전면 디지털 전자세금계산서 시대, 전자회계 증빙 기록을 어떻게 규정에 맞게 관리할까

Kailing Technology 전자회계기록 시스템 기업 회계 기록 관리 업그레이드 요구를 위해 기업 회계 기록 수집, 보관, 대출, 폐기 전 과정의 디지털 관리 지원을 제공하여 회계 증빙, 장부, 보고서 등 각종 기록 자료를 전면적으로 포괄합니다.

01 기업 회계 기록 관리 현황

수집

▪ 프런트 업무 파일이 많고 통일된 수집 기준이 없어 수집 부담이 큽니다;

▪ 전자문서 증가가 빠르고 수작업 수집·정리 효율이 낮으며 정리 시 오류가 발생하기 쉽습니다;

▪ 문서와 데이터가 각 부서와 시스템에 분산되어 통합 수집이 불가능합니다.

관리

▪ 기록 보관에 감독 메커니즘이 결여되고, 감정 및 폐기에 기술 지원이 부족합니다;

▪ 전자기록과 종이기록 관리가 단절되어 종이기록 관리 비용이 높습니다;

▪ 기록 번호 기술 및 교정이 전부 수작업으로 처리되어 시간과 노력이 많이 들고 일관성이 없습니다.

활용

▪ 기록 검색이 불편하고 열람 주기가 길며 기록 활용 효율이 낮습니다;

▪ 종이 기록 보관 주기가 제한적이고 보관 환경이 엄격하여 손상되기 쉬움;

▪ 기록 데이터가 상대적으로 고립되고 폐쇄적이어서 업무와 데이터 공유에 통합되기 어렵습니다.

보안&저장

▪ 암호화, 백업 등 관리 메커니즘이 부족하여 기록 데이터 안전성 보장이 어려움;

▪ 대량 데이터 저장 및 열람 과정에서 일부 데이터가 누락되어 검증하기 어렵습니다;

▪ 각지 기록 보안 관리 실행 미흡 및 시스템 보안 메커니즘 부재.

02 Kailing Technology 전자회계기록 제품 역량

비용 상환 기장·보관 전 과정 관리，전자 기록물 온라인 보존

재무 회계 전표에서 온라인 전자 영수증 파일이든 종이 세금계산서 파일이든 모두 이미지 파일을 통해 전자화된 데이터 파일로 통일되며, 전자회계기록 관리 규범에 따라 비용처리, 장부 기입, 아카이빙을 실현합니다.

경비 정산서를 회계 전표로 전환，전자 기록물 온라인 접수

Kailing회계기록은 자체 시스템의 회계 데이터 기록을 관리할 수 있을 뿐만 아니라 재무 시스템, 비용통제 시스템, 기타 이기종 시스템에서 생성된 전자 증빙 문서를 관리하여 기록 시스템에 통합 보관함으로써 위·변조 방지된 회계전표를 형성합니다.

전자회계증빙 메타데이터 관리，전자 기록물 온라인 접수 결과

메타데이터 관리는 전자회계증빙의 진실성, 완전성, 안전성 및 감사 추적 등에 매우 중요하므로 전자회계기록의 메타데이터 규범을 반드시 수립해야 합니다.

보관 목차 구조 및 메타데이터，전자 기록물 온라인 보존

전자기록물은 온라인 보관을 지원하고, 조회, 보관 목록 및 메타데이터 설정을 지원하며, 전종, 기록물 분류에 따라 보관 데이터 관리 작업을 수행하고, 보관 후 전자기록물은 '기록물 저장소'에 저장됩니다.

03 전 과정·다방면 기록 관리 요구 지원

회계 자료의 수집：로컬 업로드, 스캔, 인터페이스 전송 등 다양한 방식으로 전체 기록 데이터를 수집할 수 있습니다.（기장 전표, 원본 전표：정산 서류, 전자세금계산서, 전자영수증 및 이미지 파일 등、장부 자료, 보고서 자료 등），업무 시스템과 연동하여 기록 관련 데이터를의간 자동 연관으로 기업 기록 데이터 100% 아카이빙.

회계기록 정리：수집된 회계 자료에 대해 데이터 처리를 수행하고, 분류·조립하여 기록 메타데이터 및 첨부 파일을 구성하며, 동시에 데이터 정보를 암호화하고 판형 파일 형식 변환, 권철 보관을 완료합니다. 기록 문류를 유연하게 정의하여 연도, 유형, 전종, 프로젝트 번호 등 다양한 차원으로 사용자 정의 설정할 수 있으며, 국가 표준 규범에 따라 전종권을 구축할 수 있습니다.

회계기록 활용：대량 데이터에 대응하여 기록 관리 시스템은 전문 검색, 조건 검색, 메타데이터 검색 등 다양한 검색 방식을 제공하여 목표 문서를 찾습니다. 직원은 대출 목록에서 검색하고 대출이 필요한 파일을 선택하여 대출 절차에 추가할 수 있으며, 대출 기간 내에 연장 신청을 시작하여 대출 주기를 연장할 수도 있습니다.

회계기록 감정：기록 시스템의 감정 유형은 일반적으로 네 가지로 나뉩니다，개방 감정, 보존기간 감정, 밀집 감정, 폐기 감정 등. 시스템은 사전에 설정된 처리 규칙에 따라 기록 만료를 자동으로 알림하며, 기록 관리자는 감정이 필요한 기록을 한 묶음 선택하여 일괄 처리할 수 있습니다.

회계기록 폐기：감정 절차가 끝나면 시스템은 감정 결과가 무가치한 기록을 자동으로 폐기 대기 보관소로 분류합니다. 기록 관리자는 정기적으로 폐기 작업을 수행하며, 폐기된 기록은 바로 삭제하거나 사전 설정된 규칙에 따라 휴지통으로 이동할 수 있어 일부 기록이 잘못 처리되는 것을 방지합니다.，사용자 기록 정보 자원의 안전을 최대한 보장합니다.

선택Kailing Technology전자회계기록，기록 관리 비용 절감, 기록 데이터 가치 발굴。세금계산서 정보의 자동 인식 및 진위 확인을 지원합니다，원시 증빙과 회계 전표의 데이터 관계를 구축합니다，종이·전자 기록 이중 관리를 제공합니다。귀사가 전자회계기록 시스템을 알아보거나 구축하려 한다면 Kailing Technology로 연락해 주십시오!

베이징 Kailing Technology 유한회사——기업 업무·재무·세무 디지털화 솔루션 서비스 제공업체.

Kailing Technology는 기업 요구에 따라 판매 관리 시스템, 구매 관리 시스템, 매출 발행 시스템, 매입 수취 시스템, 이미지 관리 시스템, 재무 기장 시스템, 전자회계기록, 전면 디지털 전자세금계산서·러치 인터페이스 등 업무의 솔루션을 제공하여 전문적이고 효율적으로 기업 재무·세무 디지털 관리의 전환·업그레이드를 지원합니다.

만약 귀하께서 업무·재무·세무 디지털 전환 관련 필요가 있으시다면, 저희에게 연락해 주시기 바랍니다, 베이징 Kailing Technology가 성심껏 서비스를 제공하겠습니다.