2025年電子会計アーカイブ単一套制政策解説：Kailing Technologyが企業の3ステップでのペーパーレスコンプライアンスを支援（財政部原文付き）

近年、情報技術の飛躍的発展に伴い、電子会計アーカイブ管理は企業のデジタルトランスフォーメーションの鍵となる段階となっている。企業の財務デジタルトランスフォーメーションを推進するため、財政部と国家档案局は近年密集して政策を打ち出し、電子会計アーカイブの法的効力および単套制（電子的形式のみで保存）の実施条件を明確にしている。

一、政策背景と意義

▪ 中華人民共和国財政部 国家档案局令第79号——会計档案管理弁法：https://kjs.mof.gov.cn/zhengcefabu/201512/t20151222_1625030.htm

▪ 財政部 国家档案局 電子会計証憑の経費精算・記帳・アーカイブの規範化に関する通知：https://www.saac.gov.cn/daj/tzgg/202003/8ce4e7837d49494b9e35b74124cf8547.shtml

「会計アーカイブ管理弁法」（国家档案局令第79号）および「電子会計証憑の経費精算・記帳・アーカイブ化の規範に関する通知」（財会〔2020〕6号）などの政策文書の公布は、電子会計アーカイブの単套制管理に明確な法的根拠を提供した。これらの政策は、電子会計証憑の経費精算・記帳・アーカイブ化のプロセスを規範化し、会計業務の効率を高め、コストを削減すると同時に、電子会計アーカイブの真実性、完全性、可用性、安全性を確保することを目的としている。

これらの政策提案した電子会計証憑の電子化単軌制による精算・記帳・アーカイブ全プロセスの電子化要件，同時に以下の重要な意義を有します：

▪ 業務効率の向上：会計伝票、帳簿、報告書などの資料の電子化管理を実現し、紙文書の印刷、伝達、綴じ込み、保管などの作業を削減し、会計業務の効率と品質を向上させます。

▪ 管理コストの低減：電子会計アーカイブの保存・管理には大量の紙文書用の保管スペースや設備が不要となり、企業のアーカイブ管理コストを低減。

▪ 情報化水準を向上：企業の会計業務の情報化、デジタル化、スマート化を支援し、企業全体の情報化水準と競争力を向上させます。

二、企業が電子会計アーカイブ管理の面で直面する課題

（一）管理コストが高い

従来の会計アーカイブ管理モデルでは、企業は多くの顕在コストの増加に直面します。業務量の増大に伴い、証憑の印刷は大量の紙、インク、製本材料を消費し、物資消費コストは持続的に上昇します。紙アーカイブの保存には大量の物理的保存スペースが必要で、企業はアーカイブ庫房を建設するだけでなく、資金を投じて保存維持を行う必要があり、倉庫管理コストは軽視できません。紙証憑の収集・整理作業は完全に人手に依存し、これは間違いなく人件費を増加させます。業務発生地、アーカイブ保存地、情報閲覧地が同一区域にない場合、紙の会計証憑の物理的性質の制限により、速達などの実体伝送方式で区域間の流转を完了する必要があり、これにより高い遠隔輸送コストが発生するだけでなく、紛失・破損のリスクも存在します。

（二）管理プロセスの非効率

会計資料の人手による検索・閲覧は極めて非効率で、部門間の閲覧承認・回覧プロセスは複雑、情報連携も遅く、さらに紙アーカイブは複数人での共有閲覧ができず、アーカイブ資源の有効利用を著しく制約しています。数電インボイス等の電子証憑が広く普及する現在、フロント業務の流れはすでにデジタル化されていますが、アーカイブプロセスは依然として「オンライン提出－オフライン印刷－二重アーカイブ」という冗長な管理モデルを形成しており、これが管理プロセスの二重化の困境を一層深刻化させ、効率の余分な損失を招いています。

（三）管理意識と制度が薄弱

多くの企業は電子会計アーカイブ管理において管理意識が薄く、制度体系が不健全という問題がある。日常管理において、企業はしばしば紙の証憑、電子証憑の印刷物に過度に依存し、「紙重視」の慣性思考が存在し、電子証憑の「原生態」管理への重視が欠け、メタデータの業務溯源、データマイニングなどにおける重要な価値を軽視し、メタデータ管理の欠如を招いている。同時に、大多数の企業の電子会計アーカイブ管理制度体系の構築は遅れており、電子会計資料の真実性、完全性、安全性、長期的な可用性を確保することが難しい。

三、Kailing Technology：3ステップで企業のペーパーレス・コンプライアンス導入を支援

Kailing Technologyは電子会計アーカイブの全ライフサイクルを貫くソリューションを提供し、企業が単套制政策要件を効率的に満たすことを支援します：

第1ステップ：インテリジェント収集、統一エントリー

▪ マルチソースシステムと連携：経費精算システム、財務システム、税務システム、資金システム、契約システム、購買システムなどをシームレスに統合し、電子インボイス、電子受領書、支払申請、記帳伝票、レポート、契約などの構造化・非構造化データを自動取得。

▪ 多様な収集方式：高撮影装置、スキャナなどの機器で紙の契約書、インボイス、受領書などを電子文書化し、統一的に管理に組み込みます。

▪ 強制管理と検証：税務局と連携して電子インボイスの真偽及び状態を検証し、ブラックリストインボイスを遮断します。

第2ステップ：手がかり関連付け、完全なアーカイブの構築

▪ 情報モデルを統一：標準的な資料タイプ（契約、精算書、証憑など）およびキーインデックスフィールド（契約番号、精算書番号、証憑番号など）を構築します。

▪ スマート連携マッチング：業務ロジックと索引フィールドに基づき、システムは異なるシステムに分散した、同一の業務事象を記述する電子・紙資料（例：ある経費精算に対応する申請書、電子インボイス、銀行支払入金票、記帳証憑）を自動的に正確に関連付け、完全なアーカイブパッケージを形成し、業務チェーンの明確な追跡可能性を確保。

第3ステップ：四性検測、自動製本、安全アーカイブと効率的活用

▪ 自動四性検測：ファイルがシステムに入ると自動的に真実性、完全性、可用性、安全性の検測が行われ、レポートが生成され、異常は追跡可能で、財務審査フローと連動できます。

▪ スマート製本アーカイブ：

電子アーカイブ：月次/四半期/年次で自動的に綴じられてアーカイブされ、保管庫に入庫されます。

紙アーカイブ：バーコード技術を組み合わせ（アーカイブボックス/冊に固有のバーコードを付与）、その保管位置（倉庫/区/棚/箱/列）を正確に記録し、電子アーカイブ索引と実物アーカイブ位置の完全な一致を確保。バーコードをスキャンすれば迅速に位置を特定できます。

電子署名/電子印鑑：『電子署名法』に適合する信頼できる技術を採用し、PDFなどの電子アーカイブの保存・伝送過程における改ざん不可を保証します。

▪ 効率的な検索と閲覧：

全文検索技術を適用し、正確なフィールドがなくても大量データから情報を迅速に特定できる。

厳格な権限管理により、閲覧の安全性を保障し、内部・外部監査効率を大幅に向上させます。

四、コンプライアンス価値：コスト削減・効率向上とリスク防止の両立

Kailing Technologyのソリューションにより、企業は以下が可能になります：

▪ 全面的コンプライアンス：財政部6号文、国家档案局79号令の電子会計証憑の保存、改ざん防止、重複防止、単套制アーカイブの要求を厳格に満たします。

▪ コスト削減と効率向上：「貼付不要・印刷不要」を実現し、紙の印刷・整理・製本・保管コストを大幅に削減、財務プロセスの効率を向上。

▪ リスクを管理統制：源頭で重複経費精算、改ざんリスクを杜绝し、電子アーカイブの真実性保障を強化し、監査検査に容易に対応。

▪ 価値を向上：会計アーカイブの全ライフサイクルデジタル管理を実現し、データ価値を解放し、意思決定を支援。

デジタル化の波のもと、電子会計アーカイブの単一套制は企業の現代化管理の鍵となる一歩となっています。Kailing Technologyの電子会計アーカイブシステムは政策要件に即応し、インテリジェントな収集、手がかりの関連付け、安全なアーカイブを通じて、企業のペーパーレスオフィスを支援します。システムは「貼付票不要、印刷不要」などの便利な機能を提供し、管理コストを効果的に削減し、業務効率を向上させます。

Kailing Technologyにご相談ください。詳細なソリューション情報を入手：https://www.kailingteck.com/h-col-110.html 。

Kailing Technologyは業務・財務・税務デジタル化総合ソリューションサービスプロバイダーとして、各種機関、機構、大中小企業に業務・財務・税務管理デジタル化転換製品と運営サービスを提供し、製品ラインには：

販売契約管理システム、購買契約管理システム、数電楽企インターフェースプロジェクト、売上自動インボイス発行システム、個人向け代理インボイス発行システム、従業員経費管理・精算システム、仕入VATインボイス管理システム、サプライチェーン協同照合システム、影像OCR識別システム、財務自動記帳システム、電子会計アーカイブシステムなどの業務ソリューションで、各領域のデジタル化プロセスを全方位的に推進。

もしあなたに業務・財務・税務デジタル化转型のニーズがあれば、ぜひお問い合わせください、北京Kailing Technologyが誠心誠意サービスいたします。