《회계 정보화 업무 규범》 해석, 전자회계기록 관리에 초점

《중화인민공화국 회계법》의 관련 요구를 관철·이행하고 디지털 경제 환경에서의 회계 업무를 규범화하며 회계정보화의 건강한 발전을 추진하기 위해, 재정부는 2024년 7월 26일 《회계정보화 업무 규범》(재회〔2024〕11호)을 발표했으며, 이 규범은 2025년 1월 1일부터 시행된다.

《회계 정보화 업무 규범》(이하 《업무 규범》)은 전자회계기록에 대해 여러 최신 요구사항과 업무 지침을 제시했습니다.

01 전자회계기록의 법적 지위와 효력

정책 원문:(제32조) 출처가 신뢰할 수 있고 절차가 규범적이며 요소가 규정에 부합하는 전자회계증빙, 전자회계장부, 전자재무회계보고 및 기타 전자회계자료는 종이 회계자료와 동등한 법적 효력을 가지며, 전자 형식으로만 수신, 처리, 생성 및 보관할 수 있다. 국가의 전자회계기록 관리 요구에 부합하는 전자회계기록은 종이 회계기록과 동등한 법적 효력을 가진다. 법률, 행정법규에 별도 규정이 없는 한 전자회계기록은 더 이상 종이 형식으로 보관하지 않아도 된다.

정책 해석：재무 담당자는 출처가 신뢰할 수 있고 절차가 규범적이며 요소가 규정에 맞는 전자회계증빙, 전자회계장부, 전자재무회계보고서 및 기타 전자회계자료를 더 이상 종이로 출력하여 저장·보관하지 않아도 되는지에 대해 항상 의문과 우려를 가져왔으나, 《업무 규범》은 전자회계기록을 전자 형식으로만 접수·처리·생성·보관할 수 있음을 명확히 규정하고 있습니다.

02 전자회계기록의 안전 관리

정책 원문:(제37조) 단위 회계정보화 업무는 안전과 발전을 총괄적으로 계획하고, 《중화인민공화국 네트워크안전법》, 《중화인민공화국 데이터안전법》, 《중화인민공화국 국가비밀보호법》 등 법률법규의 관련 규정을 준수하여 회계정보화로 발생할 수 있는 위험을 실질적으로 예방, 통제 및 해소해야 한다.

정책 해석：먼저, 각 단위는 전자회계자료의 관리 제도를 수립하고 완비해야 하며, 형성, 수집, 정리, 보관 등의 단계를 포함하고 전자회계기록의 보관, 통계, 활용, 감정 및 처분 등이 국가 규정에 부합하도록 보장해야 합니다.

일상 업무에서 안전 인증, 전자서명, 디지털 암호화, 신뢰 저장 증명 등의 기술 수단과 같이 신뢰할 수 있는 안전 보호 기술과 조치를 채택하여 비인가 접근을 방지하고 데이터 변조를 예방하며 전자회계기록이 전달 및 저장 과정에서의 진실성, 완전성, 가용성 및 안전성을 보장해야 합니다.

각 단위는 전자회계자료를 백업하여 백업 정보의 방식, 빈도, 저장 매체 및 보존 기간 등이 규정에 부합하도록 하여 회계자료의 안전성, 완전성 및 가용성을 보장해야 합니다. 해외에 지사를 설립한 단위의 경우 데이터 서버가 해외에 배치되어 있더라도 국내에 전자회계자료 백업을 보존해야 하며 백업 빈도는 월 1회 이상이어야 합니다.

03 전자회계기록의 기술 요건

정책 원문:(제26조) 단위 회계정보시스템은 전자증빙 회계데이터 표준에 적합해야 하며, 표준에 부합하는 전자회계증빙을 처리할 수 있는 능력을 갖추고 표준에 부합하는 장부기입 정보 구조화 데이터 파일을 생성해야 한다.

(제21조, 제22조) 빅데이터, 인공지능, 모바일 인터넷, 클라우드 컴퓨팅, 사물인터넷, 블록체인 등 현대 정보기술의 회계 분야 응용을 장려하여 회계정보화 수준을 높이고 회계 업무의 집약화, 자동화, 지능화를 촉진한다.

정책 해석：전자회계기록의 형성 과정에서 전자회계증빙은 재정부 등 9개 부처가 2024년 3월 22일 발표한 《전자증빙 회계데이터 표준》(2.0 버전)을 준수해야 하며, 여기에는 전자증빙 회계데이터 표준: 부가가치세 전자세금계산서, 전면 디지털 전자세금계산서, 철도 전자승차권, 항공운송 전자승차권 여정표, 전자 비세수입 일반 납부서, 은행 전자 회신, 은행 전자 대사표가 포함됩니다.

전자회계기록의 집약화, 자동화, 지능화를 향상시키려면 프런트엔드 회계 소프트웨어가 국가 통일 표준에 부합하는 데이터 인터페이스를 갖추어야 하며, 보관용으로 출력하는 전자회계 자료는 국가의 전자문서 보관 및 전자회계기록 관리 요구에 부합해야 합니다. 기록 관리는 회계 업무의 마무리 핵심으로서 신기술을 적용하면 재무 담당자가 결산 회계에서 관리 회계로 전환하는 것을 가속화하고 동시에 국가의 탄소중립 목표 실현에 도움이 됩니다.

04 안전하고 컴플라이언스에 부합하며 효율적이고 지능적인 기록물 관리 시스템 구축

Kailing Technology전자회계기록 관리 플랫폼국가 전자증빙 회계데이터 표준과 업무·재무·세무 정책을 기반으로 기업의 안전하고 규정에 부합하며 효율적이고 지능적인 기록 관리 요구를 충족시켜, 기업이 재무 정보화의 '마지막 1킬로미터'를 완성하도록 돕습니다:

1.데이터 획득: 시스템이 여러 데이터 소스에서 데이터를 획득하고 사전 아카이빙 및 정리를 수행할 수 있습니다.

2.스캔 이미지 압축및 처리：최소한의 공간으로 정밀도가 가장 높은 이미지를 저장할 수 있습니다. 이미지 향상, 이미지 정방향 변환 등의 기능.

3.OCR 인식 플랫폼: 프라이빗 배포, 자체 학습 가능, 다양한 문서 유형 인식, 핵심 정보 추출, 정보 교환 및 구조화 출력 구현. 적용 시나리오에는 각종 세금계산서, 증빙, 결재표, 은행 거래명세서 등의 인식 및 분류가 포함됩니다.

4.자동 수집 매칭, 사전 아카이빙、스타링크 그래프: 기록 출처와 프로세스 유형에 따라 자동으로 수집 및 완전성 검증을 수행하며, 사전 아카이빙 페이지는 회계 시스템, 심사 프로세스와 임베디드 통합되어 실시간 컴플라이언스 관리를 달성할 수 있습니다. 스타링크 그래프를 통해 임의 데이터 그룹의 조립 상황을 조회할 수 있어 한 건의 전표가 여러 번 인용되어 빠르게 연관 조회하는 시나리오에 적합합니다.

5.기록 4성 검사 기준: 《전자회계기록 관리 규범》(DA/T 94 - 2022)에 근거하여 전자회계기록에 대해 진실성, 완전성, 가용성, 안전성 검사를 수행합니다. 파일이 시스템에 수록된 후 4성 검사 동작이 자동으로 완료되며, 통과하지 못한 경우 그 이상 원인을 확인할 수 있고, 4성 검사 보고서는 재무 감사 검토 프로세스와 연동될 수 있습니다. 4성 검사의 핵심 로직은 전자기록 데이터 총량과 구조 파일의 완전성, 전자기록 메타데이터의 완전성, 종이기록 이관의 완전성, 외부 데이터 진실성 검증, 가용성 검사, 안전성 검사 등의 측면을 포함합니다.

6.열람 관리: 계정 기능은 직능에 따라 구분하며, 기록 시스템에서 감사 인원에게 직능 계정을 개설하고 메뉴, 목록 수 및 핵심 필드 차단을 제한할 수 있습니다. 권한 위탁은 각 계정에 위탁 권한을 설정할 수 있어 심사 인원이나 기록 인원이 휴가 시 열람 승인과 출고 승인을 할 수 없도록 합니다. 역할 구분은 역할별로 해당 조회 권한과 작업 권한을 부여합니다. 전문 검색, 분류 검색, 귀속 기간 검색, 기록자 검색 등의 조건을 교차 검색하여 최종 결과를 도출해 활용 경험을 최적화할 수 있습니다.

7.종이 기록 창고 입고 절차: 전자자료로 전자문서 목록을 생성하고, 자동으로 편철(전자기록)하여 정리를 완료하고, 박스 라벨과 위치 코드를 인쇄하여 기록 박스에 부착하고, 실물 기록을 일괄 입고합니다.

8.전자회계기록 이관: 편철/박스 편성 완료된 재무기록은 일괄적으로 기록 이관을 진행할 수 있으며, 이관 명세서를 생성하고, 해당 수납 담당자는 기록 접수 대기 업무를 받아 바코드를 스캔하면 서명이 완료됩니다.

《회계 정보화 업무 규범》의 제정은 전자회계기록 관리에 명확한 지침과 규범을 제공하여 회계 업무의 디지털화, 자동화, 지능화를 촉진했습니다. 기술이 지속적으로 발전하고 규범이 심층적으로 시행됨에 따라 전자회계기록은 회계 업무 효율 향상, 데이터 보안 보장, 정보 공유 촉진 등의 측면에서 점점 더 중요한 역할을 할 것입니다.

Kailing Technology는 기업 요구에 따라 기업 재무·세무 디지털 제품 라인을 제공합니다:

영업 계약 관리 시스템, 구매 계약 관리 시스템, 전면 디지털 전자세금계산서 러치 인터페이스 프로젝트, 매출 자동 세금계산서 발행 시스템, 직원 비용 통제 및 상환 시스템, 매입 부가가치세 계산서 관리 시스템, 공급망 협업 대사 시스템, 이미지 AI OCR 인식 시스템, 재무 자동 기장 시스템, 전자회계기록 시스템 등 업무의 솔루션으로, 전문적이고 효율적으로 기업 재무·세무 디지털 관리의 전환과 업그레이드를 지원합니다.

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