《전자기록 관리방법》 해설(4): 정리, 편철과 규범화

국가기록국 제22호령 《전자기록 관리 방법》이 11월 1일부터 정식 시행됩니다. 여러분이 《방법》의 구체적 조문 의도, 시행 범위 및 실제 운영을 깊이 이해할 수 있도록, 저희는 《전자기록 관리 방법》 해설 및 분석 시리즈 단문을 준비했습니다. 오늘은 이어서 "《전자기록 관리 방법》의 제3장 정리, 아카이빙과 규범화 등"을 살펴보겠습니다.

제3장은 전자문서의 정리와 보관에 대해 전면적인 관리 규범을 제시한다. 각 단위는 보관 시 문서가 정리 요건에 부합하는지 확인하고, 모든 관련 메타데이터를 수집·보존하며, 개방 표준 형식 규범을 준수하여 전자문서의 장기 보존에 유리하도록 해야 한다. 조항 중의 검수, 검측, 심사 등의 단계는 문서가 생성에서 보관에 이르는 이중 검증 메커니즘을 형성하여 기록물 관리의 엄격성과 신뢰성을 보장하고, 전자기록물의 정리와 보관 과정이 국가 표준에 부합하고 실행 가능성을 갖추도록 한다.

제14조 - 보관 범위 및 보관 기한

제14조는 각종 조직이 전자문서를 정리할 때 보관 범위, 보관 기한 및 분류 방안을 명확히 하고 이를 단위의 기록 관리 제도에 포함해야 한다고 규정한다. 이는 전자문서 정리와 보관이 단위의 실제 상황과 법률 규정에 따라 어떤 문서를 보관해야 하는지 및 보존 기한을 결정하고, 기록 관리의 규범화 기준을 형성하여 기록 관리의 체계성과 실행 가능성을 보장해야 함을 의미한다.

제15조 - 전자문서 관리 과정 규범

제15조는 보관 범위 내 전자문서의 형성, 처리부터 저장까지의 전 과정 관리 요건을 명확히 한다. 문서는 사무자동화시스템과 업무시스템에서 보관 기능을 갖추고 국가 표준에 부합해야 하며, 문서의 진실성, 완전성, 가용성, 안전성을 보장해야 한다. 문서 시스템은 전자문서의 수집, 정리 및 보관 등의 업무 작업을 지원할 수 있어야 하며, 보관 작업이 단위의 일상 업무와 융합되도록 하고, 기술적으로 보관 단계에서 문서의 무손실 이전과 저장을 보장해야 한다.

제16조 - 보관 형식 및 메타데이터

제16조는 전자문서가 그 메타데이터와 함께 보관되어야 하며, 보관 형식은 개방성, 범용성 및 전환 가능성 등의 특징을 갖추어 장기 보존을 지원해야 한다고 요구한다. 이 규범은 전자기록이 특정 소프트웨어나 하드웨어의 제한을 받지 않도록 보장하고, 장기 보존에서 전자기록의 범용성과 미래 적응성을 높인다. 문서와 메타데이터 형식은 국가 표준을 준수하여 기록 정보가 내용, 구조 및 배경 정보 등 측면에서 완전성과 일관성을 갖추도록 해야 한다.

제17조 - 분류, 명명 및 메타데이터 수집

제17조는 전자문서 형성 부서가 문서 형성 및 수집 시 보관 기한 감정, 분류, 명명 등의 작업을 완료하고 문서의 메타데이터를 완전하게 수집해야 하며, 비개방형 압축 또는 암호화 기술의 사용을 금지한다고 규정한다. 이 요구사항은 전자문서 관리의 투명성과 개방성을 보장하고, 기술적 제한으로 인해 문서의 후속 관리 및 이용이 영향을 받는 것을 방지한다. 특히 당정기관 문서의 보관 요건은 전자 인감의 디지털 서명 정보를 제거하여 문서 자체 정보의 장기적 유효성을 보장한다.

제18조 - 문서 보관 검수 및 검사

제18조는 보관 제출 전에 전자문서 형성 부서와 기록 관리 부서가 문서 및 메타데이터를 검수, 등록 및 검사해야 한다고 강조한다. 검사의 목적은 문서의 진실성, 완전성, 가용성 및 안전성을 보장하고, 관련 책임자가 이상이 없음을 확인한 후 보관을 제출하도록 하는 것이다. 이 작업 절차는 문서 보관 시 이중 심사 제도를 보장하여 문서 보관 중 정보 누락이나 오류를 방지한다.

제19조 - 전자기록의 심사 및 편철

제19조는 기록 관리 부서가 접수한 전자기록을 심사하고, 기록 번호를 편성하며, 보관 기한을 확인하여 기록이 규범화된 관리 요건에 부합하도록 보장할 것을 요구한다. 기록 관리 부서의 보관 문서에 대한 2차 심사는 기록 번호 편성과 기한 확인 등의 작업을 포함하여 기록 시스템의 구조화된 관리를 강화하고, 기록 분류 저장이 질서 있게 이루어져 향후 검색과 이용이 용이하도록 보장한다.

요약

제3장은 전자문서의 정리와 보관에 대해 전면적인 관리 규범을 제시한다. 각 단위는 보관 시 문서가 정리 요건에 부합하는지 확인하고, 모든 관련 메타데이터를 수집·보존하며, 개방 표준 형식 규범을 준수하여 전자문서의 장기 보존에 유리하도록 해야 한다. 조항 중의 검수, 검측, 심사 등의 단계는 문서가 생성에서 보관에 이르는 이중 검증 메커니즘을 형성하여 기록물 관리의 엄격성과 신뢰성을 보장하고, 전자기록물의 정리와 보관 과정이 국가 표준에 부합하고 실행 가능성을 갖추도록 한다.

출처: 네트워크

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