賽亜森｜多国籍企業の中国事業における仕入票据管理

企業概要

賽亜森は多国籍製造企業の中国事業主体であり、中国地区の生産と販売機能を担い、日常の調達は原材料、部品、金型・治具、設備予備品、外注加工、物流など多岐にわたり、サプライヤー構成は複雑で、仕入票据の来源は分散している。

業務の課題

• 製造段階の調達は原材料、部品、金型治具、設備予備品、外注加工、物流の各ラインに分散しており、サプライヤーには長期契約の大手メーカーもあれば、臨時に補充する小規模零細サプライヤーもあり、伝票の種類と到着のタイミングはそれぞれ異なります。仕入VATインボイスは現在、従業員の経費精算アップロード、サプライヤーのメール送信、紙の同梱郵送の3つのルートで順次到着し、財務はまず伝票を揃えて分類し、1枚ずつシステムに入力してから、票面と業務伝票が一致するかを人手で照合する必要があります。伝票の到着時期と業務発生日が乖離し、月末決算前に集中して発生します
• インボイスが無効化されたか、赤取消されたか、重複精算されていないかは、人手で記録をめくって照合するしかなく、全量をカバーできない
• 異常証憑は往々にして認証段階になって初めて露見し、その時点で代金は支払済み、業務はクローズ済みで、回収は困難です。同一の業務に紙の印刷物と全面デジタル化電子インボイスのファイルが同時に存在する可能性があり、重複計上をプロセス上で根絶するのは困難です
• インボイスと発注書、入庫伝票の対応関係は人手による維持に依存しており、差異項目は一件ずつ遡及する必要があり、照合サイクルが長期化します。中国・金税第4期以降、税務照合は全量化傾向にあり、仕入VATインボイスの真実性とコンプライアンスに問題が生じれば、仕入税額控除と費用計上に直接影響し、企業が税務照会を受ける頻度は明らかに増加します

ソリューション

• 業務、経費精算、税務管理のリンクを接続し、証憑をモバイル撮影、メール受信、スキャナー一括入力の3つの入口から入った時点で識別と構造化を完了し、源流から人手による収集と分類の工程を排除
• 税務局の真贋検証、重複精算比較、発行者状態の確認、票面コンプライアンス検証を自動接続し、異常なインボイスを認証後ではなく記帳前に阻止します
• 全量サプライヤーをカバーする仕入リスク監視を構築し、発行側の状態異常、インボイス赤冲、走逃失联などの状況にリアルタイム警告し、受動的応答を能動的防御に変えます
• 最終的に統一された仕入VATインボイスプールを形成し、票拠、購買注文、支払記録の三者が追跡可能で、全プロセスが中国・金税第4期の監督要件を満たします。
• また業務、財務、税務の三者が同一のデータ上で作業し、業務起案、財務審査、税務コンプライアンスがもはやそれぞれ別の基準を持たない