开灵综合档案管理系统，推动企业档案管理变革

1. 档案管理现状

问题：纸质档案管理难以爬出纸张的海洋，实体档案管理在易用性方面存在问题，电子档案管理能否助力企业降本增效、挖掘更大的数据价值，以及如何快速合规地实现电子档案管理，都是需要解决的问题。

需求：管理合规、整理高效、利用便捷，实现绿色档案，使企业管理省钱、省时、省心、省事。

2. 政策驱动

2020年新修订《档案法》解读：全国人大常委会于2020年6月20日审议通过新修订的《档案法》，自2021年1月1日起正式实施，增设了“档案信息化建设”和“监督检查”两章，明确鼓励和支持档案馆和相关组织推进传统载体档案数字化，明确电子档案与传统载体档案具有同等效力。

“十四五”政策背景及解读：《“十四五”全国档案事业发展规划》提出档案信息化建设的发展目标和主要任务，包括深入推进档案资源体系建设、加快档案资源数字转型、加速数字档案馆（室）建设等，同时强调了碳达峰碳中和“双碳”目标对数字化进程的推动作用，以及科技创新在高质量发展中的核心地位。

3. 开灵综合档案管理系统解决方案

产品功能

包括用户管理、身份认证、实体档案管理、档案利用、档案统计、系统配置等功能，以及安全保障措施，如动态水印、四性检测、密级管理、权限控制、日志管理等。

开灵档系统整体架构

通过API与企业内部系统对接，实现电子档案的全流程管理，包括采集、整理、归档、查看调阅、鉴定销毁等，同时提供安全保障和纸电匹配功能。

档案全生命周期管理

支持自定义档案门类和分类，灵活定义元数据，实现电子档案从收集到销毁的全生命周期管理，包括企业内部和外部系统接收的电子资料，以及纸质档案的影像化副本管理。

整体流程

满足企业档案数字化管理和降本增效的需求，实现电子档案从收集、整理、归档、检索、借阅、移交、鉴定、销毁的全生命周期管理。

影像管理流程示意：通过开灵影像服务能力，将公文、请示、合同、人事档案等实物单据转换为电子影像，实现纸质档案的影像化副本利用，并结合OCR识别等能力实现业务管理闭环流程。

影像多端采集

支持批量扫描仪扫描、高拍仪拍摄、本地导入等多种影像录入方式，以适应集团业务的多种场景。

电子文件和档案数据安全

可使用区块链技术将元数据与文件HASH值存储在区块链上，加固电子档案的真实性完整和安全性;

采用RSA/SM2数字签名算法、MD5加密算法，防止数据及文件被篡改;提供功能层面的全方位操作日志记录，帮助操作溯源及问题的快速解决;

搭配负载均衡策略，保证应用系统的高可用性，提升响应效率;

支持同城、异地及云端灾备和快速恢复，档案永久保存。

电子档案系统建设目标

实现档案资料自动归档、高效检索利用，保证系统和数据安全，支持档案审计追踪和长期保存。

4.典型业务场景

自定义档案类目

支持自定义灵活配置档案门类和档案分类，满足个性化的业务管理诉求；

支持灵活自定义元数据，满足不同档案录入需求。

灵活授权

支持灵活的权限控制，满足企业在电子档案操作和管理过程中，进行多组织、多角色、自定义的设置及权限管理；

可针对用户进行分配权限，控制用户的归档、 检索、查看、下载等操作。

在线预览

支持95%以上的主流格式文件，如文本文件、图片文件、版式文件、表格文件、音频文件、多媒体文件的 在线阅览，在权限范围内可以直接在线预览查看， 无需下载，无需打印。

元数据管理+四性检测工具

支持所有档案门类及分类的元数据定义及元数据管理；

支持归档环节、移交环节、长期保存环节四性检测项目的定义，四性检测报告自动生成、查看以及重新检测。

纸质档案和数字化档案室

支持纸质档案装盒、上架、档案转移等常规操作，满足和实现电子档案与线下纸质档案的有效关联索引；

产品同时兼容和支持单套制、双套制两种电子档案的管理模式。

实物档案的线上管理，完成企业档案室的数字化建设。

档案借阅

系统支持电子、纸质档案全流程线上化借阅管理，支持动态水印、安全阅览和分权限下载；

电子档案支持对借阅时效进行管理，无需人员干预，到期后查阅权限自动失效；

纸质档案支持手机和邮件的到期催还提醒；

支持自定义审批策略或与企业现有审批流程进行集成。

全文检索

支持电子档案和纸质档案的全文检索、组合检索、模糊检索等多方式检索功能，对档案内容及著录信息进行多维度

检索，提高检索速度和效率，实现信息线上共享；

支持所查档案的内检索，并可联查关联附件；

提供转版服务和OCR识别服务。

总览企业档案管理

可查看不同门类的档案操作情况，及时了解档案管理情况；

可查看档案存储趋势，辅助管理决策。

5.应用价值

通过电子档案系统的建设和使用，能够有效实现企业档案管理成本的降低，工作效率的提高，数据安全的保障、档案利用的提质增效；为企业档案管理的自动化、智能化、数字化打下坚实的基础，沉淀企业数据资产，实现数字时代下档案数据化、智能化的变革。

实现企业降本增效

将实体管理方式转为电子档案处理；

实现各门类档案的存储、调阅、共享；

打破信息孤岛，数据信息实时共享。

提高档案管理的业务效率

线上申请借阅，规范档案管理，提高处理效率；

节约经营成本，优化人力效率。

助力数字化转型，沉淀企业数据资产

搭建企业电子档案资源数据库；

沉淀数据资产，为经营管理决策提供重要的数据洞察，助力数字化转型。

做碳达峰碳中和行动派

绿色办公搭上互联网快车，实现电子化，减少纸张浪费产生的碳排放，践行绿色办公，承担节能减排的社会责任。

开灵科技根据企业需求，提供企业财税数字化产品线：

销售合同管理系统、采购合同管理系统、数电乐企接口项目、销项自动开票系统、员工费控报销系统、进项发票管理系统、供应链协同对账系统、影像OCR识别系统、财务自动记账系统、电子会计档案系统等业务的解决方案，专业、高效的助力企业财税数字化管理转型升级。

如果您有任何财税数字化转型需要，欢迎与我们联系，北京开灵科技将竭诚为您服务。