企業はなぜ経費精算システムを構築するのか？

経済社会が全面的にデジタル変革のプロセスを開始する中、ビッグデータや人工知能などの新技術の迭代速度は不断に加速し、企業は自社の発展に適合するデジタルモデルの模索へと歩みを進めています。近年、経費精算システムを切り口とした財務デジタル化の道筋が次第に注目を集めており、大中規模企業であれ、情報化程度の高くない小規模企業であれ、そこから利益を得ることができます。

一、背景

1. 経費管理・経費精算が直面する問題と困難

2020年3月23日より、《電子会計証憑の経費精算・記帳・アーカイブの規範に関する通知》は、電子インボイス等の電子会計証憑で経費精算を行う際、財務は同時に原本の電子会計証憑ファイルを保存しなければならないと要求しており、実際の運用難易度は極めて高い。

・全面デジタル化電子インボイスの試行プロセスの進展に伴い、各地域で全面デジタル化電子インボイスを受け取る機会がますます増える；

·現在、費用精算実務で受領する電子インボイスは、大部分の企業が会計担当者を通じて国税公式サイトを利用して識別する必要があり、インボイス検証業務量が多く、誤票、重複票などの問題が発生しやすい；

·従来の精算モデルでは、人員の操作が煩雑で、財務バックエンドの検証が困難であり、予算、費用基準を自動で検証できず、インボイスの重複や真偽を自動で照合できず、電子インボイスの原本ファイルを自動で集約できず、データを自動で集約できず、現場の操作難度が高く、財務バックエンドの処理が厄介で、不満が多い；

・完備した経費精算制度があっても、基準超過・予算超過の支出にタイムリーに対応できず、事前・事中の管理が実現できず、最終的には財務が予算を統計・照合するだけとなり、策定した予算と経費管理が真に実行に移されにくい；

・財務は支払/経費精算の受領後、票拠のコンプライアンスを人手で検証する必要があり、細かく煩雑で作業量が膨大；

·出納は支払段階で、支払業務量が大きく、システム内で直接支払を行うことができない；

・財務が経費精算証憑を手作業で転記し、記帳証憑を手作業で入力する作業量が膨大。

2. 情報技術の発展により上記の課題はすでに効果的に解決されています

「インターネット＋」があらゆる側面に浸透するにつれ、OCR、人工知能、ビッグデータなどの技術手法が日益に成熟し、スマートフォンの全面的普及など基盤となるソフトウェア・ハードウェア設備が整い、経済社会はよりスマートで効率的、相互接続された方式を選択できるようになりました。経費管理・精算管理業務を通じて、財務管理と業務管理を自動的かつ効率的に接続し、スマートな経費管理・精算ソリューションを構築できます。

したがって、新興インターネット技術を十分に活用し、新たな俊敏で高効率なスマート経費管理・精算システムを構築することは、経費管理制度の全面的な実施、収支運営管理の規範化、予算制約の強化、経費管理・精算管理効率の向上に有力な支えを提供します。

二、経費管理・経費精算システムの推奨目標案

以下の側面を通じて、「予算管理、経費精算、消費連携、台帳・レポート管理、証憑連携」などの機能を網羅したスマート経費統制・精算システムを構築し、予算-発注-精算-支払-証憑の全面的な自動処理を実現する新型アジャイルスマート経費統制・精算システムを完成させ、事前・事中・事後の透明な財務経費統制・精算管理体系を構築します。

1. 予算管理のクローズドループを構築

プラットフォームはトップダウン、ボトムアップ、独立編成などの方式で予算を編成でき、剛性、柔性、弾力性などの管理方式をサポートする。

2. 1台のスマートフォンで経費精算プロセスを完了

費用の事前申請・管理を提供し、スマートフォン、iPadなどモバイル端末での承認をサポート。借入・返済の全プロセス管理を構築。PC端での経費精算入力、承認、借入相殺、費用基準管理などを提供し、出張立替、経費精算の困難などの問題を解決します。

スマートフォンのカメラと最新のOCRインテリジェント認識技術を活用し、自動入力を最大化し、手動入力の煩雑さを免除します。

保存された電子データを活用し、証憑（特に電子証憑）の真偽、重複使用や重複精算の有無を自動照合し、財務担当者の人手による証憑検証の煩雑さを解決します。

3. マルチプラットフォームの消費予約シーンを集約

公務出張で発生する鉄道チケット、ホテル、航空券などの消費シーンに対し出張申請と全面的に連携し、かつ予約時点で予約者に基準超過かどうかを判断し、事後の経費精算段階で基準超過により処理できないことを回避します。同時に出張申請との連携により完全な内部統制のクローズドループを実現し、その後の経費精算フローを大幅に短縮し、出張経費精算業務を削減します。

4. 台帳・レポートにより費用裏付けがより合理的に

インボイス台帳、借款台帳などの管理をサポート。予算執行表、費用集計表など各種経費管理関連レポートは、各種科目、部門、プロジェクトなど異なる次元で対応するレポート管理が可能です。

顧客、アフターサービス工単などと外出申請、費用精算データが相互接続され、個々の顧客／プロジェクトのコストを核算し、業務データがリーダーのシステム内での承認をより適切に支援します。

5. ネットバンキング決済を連携

複数の銀行の支払決済体系と標準化された統合を行い、経費管理システムの伝票が直接銀行の支払を駆動し、財務作業量を大幅に軽減すると同時にエラー率を低減します。

6. 伝票から証憑を自動生成

電子精算プロセスを実現すると同時に、そこで生成される電子伝票が自動的に予製証憑を生成し、各種ERP財務システムに即時同期でき、ワンクリックで正式な財務証憑を生成し、財務作業量を大幅に軽減。

7. 電子証憑の原本ファイルの保存

「電子会計証憑の精算・記帳・归档の規範に関する通知」の電子会計証憑の電子保存要件を満たすことを実現し、財務業務をよりコンプライアントに；同時に財務がいつでも閲覧・取得できる電子会計証憑ファイル、及び対応する精算伝票と承認プロセスを迅速に取得する能力を提供。

三、経費管理・精算システム構築の価値と意義

1. 管理は無形の中で、サービスは温かさの中で

優れたサービスの提供を内部統制の定着の強力な推進力とし、「インターネット＋」管理モデルを十分に活用し、「キーボードサービス」または「指先サービス」を通じて経済活動の統制を実現する。

日常の出張費精算を例にとると、管理ポイントは3つの段階：

·公務出張承認

・経費予算管理

・経費精算承認

関係者はスマートフォンでプラットフォームにログインし、「出張精算」をクリックするだけで、公務出張申請の提出から商旅プラットフォームへのワンクリック連携、職位レベルに応じた基準での自動車票（航空券）購入・ホテル予約・出張手当の享受、オンラインでの上司承認まで、出張経費精算の全過程を完了し、「管理は無形の中で、サービスは温かさの中で」を実現します。

2. コスト削減と効率向上、透明な管理

費用予算、基準、支出などを中心に合理的で有効な制御戦略を確定し、同時に費用支出の制御フローを整理し、業務と活動に基づく事前制御フローをより多く構築し、業務責任者と財務責任者の業務・活動事項に対する承認制御を強化します。

機能面で深く統合し、財務管理との高度な融合を実現し、予算・発注・経費精算・支払・証憑の全面自動処理により、財務業務の効率を大幅に向上させ、全行程の費用管理とインテリジェント分析を実現します。予算及びリアルタイム管理を活用して費用抑制を推進します。

【増効】

スマート申告入力で経費精算時間を75%削減し、業務効率を向上、反復的な低頻度業務を削減。

モバイル承認で、リアルタイムに伝票を承認可能、承認効率を向上させ、人による督促・コミュニケーションコストを削減。

【費用削減】

実践により、費用コストを削減し、各支出をリアルタイムで把握し、計画外の支出を効果的に防止し、日常および出張費用の支出コストを大幅に節約します。

【管理】

100%経費精算規範を向上させ、人件費コミュニケーションコストを大幅に削減し、完備した経費精算管理と費用管理体系を提供し、政策執行力を強化します。

【透明性】

透明な費用基準の自動執行コントロールの実現、透明なデータレポートが意思決定者に前瞻的なデータを提供し、重要な指標を通じて意思決定を行い改善を推進する。

出典：ネットワーク

Kailing Technologyはその包括的な経費管理ソリューションによりリリース「霊動経費精算」経費管理システム、中国・金税第4期の全面デジタル化電子インボイスという新時代の背景の下、その独自の優位性を十分に発揮し、企業が各種費用を効率的かつ便利に管理することを支援します。綿密に設計されたインテリジェントシステムアーキテクチャと完備した機能モジュールを通じて、Kailing Technologyは企業の経費精算プロセスを最適化し、よりスムーズかつ正確にすると同時に、企業が新しい税務環境の要求に適応し対応できるよう確保しました。これは企業が激しい市場競争で貴重な優位性を獲得するだけでなく、急速に変化するビジネス環境で安定的に発展するための堅固な支援を提供し、さらに企業の業務・財務・税務デジタル化プロセスを推進しました。

Kailing Technologyは企業のニーズに応じて、企業の業務・財務・税務デジタル化製品ラインを提供します：

販売契約管理システム、購買契約管理システム、数電楽企インターフェースプロジェクト、売上自動インボイス発行システム、従業員経費管理・精算システム、仕入VATインボイス管理システム、サプライチェーン協同照合システム、影像OCR識別システム、財務自動記帳システム、電子会計アーカイブシステムなどの業務ソリューションで、専門的かつ高効率に企業の業務・財務・税務デジタル化管理の転換・アップグレードを支援。

もしあなたに業務・財務・税務デジタル化转型のニーズがあれば、ぜひお問い合わせください、北京Kailing Technologyが誠心誠意サービスいたします。