유베이국제물류｜매입·매출 세금계산서 시스템을 업무 시스템과 연동

기업 개요

광저우 유베이 국제물류유한공사는 하이위안 물류의 전액 출자 자회사로, 회사명은 「탁월한 서비스, 가치 배증」에서 따왔으며 「국제무역을 더 간단하게」라는 업계 사명을 계승하여 고객의 공급망 비용을 절감합니다. 서비스는 해운, 항공, 강·철도·해상 복합운송, 물류 방안 설계, 통관·검역과 크로스보더 전자상거래 등을 포함하며, 고객은 가구·조명, 도자기·위생도기, 섬유·의류 등 소비재 무역 기업뿐 아니라 신에너지, 백색가전, 자동차 완성차와 부품, 건설기계 등 첨단 제조 브랜드도 포함합니다. 회사는 18년간 운영하며 전국 주요 항구에 자·분사를 설립했고, 전 세계 80여 개국에 대리 네트워크를 보유하고 있으며, 승인된 1급 국제화물운송대리 기업이자 교통부가 발급한 NVOCC 자격을 보유하고 있습니다.

비즈니스 페인 포인트

• 업무 비용은 운송력 조달, 유류비·통행료, 차량 정비, 창고 하역 및 최종 배송에 집중되며, 협력사에는 대형 운송 기업도 있고 다수의 개인 차주와 소규모 서비스 제공업체도 있어 증빙 출처가 매우 분산되어 있습니다. 매입 부가가치세 계산서는 현재 직원 경비 청구 업로드, 공급업체 이메일 발송, 종이 동봉 우편의 세 가지 경로로 순차 도착하며, 재무는 먼저 계산서를 모두 수집·분류하고 한 장씩 시스템에 입력한 후 수동으로 계산서 내용과 업무 전표가 일치하는지 대조해야 합니다. 증빙 도착 시간과 업무 발생 시간이 분리되어 월말 결산 전에 집중적으로 폭증합니다.
• 세금계산서가 무효 처리되었는지, 홍충(취소)되었는지, 이미 중복 환급되었는지는 수작업으로 기록을 뒤져 대조해야 하며 전량을 포괄할 수 없습니다
• 이상 증빙은 인증 단계에서야 드러나는 경우가 많으며, 이때는 이미 대금이 지급되고 업무가 종결되어 회수하기 어렵습니다. 동일 거래에 종이 출력본과 전면 디지털 전자세금계산서 원본 파일이 동시에 존재할 수 있어 중복 회계 반영을 프로세스상 원천 차단하기 어렵습니다
• 세금계산서와 구매발주서, 입고전표의 대응 관계가 수작업 유지에 의존하여 차이 항목을 건별로 역추적해야 하므로 대사 주기가 길어집니다. 중국 금세 4기의 데이터 기반 세무관리 시행 이후 공급업체 측의 세무 이상이 기업의 매입 부가가치세 계산서 공제로 직접 전파되므로, 실시간 모니터링 수단이 없으면 세무 알림을 수동적으로 받아들일 수밖에 없어 컴플라이언스 압력이 지속적으로 상승합니다

솔루션

• 업무, 비용청구, 세무 관리 링크를 연결하여 증빙이 모바일 촬영, 이메일 수취, 스캐너 일괄 입력의 세 진입점에서 들어오면 즉시 인식과 구조화가 완료되어, 수동 수집과 분류 단계를 원천적으로 제거합니다
• 세무서 진위확인, 중복 환급 비교, 발행자 상태 점검, 세금계산서 표면 규정 준수 검증을 자동 연동하여 이상 세금계산서를 인증 이후가 아닌 입장 전에 차단합니다
• 전량 공급업체를 커버하는 매입 리스크 모니터링을 구축하여 발행자 상태 이상, 계산서 적색 수정, 도주·연락 두절 등 상황을 실시간 경고하여 수동적 대응을 능동적 방어로 전환합니다
• 최종적으로 통합 매입 세금계산서 풀을 형성하여 세금계산서, 구매 주문 및 결제 기록 세 가지를 추적 가능하게 하고 전 과정이 중국 금세 4기 감독 요구를 충족합니다
• 동시에 전표 데이터를 분석 가능한 자산으로 축적하여 공급업체, 프로젝트, 기간별 다차원 통계를 지원하고 향후 공급업체 평가와 원가 관리의 근거를 제공합니다.