《电子档案管理办法》解读（二）：目的、定义及要求

国家档案局第22号令《电子档案管理办法》自昨日正式实施。为帮助大家深入理解《办法》的具体条文意图、实施范围及实际操作，我们特地准备了《电子档案管理办法》解读与分析系列短文。今天，我们将接着探讨“《电子档案管理办法》的第一章目的、定义及要求等，以此为您掌握电子管理的总原则提供帮助。

解读《电子档案管理办法》第一章 - 总则

《电子档案管理办法》的第一章总则规定了电子档案管理的基本原则、适用范围、操作规范和安全保障要求。它强调电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性，要求在电子档案的全过程管理中不仅遵循法律法规，也应当融入新一代技术，以满足档案管理的现代化需求。

第一条 - 制定目的

第一条明确了《电子档案管理办法》的制定目的，即通过规范和加强电子档案管理，确保电子档案的真实、完整、可用、安全，保障档案工作能够为党和国家的整体工作大局、人民群众提供服务。

这条强调了电子档案在支持国家战略和公共服务中的重要性，突出了电子档案管理在保障社会秩序和信息安全方面的关键作用。

第二条 - 适用范围与电子档案定义

第二条说明本办法适用于所有“档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织”（即“组织机构”）的电子档案管理工作。

这里的“电子档案”是指在组织机构或个人履行法定职责或事务处理过程中形成的、对国家和社会具有保存价值的电子信息记录。

这一定义强调了电子档案的法定地位和保存价值，并通过明确“通过电子设备形成、办理、传输、存储”等描述涵盖了电子档案的生成过程、形式和保存条件。

第三条 - 电子档案的基本要求

第三条进一步明确了电子档案的基本要求，包括来源可靠、程序规范和要素合规：

1. 来源可靠：电子档案必须来源于合法、明确的形成者，且形成过程能够追溯，确保档案的真实性和权威性。这一要求明确了档案形成过程的合法性，并确保形成、办理、整理、归档等环节都安全可靠。

2. 程序规范：电子档案管理的全过程须符合国家法律法规和标准规范的要求，确保过程的可追溯性和记录的准确性。这种规范性不仅保证了电子档案在管理过程中的合规性，也确保了信息记录的完整性和可验证性。

3. 要素合规：电子档案应当符合内容、结构、背景信息和管理过程信息等方面的国家标准要求。这确保了电子档案信息的准确性和一致性，使其在实际使用中能够达到同传统纸质档案的法律效力，具备作为凭证使用的资格。

第四条 - 设施、制度和人员配备

第四条要求组织机构为电子档案管理提供必要的硬件设备和信息化基础设施，建立管理机制、制度规范、安全保障措施和人才队伍。

这表明电子档案管理不仅依赖于技术设施，还要求制度、管理规范和人才支持，确保电子档案管理的综合能力和系统性。

第五条 - 全过程管理

第五条强调电子档案的全过程管理，包括从形成、整理、归档、移交到利用等业务环节的系统衔接。

全过程管理确保了电子档案的动态记录和有效性，并持续采集和维护元数据，完整记录档案管理过程。

这种管理方式确保了档案从生成到使用的每个环节都严谨规范，能够满足档案完整性、可追溯性的需求。

第六条 - 技术应用

第六条鼓励组织机构积极应用新一代信息技术，不断提升电子档案管理的水平。

这一条说明了电子档案管理必须顺应技术发展，以便在信息技术不断进步的过程中提升档案管理的效率和质量。

第七条 - 电子文件收集与归档

第七条指出各类组织应加强电子文件的收集和归档，确保具有保存价值的电子文件能够归档并移交档案馆。

同时要求档案馆提升接收和管理电子档案的能力，实现“应收尽收”。

这一条在电子文件的前期收集和后期归档环节上提出明确要求，有助于确保有保存价值的文件不会因管理疏漏而流失。

第八条 - 安全保障

第八条强调电子档案全过程的管理应符合国家有关网络安全、数据安全、个人信息保护、保密管理和密码管理的法律法规，确保电子档案的安全性。

这一条凸显了电子档案的安全性需求，尤其是在涉及敏感信息的情况下，通过合规管理保护档案的安全性和隐私性。

总结

《电子档案管理办法》的第一章总则规定了电子档案管理的基本原则、适用范围、操作规范和安全保障要求。它强调电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性，要求在电子档案的全过程管理中不仅遵循法律法规，也应当融入新一代技术，以满足档案管理的现代化需求。

来源：网络

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