스마트 테크 전시｜대량 매입 계산서 전 생애주기 온라인화, 2주 만에 도입

기업 개요

스마트 테크 전시(베이징)그룹주식회사(스마트 전시 그룹)는 2005년 베이징에서 설립되어 2015년 재편을 완료한 국내 규모 선도의 제3세대 전시 종합 서비스 그룹으로, 준롄, 펑황, 중신, 레노버, 홍콩 신세계 등 여러 자본 및 산업 그룹이 직간접적으로 투자했습니다. 업무는 인센티브 관광, 전시·대회 조직, 시장 컨설팅, PR 이벤트 기획 관리, 고급 맞춤 관광, 출장 솔루션 및 보조 시스템 연구개발을 아우르며, 베이징, 상하이, 청두, 광저우(선전)를 중심으로 주변 지역으로 확산하고, 수백 개 다국적 기업 및 단체에 20여 년간 서비스하며 연간 50만 회 이상의 회의를 운영합니다.

비즈니스 페인 포인트

• 세금계산서 수량이 방대하고 유형이 매우 다양하며, 회의 중개업체로서 매월 대량의 매입 세금계산서가 발생하는데, 계산서 종류가 다양하고 출처가 분산되어 있어 수작업으로 집계하고 정리하는 것이 극히 벅찹니다.
• 재무 담당자는 종이 세금계산서를 수동 수집하고 전자 세금계산서를 출력하며 건별로 시스템에 입력하여 검증·인증·기장해야 하여 효율이 낮음
• 대량 세금계산서의 진위와 컴플라이언스가 인력 판단에 의존하고 세금계산서와 구체적 회의 항목의 원가 귀속 매칭이 어려워 프로젝트 원가 산정이 부정확하고 대사 주기가 깁니다

솔루션

• 매입 부가가치세 계산서 관리 시스템을 도입하여 계산서 전 수명주기를 온라인화합니다: 휴대폰 촬영, 스캐너 일괄 스캔, 전자 파일 업로드 등 다양한 수집 방식을 지원하며, OCR이 전표면 정보를 자동 인식합니다
• 세무서 인터페이스에 실시간 연결하여 진위 자동 검증, 중복 상환 차단, 이상 계산서 즉시 경보
• 모든 세금계산서가 집중 저장되고 구매 주문, 비용 항목과 자동으로 연관되어 추적 가능한 매입 데이터베이스를 형성합니다
• 세금계산서 상태가 재무 시스템에 동기화되어 프로젝트, 부서별 다차원 집계와 공제 보고서 자동 생성을 지원합니다
• 종이 세금계산서 이미지 보관, 전면 디지털 전자세금계산서 XML/PDF 원본 파일 자동 보관. 해당 고객은 이듬해 개인 세금계산서 대리발행 클라우드 구독을 추가 구매하여 회의 전문가 용역 시나리오를 커버했습니다

실현 효과

• 세금계산서 수집, 검증, 인증, 아카이빙 전 과정 온라인화, 프로젝트 비용 귀속을 회의 차원별로 정밀 산정, 종이·전자 혼합 아카이빙으로 규정 준수 요건 충족