전면 디지털화 배경에서 기업은 어떻게 지능형 비용 환급 시스템을 구축해야 할까요?

경제사회가 전면적으로 디지털 전환을 시작함에 따라 빅데이터, 인공지능 등 신기술의 반복 발전 속도가 계속 빨라지고 있으며 기업은 자신의 발전에 맞는 디지털 모델을 점차 탐색하고 있습니다. 최근 몇 년간 비용 정산 시스템을 진입점으로 하는 재무 디지털화 경로가 점차 인기를 얻고 있으며, 대중형 기업이든 정보화 수준이 낮은 소기업이든 모두 이로부터 이익을 얻을 수 있습니다.

1. 배경

1. 비용통제 경비정산이 직면한 문제와 어려움

2020년 3월 23일부터 《전자회계증빙 경비정산 입장·보관에 관한 규범 통지》에 따라 전자세금계산서 등 전자회계증빙을 경비정산할 때 재무는 반드시 원본 전자회계증빙 파일을 보존해야 하지만, 실제 실행은 매우 어렵습니다.

전면 디지털 전자세금계산서 시범 사업이 진전됨에 따라 각 지역에서는 점점 더 많은 전면 디지털 전자세금계산서를 받게 될 것입니다.

현재 비용 청구 실무에서 대부분의 기업이 수취한 전자세금계산서는 회계 담당자가 국세청 공식 웹사이트를 통해 식별해야 하며, 세금계산서 검증 업무량이 방대하여 오류 세금계산서, 중복 세금계산서 등의 문제가 발생하기 쉽습니다.

전통적 경비 청구 모델에서는 담당자 조작이 복잡하고 재무 백엔드 검증이 어렵습니다. 예산, 비용 기준을 자동 검증할 수 없고 계산서의 중복 여부와 진위를 자동 대조할 수 없으며 전자세금계산서 원본 파일을 자동 집계할 수 없어 데이터 자동 집계가 어렵습니다. 일선 조작 난이도가 크고 재무 백엔드 처리도 어려워 불만이 많습니다.

완전한 정산 제도가 있음에도, 기준 초과·예산 초과 지출에 적시 대응할 수 없어 사전·사중 관리가 어렵고, 결국 재무가 예산을 통계·대조하는 데 그쳐 수립한 예산과 비용 통제가 실제로 정착되지 못합니다.

재무는 지급/상환 청구 접수 후 수동으로 전표 컴플라이언스를 검증해야 하며, 업무가 자잘하고 번거로우며 업무량이 많습니다.

출납은 지급 단계에서 업무량이 많아 시스템 내에서 직접 지급할 수 없습니다.

재무가 환급 전표를 수동으로 베껴 쓰고 기장 전표를 수동 입력해야 하여 업무량이 막대합니다.

2. 정보기술의 발전이 이미 위 어려움을 효과적으로 해결했습니다

'인터넷+'가 각 분야로 깊이 침투함에 따라 OCR, 인공지능, 빅데이터 등의 기술이 날로 성숙해지고, 스마트폰이 전면 보급되며 기반 소프트웨어·하드웨어 인프라가 완비되어, 경제사회는 더 지혜롭고 효율적이며 상호 연결된 방식을 선택할 수 있게 되었습니다. 비용 통제 정산 관리 업무를 통해 재무 관리와 업무 관리를 자동적이고 효율적으로 연결하여 지능화된 비용 통제 정산 솔루션을 구축할 수 있습니다.

따라서 신흥 인터넷 기술을 충분히 활용하여 민첩하고 효율적인 새로운 지능형 비용통제 및 경비정산 시스템을 구축하는 것은 전면적인 비용통제 제도 시행, 수지 운영 관리 규범화, 예산 제약 강화, 비용통제 및 경비정산 관리 효율 향상을 위한 견고한 지원을 마련할 것입니다.

이、 Kailing 지능형 비용 통제 환급 시스템 방안

다음 몇 가지 측면을 통해 '예산 관리, 비용 정산, 소비 연결, 대장·보고서 관리, 전표 연동' 등의 기능을 하나로 모은 스마트 비용통제 정산 시스템을 구축하고, 사전·사중·사후의 투명한 재무 비용통제 정산 관리 체계를 완성하여 예산-주문-정산-지급-전표의 전면 자동화 처리를 실현하는 새로운 민첩 스마트 비용통제 정산 시스템을 구축합니다.

1. 예산 관리 폐쇄 루프 구축

이 플랫폼은 하향식, 상향식, 독립 편성 등의 방식으로 예산 편성을 할 수 있으며, 강성, 연성, 탄력성 등 다양한 관리 방식을 지원합니다.

2. 스마트폰 하나로 경비 처리 완료

비용 사전 신청 및 관리 기능을 제공하고 휴대폰, iPad 등 모바일 승인을 지원합니다. 차입·상환 전 과정 관리를 구축하고, PC 기반 상환 작성, 승인, 차입금 상계 및 비용 기준 통제 등의 서비스를 제공하여 출장 가불금, 상환 어려움 등의 문제를 효과적으로 해결합니다.

휴대폰 카메라와 최신 OCR 지능형 인식 기술을 통해 최대한의 자동 기입을 실현하여 수동 기입의 번거로움을 면제합니다.

보관된 전자 데이터를 활용하여 전표(특히 전자 전표)의 진위, 중복 사용 및 지출결의 여부를 자동으로 대조하여 재무의 수작업 전표 검증 번거로움을 해결합니다.

3. 멀티 플랫폼 소비 예약 시나리오 집계

공무 출장으로 발생하는 기차표, 호텔, 항공권 등 소비 시나리오에 대해 출장 신청과 전면 연동되어 예약 시점에 예약자에게 기준 초과 여부를 판단해 주어 사후 비용 처리 단계에서 기준 초과로 처리 불가한 상황을 방지합니다. 동시에 출장 신청과의 연동을 통해 완전한 내부통제 폐쇄 루프를 구현하여 이후 비용 처리 절차를 크게 단축하고 출장 비용 처리 업무를 줄입니다.

4. 대장, 보고서로 비용 지원을 더 합리적으로 보장

인보이스 대장, 차입금 대장 등의 관리를 지원합니다. 예산 집행표, 비용 요약표 등 다양한 비용 통제 관련 보고서를 제공하며 각종 계정과목, 부서, 프로젝트 등 다양한 차원별로 해당 보고서 관리를 수행할 수 있습니다.

5. 인터넷뱅킹 결제 연결

Hesi 비용통제는 여러 은행의 지급 결제 체계와 표준화 통합되어, 비용통제 시스템 전표가 은행 지급을 직접 구동하여 재무 업무량을 크게 줄이는 동시에 오류율을 낮춥니다.

6. 전표 자동 증빙 생성

전자 정산 프로세스를 실현함과 동시에 그로 인해 생성된 전자 전표는 자동으로 사전 전표를 생성하고 각종 ERP 재무 시스템에 즉시 동기화되어 원클릭으로 정식 재무 전표를 생성하여 재무 업무량을 크게 줄입니다.

7. 전자 영수증 원본 파일의 저장

《전자회계증빙 비용정산 및 보관 규범에 관한 통지》의 전자회계증빙 전자 보관 요건을 충족하여 재무 업무가 더욱 규정에 맞게 됩니다. 또한 재무가 언제든지 전자회계증빙 파일을 열람하고 해당 비용정산 전표 및 결재 절차를 신속히 확보할 수 있는 기능을 제공합니다.

삼、 비용 통제 경비 청구 시스템 구축은 중대한 가치와 의의가 있습니다

1.무형 속에서 관리하고, 따뜻함 속에서 봉사합니다

양질의 서비스를 내부통제 실행의 강력한 촉진제로 삼아 '인터넷+' 관리 모델을 충분히 활용하고, '키보드 서비스' 또는 '손끝 서비스'로 경제 활동에 대한 관리를 실현합니다. 일상적인 출장비 정산을 예로 들면, 그 관리 지점은 세 가지 단계를 포함합니다. 첫째, 공무 출장 심사, 둘째, 경비 예산 통제, 셋째, 경비 정산 심사입니다. 관련 인원은 휴대폰으로 플랫폼에 로그인하여 '출장 정산'을 클릭하기만 하면, 공무 출장 신청을 제출한 때부터 상무여행 플랫폼과 원클릭으로 연동되어 직급에 따라 자동으로 기준에 맞는 차표(항공권)를 구매하고 호텔을 예약하며 출장 보조금을 받을 수 있고, 동시에 온라인으로 리더 서명을 진행하여 출장 경비 정산의 전 과정을 완료함으로써 진정으로 '관리는 무형 중에, 서비스는 따뜻함 속에'를 실현합니다.

2.비용 절감·효율 향상, 투명한 관리

비용 예산, 기준, 지출 등을 중심으로 합리적이고 효과적인 통제 전략을 확정하고, 동시에 비용 지출의 통제 프로세스를 정리하며, 업무와 활동에 기반한 사전 통제 프로세스를 더 많이 구축하여 업무 리더와 재무 리더의 업무 및 활동 사항에 대한 승인 통제를 강화합니다. 기능상 깊이 통합하여 재무 통제와의 높은 융합을 실현하고, 예산에서 주문, 상환, 지급, 전표까지 전면 자동화 처리를 구현하여 재무 사무 효율을 크게 높이고 전 과정 비용 통제와 지능형 분석을 달성합니다. 예산 및 실시간 통제를 활용하여 비용 통제 업무를 추진합니다.

【효율 향상】스마트 입력으로 환급 시간을 75% 절약하고 업무 효율을 높이며 반복적이고 저빈도의 업무를 줄일 수 있습니다. 모바일 결재는 실시간으로 전표를 결재하여 결재 효율을 높이고 수동 독촉 커뮤니케이션 비용을 절감합니다.

【비용 절감】실무에 따르면 비용 원가를 낮추고, 매 지출을 실시간으로 파악하며, 계획 외 지출을 효과적으로 방지하여 일상 및 출장 비용 지출 원가를 크게 절감할 수 있습니다.

【관리】경비 청구 규범을 100% 향상시키고 인력 소통 비용을 대폭 절감하며, 완벽한 경비 청구 관리 및 비용 통제 체계를 제공하여 정책 실행력을 강화합니다.

【투명】투명한 비용 기준이 자동으로 실행·통제되어 현장에 적용되고, 투명한 데이터 보고서가 의사결정자에게 전향적 데이터를 제공하며, 중요 지표를 통해 의사결정을 내리고 개선을 추진합니다.

Kailing Technology는 기업 요구에 따라 기업 재무·세무 디지털 제품 라인을 제공합니다:

영업 계약 관리 시스템, 구매 계약 관리 시스템, 전면 디지털 전자세금계산서 러치 인터페이스 프로젝트, 매출 자동 세금계산서 발행 시스템, 직원 비용 통제 및 상환 시스템, 매입 부가가치세 계산서 관리 시스템, 공급망 협업 대사 시스템, 이미지 AI OCR 인식 시스템, 재무 자동 기장 시스템, 전자회계기록 시스템 등 업무의 솔루션으로, 전문적이고 효율적으로 기업 재무·세무 디지털 관리의 전환과 업그레이드를 지원합니다.

만약 귀하께서 업무·재무·세무 디지털 전환 관련 필요가 있으시다면, 저희에게 연락해 주시기 바랍니다, 베이징 Kailing Technology가 성심껏 서비스를 제공하겠습니다.