진" 것입니다. 업무·재무 시스템과의 높은 통합을 통해 보관이 필요한 전표 자료, 장부 자료, 보고서 자료 등을 수집하고 분류·조립하여 데이터 암호화와 판형 파일 변환을 완료한 후 보관합니다. 이 과정에서 전통적인 보관 방식 대비 종이 사용은 70% 줄고, 저장 공간은 40% 감소하며, 인건비는 30% 절감되고, 보관 효율은 80% 향상되었습니다. 향후 전면 디지털 전자세금계산서가 전면 시행되면 인쇄량은 더욱 줄고 보관 효율도 더욱 높아질 것입니다.

효율적 사용이야말로 전자회계기록의 장기적 이점

디지털화의 장점은 기록의 전 생애주기 관리에 걸쳐 있습니다. 무종이 보관은 한 번으로 끝나는 것이 아니라, 보관 후의 조정, 대출, 통계 등이야말로 디지털화 관리의 고차원적 장점입니다.

사용전자회계기록 이후 기록 열람은 더 이상 장소에 제한되지 않으며, 온라인 승인만 완료하면 언제 어디서나 시스템 분류 검색 또는 정확 검색으로 목표 파일을 찾을 수 있습니다. 검색은 전표 명세표와 세금계산서까지 정확히 찾을 수 있어 열람 효율이 크게 향상됩니다. 이는 내부 인력에게 편의를 제공할 뿐만 아니라 기업이 검사에 대응할 때 관련 기관에 자료를 신속히 제공할 수 있게 합니다.

대출 신청 기한이 끝나기 전에 시스템이 자동으로 알림을 보내 제때 반납하도록 안내합니다. 전체 대출 과정에서 조작 로그가 전부 기록되며 실시간 조회를 지원하여 누가, 언제, 어떤 조작을 했는지 한눈에 알 수 있습니다. 동시에 시스템이 다차원적이고 전방위적인 분석 보고서를 자동 생성하여 도움을 줍니다기업기록 현황을 더 잘 파악하고 관리 제도를 더 잘 최적화합니다.

출처: 네트워크

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