사이야센｜다국적 기업의 중국 사업 매입 증빙 관리

기업 개요

사이야센은 다국적 제조기업의 중국 사업 법인으로, 중국 지역의 생산과 판매 기능을 담당하며 일상 구매는 원자재, 부품, 금형·치공구, 설비 예비품, 외주 가공, 물류 등 여러 라인을 아우르고, 공급업체 구조가 복잡하며 매입 증빙 출처가 분산되어 있습니다.

비즈니스 페인 포인트

• 제조 단계의 구매는 원자재, 부품, 금형·치공구, 설비 예비품, 외주 가공, 물류 등 여러 라인에 분산되어 있으며, 공급업체는 장기 계약의 대형 제조사도 있고 임시 보충 자재의 소규모 공급업체도 있어 전표 유형과 도착 리듬이 각기 다릅니다. 매입 부가가치세 계산서는 현재 직원 지출결의 업로드, 공급업체 이메일 발송, 종이 동봉 우편의 세 가지 경로로 순차 도착하며, 재무는 먼저 전표를 모두 모아 분류하고 한 장씩 시스템에 입력한 뒤 전표면과 업무 전표가 맞는지 수작업으로 대조해야 합니다. 전표 도착 시간과 업무 발생 시간이 어긋나 월말 결산 전에 집중적으로 폭발합니다
• 세금계산서가 무효 처리되었는지, 홍충(취소)되었는지, 이미 중복 환급되었는지는 수작업으로 기록을 뒤져 대조해야 하며 전량을 포괄할 수 없습니다
• 이상 증빙은 인증 단계에서야 드러나는 경우가 많으며, 이때는 이미 대금이 지급되고 업무가 종결되어 회수하기 어렵습니다. 동일 거래에 종이 출력본과 전면 디지털 전자세금계산서 원본 파일이 동시에 존재할 수 있어 중복 회계 반영을 프로세스상 원천 차단하기 어렵습니다
• 세금계산서와 구매발주서, 입고전표의 대응 관계가 수작업 유지에 의존하여 차이 항목을 건별로 역추적해야 하므로 대사 주기가 길어집니다. 중국 금세 4기 이후 세무 대사가 전면 정량화되는 추세여서 매입 부가가치세 계산서의 진실성과 적법성에 문제가 생기면 공제와 비용 계상에 직접 영향을 미쳐 기업이 세무 문의를 받는 빈도가 뚜렷이 증가합니다

솔루션

• 업무, 비용청구, 세무 관리 링크를 연결하여 증빙이 모바일 촬영, 이메일 수취, 스캐너 일괄 입력의 세 진입점에서 들어오면 즉시 인식과 구조화가 완료되어, 수동 수집과 분류 단계를 원천적으로 제거합니다
• 세무서 진위확인, 중복 환급 비교, 발행자 상태 점검, 세금계산서 표면 규정 준수 검증을 자동 연동하여 이상 세금계산서를 인증 이후가 아닌 입장 전에 차단합니다
• 전량 공급업체를 커버하는 매입 리스크 모니터링을 구축하여 발행자 상태 이상, 계산서 적색 수정, 도주·연락 두절 등 상황을 실시간 경고하여 수동적 대응을 능동적 방어로 전환합니다
• 최종적으로 통합 매입 세금계산서 풀을 형성하여 세금계산서, 구매 주문 및 결제 기록 세 가지를 추적 가능하게 하고 전 과정이 중국 금세 4기 감독 요구를 충족합니다
• 또한 업무, 재무, 세무 삼방이 동일한 데이터 세트에서 작업하게 하여, 업무 개시, 재무 심사, 세무 합규가 더 이상 각자 다른 기준을 사용하지 않게 한다