기업은 왜 비용 환급 시스템을 구축해야 하는가?

경제사회가 전면적으로 디지털 전환을 시작함에 따라 빅데이터, 인공지능 등 신기술의 반복 개선 속도가 계속 빨라지고 있으며 기업은 자신의 발전에 맞는 디지털 모델을 점차 탐색하고 있습니다. 최근 몇 년간 비용 정산 시스템을 진입점으로 하는 재무 디지털화 경로가 점차 주목받고 있으며, 대중형 기업이든 정보화 수준이 높지 않은 소기업이든 모두 이로부터 이익을 얻을 수 있습니다.

1. 배경

1. 비용통제 경비청구가 직면한 문제와 곤경

2020년 3월 23일부터 《전자회계증빙 비용처리·입장·보관 규범에 관한 통지》는 전자세금계산서 등 전자회계증빙을 비용처리할 때 재무 부서가 원본 전자회계증빙 파일을 반드시 함께 보관해야 한다고 요구하여 실제 운영 난이도가 매우 높았습니다。

·전면 디지털 전자세금계산서 시범 추진에 따라 각 지역에서 전면 디지털 전자세금계산서를 수취하는 경우가 점점 늘어날 것입니다;

·현재 비용 정산 실무에서 수취하는 전자세금계산서는 대부분의 기업이 회계 담당자가 국세청 홈페이지를 통해 식별해야 하며, 세금계산서 검증 업무량이 많아 오류 세금계산서, 중복 세금계산서 등의 문제가 발생하기 쉽습니다;

·전통적 경비 청구 모델에서는 인원 조작이 번잡하고, 재무 백엔드 검증이 어려우며, 예산, 비용 기준을 자동으로 검증할 수 없고, 세금계산서가 중복, 진위 여부를 자동으로 대조할 수 없으며, 전자세금계산서의 원본 파일을 자동으로 집계할 수 없고, 데이터를 자동으로 집계할 수 없어 일선 조작 난이도가 크고 재무 백엔드 처리가 까다로우며 불만이 많습니다;

·완비된 정산 제도가 있더라도 기준 초과, 예산 초과 지출에 대한 적시 대응이 어려워 사전·사중 관리가 불가능하고, 결국 재무가 예산을 통계·대조하는 데 그쳐 수립한 예산과 비용 통제가 실질적으로 이행되기 어렵습니다;

·재무는 결제/정산 접수 후 전표의 적합성을 수작업으로 검증해야 하며, 자잘하고 번거로워 업무량이 막대합니다;

·출납원이 지급 단계에서 지급 업무량이 많아 시스템 내에서 직접 지급할 수 없습니다;

·재무가 정산 증빙을 수작업으로 옮겨 적고, 회계전표를 수작업으로 입력하는 업무량이 막대합니다.

2. 정보기술의 발전이 위 문제를 효과적으로 해결했습니다

'인터넷+'가 모든 측면으로 깊이 침투함에 따라 OCR, 인공지능, 빅데이터 등의 기술 방법이 날로 성숙해지고, 스마트폰 전면 보급 등 기반 소프트웨어·하드웨어 인프라가 완비되어, 경제사회는 더 지혜롭고 효율적이며 상호 연결된 방식을 선택할 수 있게 되었으며, 비용 통제 정산 관리 업무를 통해 재무 관리와 업무 관리를 자동적이고 효율적으로 연결하여 지능화된 비용 통제 정산 솔루션을 구축할 수 있습니다.

따라서 신흥 인터넷 기술을 충분히 활용하여 민첩하고 효율적인 새로운 지능형 비용통제 및 경비정산 시스템을 구축하는 것은 비용통제 제도의 전면적 시행, 수지 운영 관리 규범화, 예산 제약 강화, 비용통제 및 경비정산 관리 효율 향상에 강력한 지원을 제공할 것입니다.

이、 비용통제 경비정산 시스템 권장 목표 방안

다음 몇 가지 측면을 통해 '예산 관리, 비용 정산, 소비 연결, 대장·보고서 관리, 전표 연동' 등의 기능을 아우르는 스마트 비용통제 정산 시스템을 구축하고, 예산-주문-정산-지급-전표의 전면 자동화 처리를 완성하는 새로운 민첩 스마트 비용통제 정산 시스템을 만들어 사전·사중·사후의 투명한 재무 비용통제 정산 관리 체계를 완성합니다.

1. 예산 관리 폐쇄 루프 구축

플랫폼은 하향식, 상향식, 독립 편성 등의 방식으로 예산을 편성할 수 있으며 강성, 연성, 탄력성 등의 관리 방식을 지원한다.

2. 스마트폰 하나로 경비 처리 완료

비용의 사전 신청 및 관리를 제공하고 휴대폰, iPad 등 모바일 승인을 지원합니다. 차입·상환의 전 과정 관리를 구축하고, PC 기반 상환 작성, 승인, 차입금 상계, 비용 기준 통제 등을 제공하여 출장 가불금, 상환 어려움 등의 문제를 해결합니다.

휴대폰 카메라와 최신 OCR 지능형 인식 기술을 통해 최대한의 자동 기입을 실현하여 수동 기입의 번거로움을 면제합니다.

보존된 전자 데이터를 통해 전표(특히 전자 전표)의 진위 여부, 중복 사용 및 보고 여부를 자동으로 대조하여 재무 담당자의 번거로운 전표 수동 검증을 해결합니다.

3. 멀티 플랫폼 소비 예약 시나리오 집계

공무 출장으로 발생하는 기차표, 호텔, 항공권 등 소비 시나리오에 대해 출장 신청과 전면 연동하고 예약 시점에 예약자에게 기준 초과 여부를 판단해 주어 사후 비용 처리 단계에서 기준 초과로 처리 불가한 상황을 방지합니다. 동시에 출장 신청과의 연동을 통해 완전한 내부통제 폐쇄 루프를 구현하여 이후 비용 처리 절차를 크게 단축하고 출장 비용 처리 업무를 줄입니다.

4. 대장, 보고서로 비용 지원을 더 합리적으로 보장

인보이스 대장, 차입금 대장 등의 관리 지원; 예산 집행표, 비용 요약표 등 다양한 비용 통제 관련 보고서를 각종 계정과목, 부서, 프로젝트 등 다양한 차원별로 해당 보고서 관리를 수행할 수 있습니다.

고객, A/S 작업지시 등과 외출 신청, 비용 정산 데이터가 상호 연결되어 개별 고객/프로젝트의 원가를 산출하고, 업무 데이터가 리더의 시스템 내 결재를 더 잘 지원합니다.

5. 인터넷뱅킹 결제 연결

여러 은행의 지급결제 체계와 표준화된 통합을 통해 비용관리 시스템 전표가 은행 지급을 직접 구동하여 재무 업무량을 크게 줄이는 동시에 오류율을 낮춥니다.

6. 전표 자동 증빙 생성

전자 경비정산 프로세스를 실현하는 동시에, 그로 인해 생성된 전자 전표가 자동으로 사전 증빙을 생성하여 각종 ERP 재무 시스템에 즉시 동기화되고, 원클릭으로 정식 재무 증빙을 생성하여 재무 업무량을 크게 줄입니다.

7. 전자 증빙 원본 파일의 저장

《전자회계 증빙 경비정산 장부기입 보관 규범에 관한 통지》의 전자회계 증빙 전자 보관 요구를 충족하여 재무 업무를 더욱 규정 준수하게 합니다; 동시에 재무가 언제든지 열람·획득할 수 있는 전자회계 증빙 파일, 그리고 해당 경비정산 전표와 승인 프로세스를 신속하게 획득하는 능력을 제공합니다.

삼、 비용 통제 경비 청구 시스템 구축의 가치와 의의

1. 보이지 않는 곳에서 관리하고, 따뜻한 곳에서 서비스합니다

우수한 서비스 제공을 내부 통제 실행의 강력한 촉진제로 삼고 '인터넷+' 관리 모델을 충분히 활용하여 '키보드 서비스' 또는 '손끝 서비스'를 통해 경제 활동의 관리를 실현합니다.

일상적인 출장비 정산을 예로 들면, 관리 통제 지점은 3개 단계입니다:

·공무 출장 승인

·경비 예산 통제

·경비 정산 승인

관련 인원은 휴대폰으로 플랫폼에 로그인하여 "출장비 정산"을 클릭하면, 공무 출장 신청부터 원클릭으로 상용출장 플랫폼과 연동되어 직급에 맞는 기준으로 자동으로 차표(항공권) 구매, 호텔 예약, 출장 보조금 수령이 이루어지며, 온라인 결재까지 완료되어 출장 경비 정산 전 과정을 마무리함으로써 "관리는 보이지 않게, 서비스는 따뜻하게"를 실현합니다.

2. 비용 절감·효율 증대, 투명한 관리

비용 예산, 기준, 지출 등을 중심으로 합리적이고 효과적인 통제 전략을 확정하고, 동시에 비용 지출 통제 프로세스를 정리하며, 업무와 활동에 기반한 사전 통제 프로세스를 더 많이 구축하여 업무 리더와 재무 리더의 업무 및 활동 사항에 대한 승인 통제를 강화합니다.

기능적으로 심층 통합되어 재무 통제와의 높은 융합을 실현하며, 예산-주문-비용청구-지급-전표의 전면 자동화 처리를 통해 재무 업무 효율을 크게 높이고 전 과정 비용 통제와 지능형 분석을 구현합니다. 예산 및 실시간 통제를 활용하여 비용 통제 업무를 추진합니다.

【효율 향상】

지능형 신고로 경비 청구 시간 75% 절감, 업무 효율 향상, 반복적 저빈도 업무 감소.

모바일 결재, 실시간 결재 가능 전표로 결재 효율을 높이고 수동 독촉 소통 비용을 절감합니다.

【비용 절감】

실무에 따르면, 비용 원가를 절감하고 각 지출을 실시간으로 파악하며, 계획 외 지출을 효과적으로 방지하여 일상 및 출장 비용 지출 원가를 크게 절감합니다.

【관리】

100% 경비정산 규범 향상, 인적 소통 비용 대폭 절감, 완비된 경비정산 관리 및 비용 통제 체계를 제공하여 정책 실행력을 강화합니다.

【투명】

투명한 비용 기준 자동 실행 통제의 실현, 투명한 데이터 보고서가 의사결정자에게 전향적인 데이터를 제공하며, 중요한 지표를 통해 의사결정을 내리고 개선을 추진합니다.

출처: 네트워크

Kailing Technology는 포괄적인 비용 관리 솔루션으로출시'링동 경비 처리'비용 통제 시스템，중국 금세 4기 전면 디지털 전자세금계산서의 새로운 시대적 배경에서 독특한 우위를 충분히 발휘하여 기업이 각종 비용을 효율적이고 편리하게 관리하도록 지원합니다. 정교하게 설계된 지능형 시스템 아키텍처와 완비된 기능 모듈을 통해 Kailing Technology는 기업의 비용 청구 프로세스를 최적화하여 더욱 원활하고 정확하게 만들었을 뿐만 아니라 기업이 새로운 세무 환경 요구에 더 잘 적응하고 대응할 수 있도록 보장합니다. 이는 기업이 치열한 시장 경쟁에서 귀중한 우위를 확보하게 하고 급변하는 비즈니스 환경에서 안정적인 발전을 위한 견고한 지원을 제공하며 기업의 업무·재무·세무 디지털화과정을 더욱 촉진합니다.

Kailing Technology는 기업 요구에 따라 기업 재무·세무 디지털 제품 라인을 제공합니다:

영업 계약 관리 시스템, 구매 계약 관리 시스템, 전면 디지털 전자세금계산서 러치 인터페이스 프로젝트, 매출 자동 세금계산서 발행 시스템, 직원 비용 통제 및 상환 시스템, 매입 부가가치세 계산서 관리 시스템, 공급망 협업 대사 시스템, 이미지 AI OCR 인식 시스템, 재무 자동 기장 시스템, 전자회계기록 시스템 등 업무의 솔루션으로, 전문적이고 효율적으로 기업 재무·세무 디지털 관리의 전환과 업그레이드를 지원합니다.

만약 귀하께서 업무·재무·세무 디지털 전환 관련 필요가 있으시다면, 저희에게 연락해 주시기 바랍니다, 베이징 Kailing Technology가 성심껏 서비스를 제공하겠습니다.