하이즈왕｜체인 매장 증빙 집중 전자화 아카이빙

기업 개요

하이즈왕 아동용품 주식회사는 2012년 설립되어 창업판 상장(301078)되었으며, 0-14세 유아동 및 임산부 가정을 대상으로 원스톱 유아동 상품 유통과 전방위 성장 서비스를 제공하고, 분유, 용품, 식품, 섬유, 완구, 유모차·침대·의자 등의 품목을 취급하며 조기교육, 엔터테인먼트, 보험 등 부가 서비스를 제공합니다. 회사는 온라인으로 온라인 쇼핑몰과 모바일 앱을 운영하고, 오프라인으로 대형 실물 매장을 운영하며, 러유국제와 합산 매장이 이미 천여 개로 확장되어 대형점, 우선점, 정선점 등 다양한 업태를 포괄하고, 등록 회원 규모는 약 1억에 달합니다.

비즈니스 페인 포인트

• 회계 전표와 원본 첨부파일은 현재 종이 형태로 제본 보관되며, 월별 박스 포장, 연도별 캐비닛 보관으로 고정된 창고 자원과 인력을 차지합니다. 종이 기록물은 훼손과 분실 위험이 있으며, 원격지 법인의 기록물 집중 관리 비용이 높습니다
• 공유센터 수기 증빙에 관련된 원본 증빙은 통일 관리가 어렵습니다. 연도·주체를 넘나드는 증빙 열람은 수작업으로 찾아야 하며, 감사나 세무 조사 시 대응 주기가 깁니다
• 증빙과 이에 대응하는 계약, 검수서, 지급 기록 간에 체계적인 연관성이 부족하여 증거 체인이 불완전합니다. 전자회계기록 기록 기준이 시행된 후에는 출력본만 보관하는 것으로는 규정 준수 요건을 충족하지 못하며, 원본 전자 파일의 취득과 보관이 필수 조건이 되었습니다

솔루션

• 전체 주체를 포괄하는 전자회계기록 플랫폼을 구축하여 각 업무 시스템의 전자 전표를 통합 집계, 통합 편목, 통합 보관
• 증빙과 원본 첨부파일의 자동 연관을 실현하여 증빙 한 장을 열람하면 그 모든 지원 자료를 볼 수 있습니다
• 규정에 맞는 보관 및 호출 메커니즘을 구축하여 기록의 열람, 다운로드, 폐기 전 과정에 흔적을 남깁니다
• 최종적으로 기록 관리를 사후 보충에서 업무에 따라 자동 축적으로 전환하여 연도 간 열람과 감사 대응이 더 이상 인력에 의존하지 않습니다
• 또한 기록 호출에 완전한 권한과 이력 추적 메커니즘을 갖추게 하여, 열람, 다운로드, 폐기 전 과정이 추적 가능하게 한다