2025 전자회계기록 단일제 정책 해석: Kailing Technology가 기업의 3단계 종이 없는 규정 준수 실현 지원(재정부 원문 첨부)

최근 몇 년간 정보기술의 급속한 발전과 함께 전자회계기록 관리는 기업 디지털 전환의 핵심 단계가 되었습니다. 기업 재무 디지털 전환을 추진하기 위해 재정부와 국가기록원은 최근 몇 년간 정책을 집중적으로 발표하여 전자회계기록의 법적 효력과 단일 체계(전자 형식으로만 보존)의 시행 조건을 명확히 했습니다.

1. 정책 배경과 의의

▪ 중화인민공화국 재정부 국가기록물국령 제79호——회계기록 관리 방법：https://kjs.mof.gov.cn/zhengcefabu/201512/t20151222_1625030.htm

▪ 재정부 국가기록원 전자회계증빙 비용 청구 및 회계 처리 기록 보관 규범에 관한 통지:https://www.saac.gov.cn/daj/tzgg/202003/8ce4e7837d49494b9e35b74124cf8547.shtml

《회계기록 관리 방법》(국가기록원령 제79호)과 《전자회계증빙 상환·입장·보관 규범에 관한 통지》(재회〔2020〕6호) 등 정책 문서의 발표는 전자회계기록 단일 세트제 관리에 명확한 법규 근거를 제공했습니다. 이러한 정책은 전자회계증빙의 상환·입장·보관 절차를 규범화하고 회계 업무 효율을 높이며 비용을 절감하는 동시에 전자회계기록의 진실성, 완전성, 가용성 및 안전성을 보장하는 것을 목표로 합니다.

이러한 정책제안했전자회계증빙 전자화 단일궤도제 환급·장부 반영·보관 전 과정 전자화 요건，동시에다음과 같은 중요한 의의를 갖습니다:

▪ 업무 효율 향상: 회계 전표, 장부, 보고서 등 자료의 전자화 관리를 실현하여 종이 문서의 인쇄, 전달, 제본, 보관 등의 업무를 줄이고 회계 업무의 효율과 품질을 향상시킵니다.

▪ 관리 비용 절감: 전자회계기록의 저장과 관리는 대량의 종이 문서 보관 공간과 장비가 필요 없어 기업의 기록 관리 비용을 낮춥니다.

▪ 정보화 수준 향상: 기업이 회계 업무의 정보화, 디지털화, 지능화를 실현하고 기업의 전반적인 정보화 수준과 경쟁력을 향상하는 데 도움이 됩니다.

이、 기업이 전자회계기록 관리에서 직면하는 과제

(1) 관리 비용 과다

기존 회계기록 관리 방식에서 기업은 여러 가지 명시적 비용 증가에 직면합니다. 업무량이 지속적으로 증가함에 따라 증빙 인쇄는 대량의 종이, 인쇄 잉크 및 제본 재료를 소모하여 물자 소모 비용이 계속 상승합니다. 종이 기록의 저장은 대량의 물리적 저장 공간을 차지하며, 기업은 기록 보관실을 건설해야 할 뿐만 아니라 저장 유지에 자금을 투입해야 하므로 창고 관리 비용도 무시할 수 없습니다. 종이 증빙의 수집·정리 작업은 전적으로 인력에 의존하므로 인건비가 증가합니다. 업무 발생지, 기록 저장지, 정보 열람지가 동일 지역에 있지 않은 경우, 종이 회계 증빙의 물리적 속성 제한으로 인해 택배 등 실물 전송 방식으로 지역 간 이전을 완료해야 하며, 이는 높은 타지 운송 비용을 발생시킬 뿐만 아니라 분실·훼손 위험도 존재합니다.

(2) 관리 프로세스 비효율

회계 자료를 사람이 직접 찾아 열람하는 효율은 매우 낮고, 부서 간 열람 승인 이관 과정은 복잡하며, 정보 상호작용은 적시에 이루어지지 않고, 종이 기록은 여러 사람이 공유하여 열람할 수 없어 기록 자원의 효과적 활용을 심각하게 제약합니다. 전자세금계산서 등 전자 증빙이 널리 사용되는 현재, 프런트 업무 흐름은 이미 디지털화되었지만 기록 보관 프로세스는 여전히 '온라인 제출-오프라인 인쇄-이중 보관'의 중복 관리 모드를 형성하여 관리 프로세스의 이중화 곤경을 심화시키고 효율성의 추가 손실을 초래합니다.

(3) 관리 의식과 제도가 취약

많은 기업이 전자회계기록 관리 측면에서 관리 의식이 희박하고 제도 체계가 불완전한 문제가 있습니다. 일상 관리에서 기업은 종이 증빙, 전자 증빙 인쇄본에 지나치게 의존하는 경향이 있으며, “종이 중시”의 관성적 사고가 존재하고, 전자 증빙의 “원생태” 관리에 대한 중시가 부족하며, 메타데이터의 비즈니스 추적, 데이터 마이닝 등 중요한 가치를 간과하여 메타데이터 관리가 결여됩니다. 동시에 대부분 기업의 전자회계기록 관리 제도 체계 구축이 지연되어 전자회계 자료의 진실성, 완전성, 안전성 및 장기 사용 가능성을 보장하기 어렵습니다.

삼、 Kailing Technology: 3단계로 기업의 종이 없는 준법 실행 지원

Kailing Technology는 전자회계기록 전 생애주기를 관통하는 솔루션을 제공하여 기업이 단일 세트 제도 정책 요구를 효율적으로 충족하도록 지원합니다:

1단계: 지능형 수집, 통합 진입점

▪ 다중 소스 시스템 연동:경비처리 시스템, 재무 시스템, 세무 시스템, 자금 시스템, 계약 시스템, 구매 시스템 등과 완벽하게 통합되어 전자세금계산서, 전자 영수증, 지급 신청, 회계 전표, 보고서, 계약 등 정형·비정형 데이터를 자동으로 수집합니다.

▪ 다양한 수집 방식:고속 촬영기, 스캐너 등 장비를 통해 종이 계약서, 세금계산서, 영수증 등을 전자 문서로 변환하여 통합 관리에 포함합니다.

▪ 강력한 통제 및 검증:세무서를 연동하여 전자세금계산서 진위 및 상태를 검증하고 블랙리스트 세금계산서를 차단합니다.

2단계: 단서 연계, 완전한 기록물 구축

▪ 통일 정보 모델:표준 자료 유형(예: 계약, 환급 신청서, 전표) 및 핵심 색인 필드(예: 계약 번호, 환급 신청 번호, 전표 번호)를 구축합니다.

▪ 스마트 연관 매칭:업무 로직과 색인 필드를 기반으로 시스템은 서로 다른 시스템에 분산되어 동일한 업무 이벤트를 설명하는 전자·종이 자료(예: 특정 비용 정산에 대응하는 신청서, 전자세금계산서, 은행 지급 입금증, 기장 전표)를 자동으로 정확히 연관시켜 완전한 기록물 패키지를 형성하고 업무 체인의 명확한 추적을 보장합니다.

제3단계: 사성 검사, 자동 성책, 안전 보관 및 효율적 활용

▪ 자동 사성 검사:파일이 시스템에 들어오면 즉시 진실성, 완전성, 가용성, 안전성 검사를 자동 수행하고 보고서를 생성하며, 이상은 추적 가능하고 재무 검토 흐름과 연동할 수 있습니다.

▪ 지능형 편철 보관:

전자 기록물: 월별/분기별/연도별로 자동으로 편철하여 아카이브에 입고됩니다.

종이 기록: 바코드 기술(기록 박스/권에 고유 바코드 부여)을 결합하여 보관 위치(창고/구역/캐비닛/박스/열)를 정확히 기록하여 전자기록 색인과 실물 기록 위치의 완전한 일치를 보장합니다. 바코드를 스캔하면 신속하게 위치를 찾을 수 있습니다.

전자서명/날인: 《전자서명법》에 부합하는 신뢰할 수 있는 기술을 채택하여 PDF 등 전자기록의 저장·전송 과정에서 변조 불가를 보장합니다.

▪ 효율적 검색 및 열람:

전문 검색 기술을 적용하여 정확한 필드 없이도 대량 데이터에서 정보를 신속히 찾아냅니다.

엄격한 권한 통제로 열람 보안을 보장하고 내외부 감사 효율을 크게 향상시킵니다.

사、 규정 준수 가치: 비용 절감·효율 향상과 리스크 방지의 두 가지 성과

Kailing Technology의 솔루션을 통해 기업은 다음을 할 수 있습니다:

▪ 전면적 규정 준수:재정부 6호 문서, 국가기록원 79호령의 전자회계증빙 보존, 변조 방지, 중복 방지, 단일 세트 아카이빙 요구사항을 엄격히 충족합니다.

▪ 비용 절감·효율 향상:'전표 부착 불필요, 인쇄 불필요'를 실현하여 종이 인쇄, 정리, 제본, 보관 비용을 대폭 절감하고 재무 프로세스 효율을 향상시킵니다.

▪ 관리 통제 리스크:원천에서 중복 환급, 변조 위험을 차단하여 전자기록의 진실성 보장을 강화하고 감사 검사를 손쉽게 대응합니다.

▪ 가치 향상:회계 기록물 전 생애주기 디지털 관리를 실현하고, 데이터 가치를 방출하며, 의사결정을 지원합니다.

디지털 물결 속에서, 전자회계기록 단일 체계는 기업 현대화 관리의 핵심 단계가 되었습니다. Kailing Technology의 전자회계기록 시스템은 정책 요구에 발맞춰 지능형 수집, 단서 연계, 안전한 아카이빙을 통해 기업의 페이퍼리스 업무를 지원합니다. 시스템은 '전표 부착 불필요, 인쇄 불필요' 등 편리한 기능을 제공하여 관리 비용을 효과적으로 낮추고 업무 효율을 높입니다.

Kailing Technology에 문의하여 상세 솔루션 정보를 받아보세요:https://www.kailingteck.com/h-col-110.html 。

Kailing Technology는 업무·재무·세무 디지털 종합 솔루션 서비스 제공업체로서 각종 기관, 기구, 대중소형 기업에 업무·재무·세무 관리 디지털 전환 제품과 운영 서비스를 제공하며, 제품 라인에는 다음이 포함됩니다:

영업 계약 관리 시스템, 구매 계약 관리 시스템, 전면 디지털 전자세금계산서 러치 인터페이스 프로젝트, 매출 자동 세금계산서 발행 시스템, 개인 세금계산서 대리발행 시스템, 직원 비용 통제 및 상환 시스템, 매입 부가가치세 계산서 관리 시스템, 공급망 협업 대사 시스템, 이미지 AI OCR 인식 시스템, 재무 자동 기장 시스템, 전자회계기록 시스템 등 업무의 솔루션으로 각 분야의 디지털화과정을 전방위적으로 추진합니다.

만약 귀하께서 업무·재무·세무 디지털 전환 관련 필요가 있으시다면, 저희에게 연락해 주시기 바랍니다, 베이징 Kailing Technology가 성심껏 서비스를 제공하겠습니다.