全面デジタル化電子インボイス時代の企業管理の難点とソリューション

国家のインボイス電子化改革プロセスの不断の深化に伴い、「データによる税務統治」の全面デジタル化電子インボイスの新時代が到来しています。全面デジタル化電子インボイスの広範な普及と使用は、企業により効率的で便利かつ柔軟なインボイス発行・交付の全シーン体験をもたらすだけでなく、企業のインボイスコンプライアンス管理により高い基準を求めています。

管理の難点

1、集約が困難：紙と電子のインボイスが混在し、集約経路の統一性が欠如しています。

    - 取得難易度が高い：紙インボイスの取得は手動入力が必要で、電子インボイスは異なるプラットフォームに分散しており、ユーザーが自ら申請・ダウンロードする必要があるため、取得作業は非常に困難です。

    - データ正確性の確保が困難：紙インボイスを人手で収集する際に誤読や入力ミスが発生しやすく、電子インボイスも伝送・保存過程でデータの破損や改ざんのリスクに直面する可能性があります。

    - 管理の複雑さが高い：紙と電子インボイスの混在モデルによりインボイスの来源と形式が煩雑になり、分類管理が必要となり、作業量が多く、管理の複雑さも増大します。

2、経費精算が困難：情報記入プロセスが煩雑で、間違いやすい。

    - 真偽識別が困難：紙インボイスは偽造されやすく、従業員は真偽を判断しにくく、電子インボイスは再印刷して経費精算する問題が存在。

    - インボイス取得の困難：企業従業員は発行された紙インボイスを適切に保管し、電子インボイスを速やかにダウンロード、印刷または保存する必要があるが、記帳処理の遅延や証憑の紛失などにより一部のインボイスを取得できない場合があり、従業員に負担をもたらす。

    - 情報入力が煩雑：経費精算時に、従業員は紙と電子インボイスの関連情報（インボイス番号、金額、発行日など）を同時に提供する必要があり、紙・電子混合モデルでは、従業員が2種類のインボイス情報を区別する必要があり、入力ミスが発生しやすいです。

    - 経費精算プロセスが煩雑：紙と電子インボイスの差異により、従業員は経費精算書提出時にインボイス種別ごとに分類し、区分・登録・照合などの複雑な操作が必要となり、これが精算時間を延長し、従業員の業務効率に影響。

3、インボイス照合が困難：オンライン・オフラインのインボイス照合が困難で、作業量が膨大。

    - データ形式の違い：紙インボイスと電子インボイスの形式に差異があり、オンライン・オフラインの誤りや漏れの有無を人手で照合する作業量は極めて大きくなります。

    - データマッチングの難易度が高い：紙インボイスと電子インボイスは大量の情報を含み形式が統一されておらず、一部の重要情報が隠蔽または改ざんされる可能性があり、手作業による照合・確認に一定の困難が生じます。

    - 情報の真正性を保証することが困難：紙インボイスと電子インボイスの真正性には一定のリスクが存在し、虚偽インボイスを防止するためにインボイス真正性の検証を強化する必要があります。

4、操作が煩雑：伝票とデータの対応関係が不明確で、業務の追跡が困難。

    - 迅速な位置特定が不可能：業務追溯を行う際、業務伝票と財務・税務データの対応関係が不明確なため、必要な情報を迅速に見つけられず、業務処理効率に影響します。

    - 漏れや誤りが発生しやすい：業務伝票と財務・税務データの対応関係が不明確なため、データの漏れや重複が発生しやすく、後期に誤りが生じる可能性があり、大量の人手による処理が必要となり、作業量と時間コストが増加。

    - 業務追跡が不完全：業務伝票と財務税務データの対応関係が不明確なため、業務追跡時に情報が不完全となり、全面的な業務・財務情報を取得できず、意思決定の正確性と適時性に影響を与える可能性がある。

5、管理が困難：インボイス発行と業務が乖離し、インボイス記録と管理の難易度が高い。

    - インボイス発行は電子化要件を満たす必要がある：紙と電子の混合モードでは、企業は紙または電子インボイスのいずれか単一を使用することはできず、電子化要件に従って発行する必要があり、これには相応のソフトウェア・ハードウェア設備と技術サポートの整備、および規定の標準形式での発行が必要。

    - インボイス記録と管理の難度が高い：インボイス形式が多様で出所が広範（仕入先、顧客、第三者機関など）であるため、異なる種類のインボイスの分類、整理、保存、バックアップなどの作業が必要となり、記録と管理の難度が増加。

    - インボイスと業務の乖離：インボイスの背後には業務があり、発行情報は業務と緊密に関連付けて業務・財務融合を実現する必要がある。

    - 経費精算プロセスが煩雑：紙と電子インボイスの違いにより、従業員は経費精算書提出時にインボイス種別ごとに分類し、区分・登録・照合などの複雑な操作が必要となり、これが精算時間を延長し、従業員の業務効率に影響。

6、アーカイブが困難：全面デジタル化電子インボイスは通用標準に従ってアーカイブする必要がある。

- インボイスの電子化後は、電子会計アーカイブ管理要件を厳格に遵守する必要があり、「全面デジタル化電子インボイス」の電子原始ファイルは通用標準に従ってアーカイブしなければならない。

Kailing Technologyデジタル化ソリューション

1.経費精算管理プロセスを最適化

OCR技術を活用してインボイスを処理することで、従業員が記入する情報を大幅に削減でき、従業員の作業負担を大きく軽減し、精算効率を向上させます。

さらに、従業員は全面デジタル化電子インボイスを印刷する必要がなくなり、紙と印刷コストを節約するだけでなく、より環境に優しくなります。同時に、インボイスフォルダの方式を採用することで、インボイスを貼り付ける必要がなくなり、精算の操作ステップがさらに簡素化され、プロセス全体がより便利になります。

2.管理コンプライアンスとデータチェーン管理

自動検証機能を通じて、偽インボイスと重複精算の発生を効果的に回避し、精算の真正性と正確性を確保します。AI OCR技術は98%の高い認識率を持ち、これがアーカイブデータの正確性に強力な保障を提供します。

しかも、影像閲覧の方式により、紙伝票の流通を大幅に削減し、伝票の紛失や破損のリスクを低減すると同時に、情報の共有と伝達の効率も向上させます。

3.審査効率を向上

インボイス真偽検証方式は従来の人的検証から自動検証に変わり、この変化は検証の正確性を高めるだけでなく、時間と人件費を大幅に節約します。

影像のオンライン迅速審査の実現により、業務審査効率が大幅に向上し、従来比15%向上しました。これは審査業務がより迅速に完了し、業務処理速度が加速することを意味します。

全面デジタル化電子インボイスの完全オンライン化された流通は、さらに大きな変革をもたらし、数電子経費精算の審査効率が100%向上しました。この全オンライン化プロセスは効率を高めるだけでなく、人為的ミスの発生を減らし、経費精算の審査をより正確で信頼できるものにします。

4.電子化のトレンドと政策支援

現在、国家のインボイス電子化とアーカイブ電子化の政策趨勢に顺应することは極めて重要である。紙アーカイブから電子アーカイブへのデジタル化変革は必然的な発展方向である。

インボイス、フロー、証憑などの工程を連携させ、完全な精算財務データ体系を構築し、データのシームレスな接続と効率的な管理を実現しました。これは政策の要件に適合するだけでなく、企業のデジタル発展にも強力なサポートを提供します。

Kailing Technologyデジタル化ソリューションできる支援企業インボイス発行プロセスとインボイス情報をよりよく管理し、発行漏れ、誤発行、重複発行などの問題を効果的に回避することで、税務リスクを低減します。同時に、業務と財務の効果的な連携を実現し、業務情報とインボイス発行データを緊密に結びつけることで、企業の運営効率の向上、票据処理サイクルの短縮、ひいては顧客満足度の向上に寄与します。さらに、企業はインボイス発行データをよりよく監視・管理できるため、財務状況を把握し、自社の財務・経営状況を深く理解し、戦略計画と財務意思決定により正確な基礎データと有力な参考根拠を提供できます。

Kailing Technologyは企業のニーズに応じて、企業の業務・財務・税務デジタル化製品ラインを提供します：

販売契約管理システム、購買契約管理システム、数電楽企インターフェースプロジェクト、売上自動インボイス発行システム、従業員経費管理・精算システム、仕入VATインボイス管理システム、サプライチェーン協同照合システム、影像OCR識別システム、財務自動記帳システム、電子会計アーカイブシステムなどの業務ソリューションで、専門的かつ高効率に企業の業務・財務・税務デジタル化管理の転換・アップグレードを支援。

もしあなたに業務・財務・税務デジタル化转型のニーズがあれば、ぜひお問い合わせください、北京Kailing Technologyが誠心誠意サービスいたします。