璞邸酒店｜課金システム連携のスキャンインボイス発行

企業概要

北京璞邸酒店は荷華明城実業傘下のブティックホテルであり、宿泊、飲食、会議サービスを提供し、客層はビジネスと一般客が中心です。

業務の課題

• プロジェクトまたは期間ごとに顧客へサービス費を請求し、請求口径は契約条項に紐付き、インボイス発行ニーズは各プロジェクトの節目ごとに分散して発生します。インボイス発行動作は財務側に集中し、業務担当者はセルフで起票できず、顧客がインボイスを催促する際も業務から財務へ、そしてフィードバックという一巡を経る必要があります。発行済み証憑は分散して保存され、月末の照合は複数個所を探し回り、年度集計でまた一から繰り返します
• インボイス発行データと業務データが分断され、経営層は全体のインボイス発行状況を把握できない。インボイス発行量は業務成長に伴い人材投入を線形的に押し上げ、決算期にインボイスが集中すると深刻な順番待ちが発生し、相手がインボイスを受け取れないと繰り返し催促され、決算進捗に直接影響する
• 宛名の書き間違い、税号の逆記入、商品名称と実際の不一致といった誤りはプロセス上避けがたいものです。中国・金税第4期下ではインボイス発行データが全量報告され、票面情報と業務実質の不一致が直接警告を触发し、人手による記入の誤りリスクが拡大されます

ソリューション

• インボイス発行機能を既存の業務フローに組み込み、顧客は元の画面でセルフ申請でき、別のシステムに移動する必要がない
• システムはプリセットテンプレートに基づきインボイス記載情報を規範的に記入し、宛名と税番号の誤りを源流から排除します
• 全面デジタル化電子インボイスの版式ファイルを自動でアーカイブ保存し、原本ファイルの保存要件を満たす
• 最終的に発行、納品、アーカイブ、照合を一つのオンラインクローズドループで実現し、票拠データが経営層に透明になります。
• 同時に、後続の楽企ダイレクト接続への接続や新たな販売チャネルの拡張に向けた標準インターフェースを確保し、事業拡大がインボイス発行能力に制約されなくなります。