スマート科技会展｜大量の仕入インボイスの全ライフサイクルをオンライン化、2週間で導入

企業概要

スマート科技会展（北京）グループ股份有限公司（スマート会展グループ）は2005年に北京で設立され、2015年に再編を完了した。国内で規模がリードする第三代会展総合サービスグループであり、君聯、鳳凰、中信、聯想、香港新世界など複数の資本および産業グループから直接または間接に出資を受けている。業務は会議・インセンティブ旅行、展示会・イベント企画、市場コンサルティング、PR活動企画管理、ハイエンドオーダーメイド旅行、出張ソリューションおよび支援システム開発に及び、北京、上海、成都、広州（深圳）を中心に周辺地域へ展開し、数百社の多国籍企業および団体に20年以上サービスを提供し、年間で50万件を超える会議を運営している。

業務の課題

• インボイス数が膨大で種類が煩雑であり、会議仲介業者として毎月大量の仕入VATインボイスが発生し、票種が多様で出所が分散しているため、手作業での収集と整理が極めて煩雑
• 財務担当者は紙の請求書を手作業で収集し、電子請求書を印刷し、一枚ずつシステムに入力して検証・認証・計上する必要があり、効率が低い
• 大量のインボイスの真正性とコンプライアンスが人手による判断に依存し、同時にインボイスと具体的な会議プロジェクトのコスト帰属のマッチングが困難で、プロジェクトコストの計算が不正確で、照合サイクルが長い

ソリューション

• 仕入VATインボイス管理システムを採用し、インボイスの全ライフサイクルをオンライン化：スマートフォン撮影、スキャナ一括スキャン、電子ファイルアップロードなど多様な収集方式に対応し、OCRが票面情報全体を自動認識
• 税務局インターフェースにリアルタイム接続し、真偽を自動検証、重複精算を遮断、異常インボイスを即時警告
• すべてのインボイスを集中的に保存し、購買注文、費用項目と自動的に関連付けて、追跡可能な仕入データベースを形成
• インボイス状態を財務システムに同期し、プロジェクト、部門別の多次元集計と控除レポートの自動生成をサポート
• 紙インボイス画像の保存、数電インボイスXML/PDF原始ファイルの自動アーカイブ。当該顧客は翌年に個人向け代理インボイス発行クラウドサブスクリプションを追加購入し、会議専門家の労務シーンをカバー

実現効果

• インボイス収集、検証、認証、アーカイブの全プロセスをオンライン化し、プロジェクトコスト帰属は会議次元で精緻に核算でき、紙・電子混合アーカイブでコンプライアンス要件を満たします