톈진 쯔야｜그룹 디지털 기록실 구축, 실물·전자 기록 일원화 관리

기업 개요

고객은 톈진 쯔야 순환경제 디지털 서비스 기술 유한회사로, 중국 최대 순환경제 산업단지에 위치합니다. 그룹 사업이 지속적으로 발전하고 문서와 역사 기록 자료가 계속 축적됨에 따라, 기업은 기록의 집중화, 디지털화, 컴플라이언스 관리에 더 높은 요구를 제기하며 규범적이고 추적 가능하며 장기적으로 안정 운영 가능한 그룹 디지털 기록실 구축이 시급합니다.

비즈니스 페인 포인트

• 과거 기록과 문서 자료량이 많고 종이로 분산 보관되어, 검색, 대출, 편찬 효율이 낮고 자료가 쉽게 손상·분실됩니다.
• 문서 기록물은 수작업 집계에 의존하고 OA, 마스터 데이터 등 시스템과 단절되어 보관이 적시에 이루어지지 않고 누락되기 쉽습니다;
• 실물 기록 보관소는 시각화 및 바코드 관리가 부족하여, 창고 재고 조사, 위치 확인, 추적이 어렵고 규정 준수 및 보안 압박이 큽니다.

솔루션

• Kailing Technology는 그룹을 위해 지능형 디지털 기록실을 구축하며 "제도—기반시설—디지털화—시스템—연동" 전 과정을 아우릅니다:
• 그룹이 《디지털 기록실 업무 및 관리 제도》를 제정하도록 지원하고, 기록 캐비닛, 설비 등 기반 소프트웨어·하드웨어를 완비;
• 역사 기록 디지털화 가공과 문서 기록 가공을 완료하고, 기록 디지털 자원을 구축·최적화;
• 지능형 디지털 기록실 시스템 구축——전자기록 전처리(포맷 처리, 기록 사전 생성, 사전 매칭, 디지털 워크벤치), 전자기록 보관소(원본 증빙 보관소, 대용량 처리), 실물기록 보관소(시각화 기록 보관소, 바코드 관리, 창고 관리), 기록 활용(기록 검색, 대출, 문서 열람, 모바일 H5, 기록 편찬), 시스템 관리(권한, 조직 구조, 결재 흐름);
• 마스터 데이터, 싱글 사인온, OA 문서 등 시스템과 연동 개발하여 문서 기록 자동 집계, 결재 흐름 연동을 구현합니다;
• 국산 기반 소프트웨어와 장비를 채택하고, 스마트 기록 고정 선반은 기록 업계 표준(DA/T 시리즈)에 부합하여 시스템의 장기적 안정 운영을 보장하고 검수를 통과합니다.

실현 효과

• 실물 기록과 전자 기록의 통합 관리, 기록 자원의 전면 디지털화, 중앙 집중 통제 가능;
• 문서 기록물은 OA, 마스터 데이터와 연동되어 자동 집계되며, 보관이 적시에 이루어지고 결재 흐름 전 과정이 기록됩니다;
• 기록 검색, 대출, 열람, 편찬이 전면 온라인화되고 모바일에서 언제든 사용 가능하여 활용 효율이 크게 향상;
• 시각화 + 바코드화 실물 창고 관리로 창고 재고조사와 추적이 효율적이며, 규정 준수와 보안이 더욱 보장됩니다.
• 국산화 자주통제 가능, 기록물 업종 표준 부합, 시스템 장기 안정 운영, 최종 검수 통과.