중국 금세 4기 시행 후, "데이터 기반 세무관리"는 구호에서 매일 발생하는 감사 행위로 변모했습니다. 전면 디지털 전자세금계산서의 전면 확산, 매입 부가가치세 계산서 풀의 실시간 조회 가능, 세금계산서 원본 파일의 강제 아카이빙으로 기업 재무는 갑자기 깨달았습니다. 과거의 "세금계산서를 한 묶음 모아두고, 전표를 붙여 결재 서명을 받고, 월말에 수동으로 장부를 기입하는" 경비 청구 프로세스는 단순히 느린 것이 아니라 언제든 컴플라이언스 레드라인을 밟을 수 있다는 것을.

무종이 비용정산은 많은 기업이 수년간 외쳐왔지만 실제로 실현한 곳은 많지 않습니다. 어려움은 대개 '해야 하는가'가 아니라 '어느 단계부터 시작하고, 각 단계를 어떻게 연결하며, 최종 증빙과 기록이 자동으로 이어질 수 있는가'에 있습니다. 이 글은 Kailing Technology 비용통제 정산 시스템의 제품 방안과 결합하여 직원의 스캔 발급부터 재무의 전표 생성까지 전체 경로를 명확히 설명하고, 중국 금세 4기 아래 무종이 비용정산을 어떻게 실현해야 하는지 살펴봅니다.

1. 먼저 살펴보자: 전통적인 종이 청구는 어디에서 막히는가

비용 통제 비용 청구 시스템 방안을 설명하기 전에 먼저 계산을 해보겠습니다. Kailing Technology의 산정에 따르면 비용 청구서 한 장이 오프라인 종이 프로세스를 완료하려면 대략 다음 단계를 거쳐야 합니다:

• 환급이 필요한 세금계산서를 정리하는 데 약 10분
• 세금계산서와 대조하여 종이 지출 결의서 작성, 약 10분
• 업무 리더 서명 5분, 주관 리더 서명 5분
• 재무 책임자 검토, 약 10분
• 은행 지급 5분, 은행 거래명세 다운로드·매칭 5분
• 수작업으로 용우 U8에서 기장 10분, 증빙 인쇄 제본 5분

보수적으로 추산하면,청구서 한 장이 전체 프로세스를 완료하는 데 약 65분 소요，이것은 '한 번 통과'의 이상적인 경우입니다. 서류를 잘못 작성하여 반려되고 다시 작성하면 시간이 바로 두 배가 됩니다.

문제는 느린 것만이 아닙니다. 종이 프로세스에서는 세금계산서 진위를 육안으로 확인하고, 중복 환급은 장부를 뒤져 확인하고, 규정 준수 검증은 경험에 의존합니다. 중국 금세 4기가 요구하는 "세금계산서 검증·중복 확인, 원본 파일 아카이빙, 세무 장부 잠금" 같은 작업은 순수 수작업으로는 전혀 감당할 수 없습니다.

무종이 비용정산 실현의 목표는 명확합니다. 이 65분을 줄이면서 동시에 컴플라이언스 검증을 절차의 각 단계에 내장하는 것입니다. Kailing Technology의 산정에 따르면 비용정산 절차가 온라인화되면,전표당 예상 소요 시간은 단 9분 컴플라이언스 전제하에 전 과정을 완주할 수 있습니다. 아래에서는 '스캔부터 증빙까지' 순서로 이 링크가 어떻게 구축되는지 단계별로 살펴보겠습니다.

2. 제1단계: 세금계산서 수집——스캔 즉시 입력에서 원본 파일 자동 집계까지

무종이 비용정산의 첫 관문은 계산서가 '들어오고, 또 컴플라이언스'를 충족하게 하는 것입니다. 여기서 가장 중요한 변화는 전면 디지털 전자세금계산서는 원본 파일을 업로드할 필요 없이 스캔만 하면 된다는 점입니다.

재정부 6호 문서 요구사항에 따라 전자계산서를 상환·회계처리할 때 PDF, OFD, XML 세 가지 원본 파일을 반드시 보관해야 합니다. 현실에서 직원이 세 가지 형식을 수동 업로드하게 하면 실행 효과가 매우 떨어집니다. 대부분은 기껏해야 PDF 하나만 업로드합니다. Kailing Technology 비용 통제 상환 시스템의 방식은 시스템이 직원 대신 세무서에서 가져오게 하는 것입니다. 직원은 계산서 QR코드를 스캔하거나 계산서 번호 뒤 4자리만 입력하면, 시스템이 전자세무서 '세무 디지털 계정'에서 PDF, OFD, XML 전체 원본 파일을 자동으로 연계합니다.

수집 채널도 매우 완비되어 있어 직원이 세금계산서를 받는 다양한 실제 상황을 포괄합니다:

• 전면 디지털 전자세금계산서 원클릭 집계：위챗 카드지갑, 알리페이 세금계산서 관리자 동기화, 채팅 기록 속 세금계산서 파일 인식, 이메일 세금계산서 수취, 수동 업로드
• 종이 계산서 촬영 입력：OCR 스마트 인식, 다중 촬영, 전표 부착 인식 및 분할 지원
• QR코드 스캔 즉시 입력：QR코드를 스캔하여 전자세무국에서 원본 파일을 직접 가져와 매년 세금계산서 검증 비용을 절감합니다

OCR 인식의 전표 종류 커버리지도 충분히 넓습니다. 부가가치세 전용/일반 세금계산서, 전면 디지털 전자세금계산서, 자동차/중고차 세금계산서, 기차표, 항공 여정표, 택시 영수증, 통행료 영수증, 정액 세금계산서 등 수십 종의 일반 전표를 자동 분류 및 인식할 수 있습니다.

여기에는 여객운송업 세금계산서에 대한 기발한 아이디어도 있습니다: 시스템이 매일 두 번 기업 세금계산서 풀을 동기화하여 승객 이름에 따라 출장 세금계산서를 해당 직원의 세금계산서 폴더에 직접 귀속시킵니다. 직원은 비용청구 시 바로 선택하면 되고, 더 이상 직접 여정표, 기차표를 업로드할 필요가 없습니다. 수집된 세금계산서는 통일적으로 세금계산서 풀 관리하여 기업 전량 계산서 장부를 형성합니다.

3. 제2단계: 다차원 리스크 검증—규정 준수를 환급 전으로 선행

세금계산서가 풀에 들어갔다고 해서 청구할 수 있는 것은 아닙니다. 중국 금세 4기 아래에서는 "사전 차단"이 "사후 해명"보다 훨씬 중요합니다. Kailing Technology는 수집 단계에서 다차원 위험 검증을 내장하여 부적합한 세금계산서를 문 앞에서 바로 차단합니다:

• 명의 정보 검증：명의, 세금번호, 주소·전화, 은행 계좌의 정확성을 확인하고 납세자 식별번호나 기업명 오타, 세금계산서 오배치로 인한 오류 번호를 모두 찾아냅니다
• 종이·전자 일치성 검증：종이 세금계산서 번호와 전자세무국 데이터의 일치 여부
• 세금계산서 변조 방지：전자세금계산서 서명이 변조되었는지 확인하여 원본 정보 변조를 방지
• 중복 보고 차단：동일한 세금계산서를 여러 번 집계할 때 알림이 표시되고, '이미 입력/이미 경비 처리'에 해당하면 실시간으로 차단하여 근본적으로 중복 경비 처리를 방지합니다.
• 블랙리스트 검증：담배, 월병, 상품권, 오락, 목욕, KTV, 발마사지 등 블랙리스트 상품과 판매자를 자동 식별
• 여객운송 자사 직원 검증：자사 직원이 아닌 운송 세금계산서는 세액 공제가 불가능합니다
• 동일 차량번호 택시 영수증 검증：동일 차량번호의 택시 영수증은 중복 경비 처리가 허용되지 않습니다.

정액 세금계산서도 커버됩니다. 전국 각 성·시의 정액 세금계산서 인식을 지원하고 연번 인식을 지원하며, 시스템에 지방세무서 검증 웹사이트가 내장되어 수동으로 진위를 확인할 수 있습니다. 한마디로, 컴플라이언스는 월말 감사 때 떠올리는 일이 아니라 세금계산서가 시스템에 들어오는 그 순간 완료되는 동작입니다.

4. 3단계: 경비 청구 개시—세금계산서함에서 원클릭으로 전표 생성, 세무 장부 반영 자동 확정

검증 통과한 계산서는 개인 계산서 폴더에 있으며 경비를 시작하면 '체크'만큼 간단해집니다. 직원이 계산서 폴더에서 계산서를 체크하면 시스템이 경비 청구서 자동 생성, 명의·금액·명세가 자동 입력되어 경비청구서와 계산서가 양방향 연관·일대일 대응되어 언제든 추적 가능합니다. 반대로 경비청구서를 먼저 작성한 후 계산서를 연관시키는 것도 가능하며, 두 경로 모두 지원합니다.

경비청구서에 주목할 만한 두 가지 필드가 있습니다:

• 세금계산서 경비청구 내용：세금계산서 내용에 따라 자동 생성되며 업무 수정도 지원합니다. 예를 들어 장싼의 출장 경비청구서는 U8과 연동된 전표 적요가 "출장 경비청구서, 장싼, 숙박비+식비+교통비"로 자동 생성됩니다
• 업무 실제 발생：업무 실제 상황에 따라 수동으로 작성하며, 특수한 경우 이 필드는 정보 숨김 또는 삭제를 지원합니다

간과하기 쉽지만 중국 금세 4기에 특히 중요한 조치:세금계산서로 경비청구를 시작하면 세무 기장 상태가 자동으로 잠깁니다。세무 디지털 계정의 최신 요구사항에 따라, 재무 기장용 세금계산서는 '입장 처리'로 표시하여 세금계산서 상태를 잠그고 발행자의 악의적 홍역(취소)을 방지해야 합니다. 시스템은 자동으로 '입장 완료-기업소득세 세전 공제/불공제'로 표시하며, 입장 취소도 지원합니다.

5. 4단계: 다단계 승인 — 멀티 디바이스 처리, AI 디지털 직원이 자동으로 결재 처리

비용 정산서 제출 후 결재로 들어갑니다. 여기서 핵심 요구는 “결재가 전체 링크를 막지 않게 하는 것”입니다. Kailing Technology 비용 통제 정산 시스템의 결재는 Web 및 모바일 프로세스 맞춤 설정을 지원하며, 결재 메시지는 위챗워크, 딩톡으로 직접 전달되어 결재자가 링크를 클릭하면 처리할 수 있습니다. 결재자는 PC, App, 미니프로그램, 딩톡, 페이수, 위챗워크 어느 쪽에서든 처리할 수 있고, 결재 페이지에서 첨부된 세금계산서를 바로 볼 수 있습니다. 반려 시에는 실제 설정에 따라 발의자 또는 상위 단계로 반려할 수 있습니다.

더 나아가 디지털 직원 지능형 승인：대형 모델이 내부 통제 규칙과 전표 업무 정보를 지능적으로 비교하여 규정 준수 전표는 초 단위로 자동 통과되고, 이상 전표만 수작업 중점 표본 검사로 전환됩니다. 승인 효율과 규정 준수가 동시에 향상됩니다.

육、5단계: 지급 관리——은행·기업 직접연결 자동 지급, 거래명세서 자동 회신

결재 통과 후 지급 단계에 들어갑니다. 이 단계는 '사류일체'(계약 흐름, 인보이스 흐름, 자금 흐름, 화물 흐름)가 폐쇄 루프를 이룰 수 있는지의 관건입니다. 시스템은 두 가지 방식을 지원합니다. 각 주요 은행의 지급 가져오기 형식에 따라 인터넷뱅킹 지급 파일을 내보내 일괄 지급할 수 있고, 은행과 은행-기업 직접연결 연결하여 승인 통과 후 자동으로 지급을 개시하며 출납원이 수동 이체하거나 건별로 인터넷뱅킹에 로그인할 필요가 없습니다.

지급 후,은행 거래명세 실시간 회신 또한 자동으로 경비청구서에 연계되어, 온라인 조회 및 다운로드 가능, 경비청구서, 전표와 자동 대사. 이 단계는 자금 흐름과 전표 흐름을 맞추어, 이후 전자회계기록 '사류일체'의 기초를 다진다. 솔루션에는 실용적 제안도 있다: 차이나머천츠은행의 대외 은행-기업 직접연결 인터페이스는 현재 무료이며, 기업은 우선 차이나머천츠은행에 일반 계좌를 개설하여 직원 경비 지급 전용으로 사용할 수 있다.

칠、6단계: 원클릭 전표 전환——재무 수기 기장 대체

이 단계에 이르러서야 종이 없는 경비 청구의 '진정한 가치'가 드러납니다. 전통적인 프로세스에서 가장 시간이 많이 걸리고 오류가 발생하기 쉬운 수동 기장 단계가 전표 변환 미들웨어로 대체되었습니다.증빙 전환 미들웨어 경비 정산 전표의 필드를 ERP 시스템에 자동 매핑하여 해당 회계 전표를 생성하고, 재무 담당자의 수동 기장을 대체합니다. 시장 주류 재무 소프트웨어와 표준 연동되며 맞춤 개발이 필요 없고 전표 정보 수정을 지원합니다. 예를 들어 경비 정산서 정보가 매핑을 거쳐 용유 U8에서 바로 회계 전표로 생성됩니다.

연동 능력은 주류 재무 시스템을 모두 커버합니다——SAP, Oracle, D365, 용유 NC/U8, 킹디, 인스퍼, 딩지에, 찬지에통, 신중다 등 모두 전표와 장부를 회신할 수 있습니다.

팔, 공제와 아카이빙: 마지막 2킬로미터도 평탄하게

증빙이 생성되었지만, 중국 금세 4기에서 피할 수 없는 두 가지 일이 남아 있습니다: 매입 부가가치세 계산서 공제와 원본 파일 보관입니다.

전용 세금계산서 원클릭 인증 공제：이미 경비처리/장부기입된 세금계산서를 필터링하여 "원클릭 선택"을 클릭하면, 시스템이 전자세무국 "세무 디지털 계정"에 자동 연결하여 매입 부가가치세 계산서 선택을 완료하여, 재무가 전자세무국에 빈번히 로그인하는 번거로움을 생략합니다.

여객운송업 계산서 자동 공제 통계표 생성, 각 계산서 종류별로 공제 공식을 자동 적용:

• 항공 여객 운송 전자 항공권: 매입세액 = (운임+유류할증료) ÷ (1+9%) × 9%
• 철도 차표: 액면금액 ÷(1+9%)×9%
• 도로·수로 등 기타 여객표: 액면금액 ÷（1+3%）×3%
• 교량·수문 통행료: 세금계산서 금액 ÷(1+5%)×5%

전자 아카이빙·4성 검사：6호 문서 요건에 따라 전자세금계산서를 장부에 기입함과 동시에 PDF, OFD, XML 원본 파일을 반드시 보관해야 합니다. 경비청구서, 세금계산서, 전표, 회신 등 원본 자료가 전자회계기록 시스템으로 자동 이전되어 진실성, 완전성, 가용성, 안전성 "4성" 검사를 실행하며, 《회계 기록 관리 방법》에 부합하여 언제든 조회하고 가져올 수 있습니다.

구、자주 묻는 질문(FAQ)

Q: 중국 금세 4기 하에서 기업이 왜 반드시 무종이 정산을 해야 하나요?

A: 중국 금세 4기는 데이터로 세금을 관리하며, 전면 디지털 전자세금계산서가 전면 시행되고, 매입 부가가치세 계산서 풀이 실시간 조회 가능하며, 부가가치세 계산서 원본 파일 보관이 의무화됩니다. 순수 수동 종이 경비정산은 부가가치세 계산서 검증 및 중복 검사, 세무 기장 잠금 및 원본 파일 보관을 완료하기 어려워 컴플라이언스 위험이 높습니다. 비용통제 경비정산 시스템을 도입하면 컴플라이언스 검증을 각 단계에 선행시켜 원천에서 위험을 회피할 수 있습니다.

Q: 전면 디지털 전자세금계산서 비용 청구 시 반드시 PDF, OFD, XML 세 가지 원본 파일을 업로드해야 하나요?

A: 재정부 6호 문서 요구에 따라 전자세금계산서 입장 시 세 가지 원본 파일을 보존해야 합니다. Kailing Technology 비용통제 환급 시스템은 직원이 계산서 QR코드를 스캔하거나 번호 뒤 4자리만 입력하면 시스템이 전자세무국에서 전체 원본 파일을 자동으로 연결하여 보관하므로, 직원이 세 가지 형식을 수동 업로드할 필요가 없습니다.

Q: 비용관리 경비정산 시스템이 재무 수기 기장을 대체할 수 있나요?

A: 가능합니다. 전표 변환 미들웨어를 통해 경비정산서 필드가 ERP 시스템에 자동 매핑되어 회계전표를 생성하고 수동 기장을 대체합니다. 표준 연동은 용유 U8/NC, 킹디, SAP, Oracle 등 주요 재무 소프트웨어를 지원하며 맞춤 개발이 필요 없습니다.

Q: 종이 없는 비용 정산이 도입되면 얼마나 큰 효과가 있나요?

A: 연간 3000건 비용 청구서 기준으로 전표 처리 시간이 약 65분에서 약 9분으로 줄어 연간 약 12.4만 위안의 인건비를 절감하고, 전사 비용 청구 시간과 재무 기장 시간이 약 90% 감소합니다.

Q: Kailing Technology 비용통제 및 경비정산 시스템은 어떤 시스템 연동을 지원합니까?

A: 세금계산서 시스템, 협업 OA, 자금 시스템, 재무 시스템 네 가지 시스템 직접연결을 지원합니다.

중국 금세 4기 하의 무종이 경비 청구는 본질적으로 Kailing Technology가 실천하는 것과 같습니다. 즉, 컴플라이언스 검증, 세무 기장 및 아카이빙을 프로세스의 매 단계에 내재화하여 기업이 더 이상 수작업 보완에 의존하지 않고 시스템 폐쇄 루프의 자기 일관성으로 진정한 실행을 실현하도록 하는 것입니다: https://www.kailingteck.com/feikong/ .

Kailing Technology는 업무·재무·세무 디지털 종합 솔루션 서비스 제공업체로서 각종 기관, 기구, 대중소형 기업에 업무·재무·세무 관리 디지털 전환 제품과 운영 서비스를 제공하며, 제품 라인에는 다음이 포함됩니다:

영업 계약 관리 시스템, 구매 계약 관리 시스템, 전면 디지털 전자세금계산서 러치 인터페이스 프로젝트, 매출 자동 세금계산서 발행 시스템, 역발행 세금계산서 시스템, 개인 세금계산서 대리발행 시스템, 직원 비용 통제 및 상환 시스템, 매입 부가가치세 계산서 관리 시스템, 공급망 협업 대사 시스템, 이미지 AI OCR 인식 시스템, 재무 자동 기장 시스템, 전자회계기록 시스템 등 업무의 솔루션으로 각 분야의 디지털화과정을 전방위적으로 추진합니다.

만약 귀하께서 업무·재무·세무 디지털 전환 관련 필요가 있으시다면, 저희에게 연락해 주시기 바랍니다, 베이징 Kailing Technology가 성심껏 서비스를 제공하겠습니다.

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