瀋陽ベータインターネット｜注文完了時の自動インボイス発行インターフェース

企業概要

瀋陽ベータインターネット科技有限公司は、インターネット製品の開発と技術サービスを手がける企業です。

業務の課題

• 多数の個人ユーザーと法人顧客にサービスを提供し、取引件数が密集し1件あたりの金額が小さく分散しており、インボイス発行依頼はいつでも発生しうる。インボイス情報は現在、業務システムから発行端末へ手作業で転記する必要があり、宛名、税番号、商品名、税率、金額を項目ごとに照合し、発行後にインボイス番号を手作業で業務システムへ書き戻している。発行量は業務の成長に伴い人件費を線形的に押し上げ、決済期に発行が集中すると待ち行列が深刻化し、相手がインボイスを受け取れないと繰り返し催促され、決済の進捗に直接影響する
• 宛名の書き間違い、税号の逆記入、商品名称と実際の不一致といった誤りはプロセス上避けがたいものです。票号の回填が二次作業を形成し、顧客からの催促時にどこまで進んだか迅速に回答しにくくなります
• 赤字訂正、部分赤字訂正、再発行といった異常シーンはすべて人手の判断処理に頼り、処理周期が長くなります。全面デジタル化電子インボイスの全面推行後、票拠はPDF、OFD、XMLの多様な版式の原本ファイルを保存する必要があり、従来の印刷物主体の方法はもはやアーカイブ要件に適合しません

ソリューション

• 業務システムとインボイス発行プラットフォームを連携し、発行情報は業務側から約定フィールドに従って直接伝送。システムが宛名検証、税収分類コードのマッチング、税率適用を自動完了し、手作業での転記工程を廃止
• 発行後にインボイス番号とPDF、OFD、XML版式ファイルを業務システムに自動的に書き戻し、業務伝票とインボイスを一対一で紐付けます
• インボイスはSMS、メールまたは業務システム内蔵の入口を通じて顧客に自動配信され、手動転送や郵送に依存しなくなります
• 最終的に発行済みの全票拠を統一台帳として蓄積し、顧客、期間、金額による多次元検索をサポートし、照合と年度集計が重複作業にならなくなります。
• またインボイス発行データを経営分析の入力として還流し、発行ペース、顧客構成、商品分布をいつでも照会可能