档案管理系统的业务工作流程

档案管理系统的业务工作流程，主要包括基本设置，档案导入，档案入库、档案公布、档案借阅、档案销毁、档案利用等环节。

一、基本设置

基本设置是对档案管理的基本参数进行设置，明确档案管理系统的使用单位、各人员权限、档案类型、库房位置、保管期限等情况，是档案管理系统开展日常业务工作的前提。基本设置一般由单位主管、档案工作负责人及相关领导共同确定，在单位引进档案管理系统时进行。

二、档案导入

档案业务工作的第一步就是档案的收集与整理，反映在档案管理系统中就是档案导入工作。

档案导入工作，对于纸质档案而言，是指档案卷宗信息的导入，通过档案收集模块的档案导入即可实现。如果纸质档案经过数字化，有具体的档案内容文件，则同电子档案的导入工作相同。

电子档案的导入，首先仍然是档案卷宗信息的导入。通过档案收集模块的档案导入界面下载模板，根据模板录入档案的卷宗信息(包括卷内目录)，然后导入系统中，形成相应的档案信息。其次是档案全文的导入。通过档案收集中的文件导入，将料案的全文文件导入系统，并与相应的档案卷宗对应。

在档案导入和文件导入后，如果发现有漏上传文件的或者缺失信息的档案，可通过“档案归集”的档案处理模块进行补充处理。

三、档案公布

档案公布是指档案保管期限到期后，经过档案负责人鉴定，对可以公开的档案进行公开。

四、档案入库

档案入库是指将已经导入系统的档案存放进库房，这主要针对的是有纸质载体的档案。因为现在很多地方实行的是纸质与电子的双套制，即既有电子档案、又有对应的纸质载体，所以除了纯纸质档案外，许多电子档案也有对应的纸质部分。档案入库针对的就是纯纸质档案和电子档案的纸质部分。

档案入库的操作通过档案存储的档案入库页面实现。在待入库列表上，勾选要入库的档案，进行分配库位，选择要存放的库房、库位。在档案系统内完成入库的同时，必须将对应的纸质档案存放到相应的库房、库位中。

五、档案借阅

在档案公布后，单位如有查看档案的需要，可通过档案借阅对已公布的档案进行借阅。档案借阅既可借阅纸质档案，又可借阅电子档案。档案借阅的实现，主要通过系统的“借阅管理”模块，在档案借阅的全文检索中查询到需借阅的档案后，直接点击借阅申请进行借阅，也可添加进借阅车后再行借阅申请。

六、档案销毁

档案销毁是指保管期限到期后，经过档案负责人鉴定，对需要销毁的档案进行销毁。档案销毁，首先是确定需要销毁的档案，然后进行销毁。在档案管理系统内对档案进行销毁的同时，也要将相应的纸质部分进行处理，可派专人登记销毁。

七、档案利用

档案管理系统中的档案利用通常是指对档案的利用情况的查看，一般通过系统的“档案利用”模块，即可查看单位对档案的利用情况。

以上所介绍的就是通常电子档案系统所必备的一系列功能。开灵档案管理系统在充分涵盖了上述所提到的这些基础功能的前提之下，更是增添了诸如OCR识别系统、数据可视化分析、凭证星链图之类具有显著实用性的功能。与开灵税务发票管理平台相互协同搭配使用，更能一步到位完成业财税一体化的管理工作，进而让企业的管理变得格外省心、十足放心。

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