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电子会计档案引领数字资源管理新趋势，你行动了吗？

发表时间：2024-09-09 16:56

在数字经济时代，随着《中华人民共和国档案法》的修订与完善，以及《“十四五” 全国档案事业发展规划》等一系列相关重要文件的陆续出台，国家对档案工作的重视达到一个新高度，指明了档案管理要向数字化、智能化转型，提高档案服务的质量和效率，以更好地满足社会各界对档案信息的需求，为国家的发展和进步提供有力支持。

那么，国家档案局对于推进传统载体档案数字化发布了怎样的保障性政策呢？各行各业又是如何开展电子档案管理实践？

（一）数字档案资源相关政策速览

一、国家档案局科技项目计划

2024年06月27日，国家档案局发布《2024年度国家档案局科技项目计划》。在108个项目中，数字档案资源管理受到高度重视，涵盖了电子文件归档与管理、档案数据治理与开发利用、档案数字化转型、人工智能等技术在档案管理中的应用等内容。国家档案局积极推动数字档案资源管理相关的研究和实践，表明数字档案资源在档案工作中的重要性日益凸显。

二、档案数字资源行业标准

2024年08月22日，国家档案局发布《档案数字资源备份实施规范》、《电影胶片档案数字化规范》、《恒温恒湿档案库房空调工程施工及质量验收规范》、《档案展览工作规范》、《招标投标电子文件归档规范》、《ERP 系统电子文件归档和电子档案管理规范》6 项行业标准，自 2025 年 2 月 1 日起实施。这些标准的发布在企业数字化转型过程中将发挥重要作用，有助于企业建立完善的数字化档案管理体系，提高企业信息资源的综合利用效率，为企业的业务运营和管理决策提供可靠的数据支持。

三、建设工程行业对电子档案管理实践

2024年7月26日，北京市地方标准《建设工程电子文件与电子档案管理规程》首发宣贯会顺利举办，与会的专家学者认为建设工程电子文件与电子档案管理的重要性日益凸显。《规程》在推动行业信息化、智能化发展方面，加强了行业数据的归集、分析能力，有效促进建立行业数据库，为行业提质增效、绿色发展和工程质量的透明化、可追溯化管理提供有力保障。

（二）电子会计档案，引领数字档案资源管理新潮流

电子会计档案作为数字档案资源的特定类型，包含企业的财务报表、账簿、凭证，详细记录了企业的经济业务往来、收支状况等关键财务数据。这些信息是数字档案资源中重要的经济数据，对于企业的管理、决策和审计具有重要价值。作为数字档案资源的一部分，电子会计档案也具有数字档案资源的共性特点，如数字化、存储方便、检索快捷、可共享等。

与传统的纸质会计档案相比，电子会计档案具备许多明显的优势：

①在存储方面更为便捷。电子会计档案以数字的形式存储于硬盘、光盘、云空间等介质之中，无需如同传统纸质档案那样占据大量的物理空间。它不仅能够轻松应对档案数量的持续增长，还能够切实避免环境因素给档案带来的损害。

②检索起来更加迅速。电子会计档案借助信息技术，能够实现快速且高效的检索。利用关键词搜索、分类筛选等功能，用户能够精准地找到所需的档案内容，而无需像翻阅纸质档案那样耗费大量的时间和精力，并且还可以进行套打、导出等操作，以满足不同场景下的使用需求。

③在共享方面更加便利。电子会计档案打破了传统纸质档案在共享和协作方面的局限性。不同部门、不同地区的人员能够同时对电子档案进行访问和使用，实现信息的快速传递与共享，能够有效降低沟通成本和减少时间延迟。同时，电子档案管理系统可以设定权限和密级，以确保档案的安全性和保密性，使企业内部的管理和控制更加规范、高效。

④数据更加准确。电子会计档案在数据录入和管理的过程中，能够通过自动化的校验功能对数据进行安全性、真实性、可用性和完整性的四性检测。相较于纸质档案容易出现的填写错误、字迹不清晰等问题，电子档案能够有效避免人为因素引发的错误。

（三）开灵科技电子会计档案技术加持

智能分类与归档。私有化部署，可自训练，能够识别多种文档类型，提取关键信息，实现信息交换和结构化输出。能够根据预设的分类标准和规则，将不同类型的会计文件准确地分类并归档。例如，能够区分发票、凭证、报表等不同类型的文档，并将其存储到相应的文件夹中。这大大提高了档案整理的效率和准确性，减少了人工分类可能出现的错误。

二、智能检索与查询。可利用全文检索、分类检索、属期检索、立档人检索等条件交叉检索出最终结果，优化利用体验。应用全文检索技术，无需知道检索关键字所在的字段，便可进行查询。通过权限控制，确保文档借阅的安全性，快速提供审计所需信息。经过测试，十亿级别的数据中，筛选特定数据内容，同时一般不超过1000ms。