Kailing Technology, 후베이 징산경공기계 주식회사 이미지 스캔 및 전자기록 프로젝트 구축 지원

기업 재무 관리 디지털화가 지속적으로 심화되는 배경에서 증빙 이미지의 수집, 인식, 검증 및 장기 보관은 기존의 보조적 업무에서 점차 재무 공유 및 내부 통제 시스템 구축의 기초 단계가 되고 있습니다. 특히 사업 부문이 많고 법인 주체가 많으며 지급 절차가 복잡한 제조업 그룹에게 증빙 데이터와 업무 절차를 진정으로 연동시키는 방법, 증빙량이 지속적으로 증가하는 상황에서 처리 효율과 추적 가능성을 보장하는 방법은 재무 디지털 업그레이드의 중요한 과제가 되었습니다.

최근 베이징 Kailing Technology 유한회사는 후베이 징산 경공 기계 주식회사의 이미지 시스템 구축 프로젝트를 수주했습니다. 이 프로젝트는 기업 지급 프로세스 시나리오를 중심으로 스캔 수집, AI OCR, 진위 검증, 데이터 전송, 상태 회신 및 이미지 아카이빙을 하나로 통합한 전자 이미지 관리 플랫폼을 구축하여 기업의 전표 처리 효율 향상, 재무 검토 및 감사 추적 능력 강화, 전자회계기록 관리 기반 강화를 지원합니다.

1. 고객 기업 소개

후베이 징산 경공기계 주식회사는 1957년에 설립되었고 1998년 선전증권거래소에 상장되었으며, 국내 고급 스마트 완전 세트 장비 분야의 대표 기업 중 하나입니다. 회사는 1974년부터 포장기계 제조 분야에 진출하여 40여 년간 깊이 경작해 왔으며, 현재 태양광 스마트 장비와 포장기계 장비를 핵심으로 하는 업무 구도를 형성하고 일련의 산업 인수를 통해 화동, 화남 등 경제 발달 지역의 산업 배치를 완성했으며, 산하에 다수의 자회사와 생산 기지를 보유하고 있습니다.

비즈니스 규모가 지속적으로 확대됨에 따라 기업은 구매 결제, 비용 정산, 자산 계상, 건설 중 공사 등의 단계에서 대량의 종이 증빙과 이미지 자료를 축적하게 되었습니다. 다산업, 다자회사, 다법인 주체의 경영 구조는 재무 측이 출처가 다르고 세금계산서 종류가 다르며 승인 경로도 다른 대량의 증빙을 동시에 다루어야 함을 의미하며, 전통적인 수작업 입력과 수작업 집계 방식은 이미 관리 요구를 충족하기 어렵습니다. 이를 위해 Jingshan Qingji는 이번 이미지 시스템 구축을 시작했으며, 플랫폼화와 구조화된 기술 수단을 통해 더욱 효율적이고 규범적이며 지속 가능하게 발전하는 증빙 처리 및 전자 보관 체계를 구축하고자 합니다.

2. 프로젝트 배경: 결제 프로세스에서의 증빙 처리 수요 지속 증가

많은 기업과 달리 징산경기의 세금계산서 처리 시나리오는 단일 비용 정산이 아니라 공급업체 지급, 직원 차입, 환불 신청, 자산 계상 정산, 건설 중 공사 계상 정산 및 일상 비용 정산 등 여러 지급 프로세스가 함께 구성한 종합적 체계입니다. 각 프로세스의 개시 부서, 승인 체인 및 세금계산서 요건이 서로 달라 단일 정산 템플릿으로는 포괄하기 어렵습니다. 여기에 기업이 매년 수만 장의 세금계산서를 처리하고 주로 부가가치세 전용 계산서라는 점이 더해져 시스템의 안정성과 처리 효율에 높은 요구가 제기됩니다.

단일 시나리오의 증빙 처리와 비교하여 이러한 종합적인 지급 프로세스는 관리상 몇 가지 전형적인 어려움이 있습니다:

• 핵심 필드가 수동 입력에 의존하여 반복 작업이 많고 오류가 발생하기 쉽습니다;
• 진위 검증과 규범성 검사는 종종 사후에 이루어져, 문제 계산서가 이미 승인 하류로 유통되었을 수 있습니다;
• 동일한 업무의 이미지 파일이 여러 단계, 여러 담당자에게 흩어져 있어, 하위 시스템에서 필요할 때 완전하게 수집하기 어렵습니다;
• 재무 재심사, 대사, 감사 또는 문제 파악 시 특정 과거 프로세스와 연관된 모든 전표 및 처리 기록을 한 번에 전부 조회하기 어려움;
• 전통적인 전자 보관은 대부분 스캔 보관 수준에 머물러 이미지와 업무 데이터 사이에 안정적인 연관 관계가 부족했습니다.

징산경기에게 영상 시스템 구축은 전표 처리 효율 향상의 문제일 뿐만 아니라 재무 내부통제 규범, 자료 추적 가능성, 시스템 간 협업 효율 및 이후 더 많은 경영 주체로의 확산 기반과도 관련됩니다. 따라서 이번 프로젝트의 구축 중점은 단순히 스캔 도구 한 세트를 도입하는 것이 아니라 실제 지급 프로세스 시나리오를 위한 전표 처리 및 전자 보관 플랫폼을 구축하는 것입니다.

3. 프로젝트 총괄 목표: "수집—인식—검증—전송—보관" 일체화 역량 체계 구축

이번 프로젝트는 Kailing 전자 이미지 관리 플랫폼을 기반으로 징산칭지에 로컬 프라이빗 배포 방식의 증빙 이미지 처리 및 전자 아카이빙 플랫폼을 구축합니다. 전체 목표는 주로 다음과 같습니다:

• 지급 프로세스를 중심으로 기업의 기존 OA와 이미지 시스템 사이에 프로세스 일련번호 기반의 강한 연관 메커니즘을 구축합니다;
• 종이 전표의 효율적인 전자화 수집과 전자 세금계산서의 대량 가져오기를 구현합니다;
• 기업 자체 OCR 능력을 호출하여 세금계산서 핵심 필드의 자동 인식과 구조화 추출을 완료합니다;
• 계산서 진위 검증과 규범성 검증을 완료하고, 이상 증빙을 시각적으로 식별;
• 구조화된 전표 정보를 OA로 전송하고, 결제 프로세스의 승인 상태를 회신받습니다;
• 하류 자금 시스템에 거래번호로 전표 자료를 조회하고 열람할 수 있는 표준 인터페이스를 제공합니다;
• 원본 이미지와 인식 결과·검증 결과·처리 기록의 통합 보관과 장기 보존을 실현;
• 플랫폼 로컬 배포와 권한 통제를 완료하여 기업 데이터 보안 요구사항을 충족합니다.

이 플랫폼 구축을 통해 징산칭지의 계산서 관리는 분산된 수동 이관과 사후 대조에서 프로세스를 주선으로 하고 데이터 축적을 핵심으로 하는 일체화 처리 모드로 업그레이드됩니다. 프로젝트 1단계에서는 먼저 그룹 내 한 자회사를 시범 주체로 선정하여 전 과정을 완료하고, 이후 더 많은 경영 주체로 확산하기 위한 표준화된 실행 경험을 축적합니다.

4. 프로젝트 주요 구축 내용

양측이 확인한 구축 방안에 따라, 1단계 구축은 단일 접점 통합, 전표 수집, 전표 처리, 대외 인터페이스, 시스템 지원 및 운영 보장의 6대 기능 영역으로 구분됩니다. 이 구분은 기업의 기존 지급 프로세스 체계와 일치할 뿐만 아니라, 이후 모듈별로 개발과 테스트를 분담 수행하는 데에도 용이합니다.

1. 싱글 사인온 통합 역량을 구축하여 OA와 이미지 시스템의 통합 진입점을 마련

프로젝트는 기업의 기존 OA와 이미지 시스템 사이에 단일 통합 기능을 구축합니다. 사용자가 OA에서 지급류 프로세스를 시작한 후 프로세스 페이지에서 이미지 시스템의 통합 페이지로 단일 이동할 수 있으며 재로그인이 필요 없습니다. 이동 시 프로세스의 핵심 컨텍스트가 함께 전달되어 이미지 시스템이 이를 기반으로 현재 업무를 자동으로 찾아내고 해당 프로세스를 기본 작업 대상으로 고정합니다.

이렇게 하면 사용자는 페이지 진입 즉시 올바른 비즈니스 시나리오에 있게 되고, 이후 수집되는 모든 전표도 자동으로 현재 프로세스에 귀속되어, 전표와 프로세스 대응 관계를 수동으로 유지할 필요가 원천적으로 사라집니다.

2. 증빙 수집 역량 구축으로 종이 및 전자 증빙의 통합 집계 실현

플랫폼은 스캐너를 통한 종이 세금계산서 수집을 지원하고 전자세금계산서 파일 가져오기 및 첨부 업로드도 지원하며 이미지 미리보기 기능을 제공합니다. 동시에 다양한 유형의 수집 장치와 호환되어 다양한 업무 시나리오에서 기업의 증빙 수집 요구에 적응합니다.

수집 능력 외에도 플랫폼은 이미지 자체에 대해서도 명확한 요구 사항을 가지고 있습니다: 이미지 레이어와 텍스트 레이어를 포함하는 이중 레이어 PDF 생성을 지원하고 일반적인 이미지 및 문서 형식과 호환됩니다. 이중 레이어 PDF는 증빙 원본을 그대로 보존하면서 이미지 내용을 검색할 수 있게 하여 재무 증빙의 장기 기록에 통용되는 형식입니다.

3. 기업 자체 OCR 역량 연동, 핵심 필드 구조화 추출 완료

이번 기간 방안은 OCR 교체를 별도로 시행하지 않고, 기업이 이미 배포한 OCR 서비스를 직접 호출하여 세금계산서의 핵심 필드를 자동 인식하고 세금계산서 목록에 인식 결과를 표시합니다.

시스템 안정성과 향후 확장성을 보장하기 위해 OCR 호출은 독립적인 어댑터 계층으로 캡슐화되었으며, 시스템 내부에서 통일된 인식 입출력 모델을 정의하여 상위 비즈니스 모듈이 특정 OCR 서비스 구현에 직접 의존하지 않도록 합니다. 이는 향후 인식 서비스를 조정해야 할 경우 개조 범위를 어댑터 계층 내로 제한할 수 있어 비즈니스 로직과 페이지 기능에 영향을 미치지 않음을 의미합니다.

4. 진위 검증 및 이상 표시 메커니즘을 구축하여 사전 증빙 컴플라이언스 점검

플랫폼은 세금계산서 진위 검증과 규범성 검증을 완료하고, 과거 세금계산서 데이터를 템플릿에 따라 일괄 가져오기를 지원하며, 경비 청구 입력 세금계산서와 비교하고 검증 결과를 정상, 이상 등의 상태로 목록에 직관적으로 표시한다.

식별 이상, 진위확인 이상 또는 규칙 이상이 있는 영수증에 대해 시스템은 시각화 방식으로 표시하고, OCR 인식, 수동 입력, 수동 검토 등 다양한 데이터 출처를 구분하여 이상 출처와 처리 진행 상황을 명확히 보여주어 재무 담당자가 집중적으로 검토할 수 있도록 합니다.

5. 다중 비상 경로를 설계하여 인식 이상 시에도 업무가 중단되지 않도록 보장

영상류 프로젝트에서 흔히 발생하는 문제 중 하나는 검수 단계에서는 원활하게 운영되지만 오픈 후에는 빈번하게 중단된다는 점이며, 그 원인은 대부분 방안이 이상적인 경로만 설계했기 때문입니다. 인식 서비스가 타임아웃되거나 이상이 발생하거나 반환 결과를 그대로 신뢰할 수 없게 되면 운영 화면에는 다음 단계로 진행할 방법이 없어 업무 프로세스가 멈추게 됩니다.

본 프로젝트는 요구 단계에서 예외 경로를 필수 요구로 설정했습니다. 정상 식별 경로 외에도 플랫폼은 세 가지 비상 처리 경로를 제공합니다: 첫째, 수동 입력 보완으로 식별 서비스를 사용할 수 없거나 결과를 직접 채택할 수 없을 때 사용자가 증빙 정보를 수동으로 보완 입력하고 첨부파일 업로드 기능을 유지할 수 있도록 허용합니다; 둘째, 선바인딩 후보완으로 식별 서비스가 일시적으로 이상하지만 업무를 계속 진행해야 할 때 첨부파일을 먼저 업로드하고 프로세스와 바인딩을 완료한 후 서비스 복구 후 식별을 보완하거나 수동으로 보완 입력할 수 있도록 허용합니다; 셋째, 수동 검토 작업 풀로 신뢰도가 낮거나 필드 충돌이 있는 식별 결과에 대해 검토 대기 작업을 생성하고 지정된 담당자가 수정한 후 처리를 계속합니다.

방안 약정에 따라, 위의 어느 경로도 페이지 사용 불가 또는 프로세스 중단을 초래해서는 안 되며, 페이지는 명확한 수동 입력 진입점과 예외 안내를 제공해야 하고, 오픈 전 반드시 검증해야 하는 시나리오로 테스트 범위에 포함되어야 합니다.

6. 대외 인터페이스 체계 구축으로 푸시, 회신 및 하류 조회 실현

대외 인터페이스는 본 프로젝트의 핵심 구성 요소입니다. 이미지 시스템은 OA로부터의 단일 로그인 점프 요청 동기 처리, OA로의 세금계산서 데이터 푸시, 그리고 OA로부터의 승인 상태 회신을 처리해야 합니다. 규칙에 부합하는 세금계산서는 사용자가 페이지에서 주도적으로 OA로 푸시하여 후속 승인 프로세스에 사용됩니다. 지급 프로세스의 승인 상태는 인터페이스를 통해 이미지 시스템에 회신되어 세금계산서 상태가 업무 처리 진행 상황을 반영할 수 있게 합니다.

다운스트림 방향에서 플랫폼은 자금 시스템에 표준 자료 조회 인터페이스를 제공하며, 거래번호로 관련 전표와 첨부파일 집합을 조회할 수 있도록 지원합니다. 인터페이스는 전반적으로 표준화와 필드 명명 안정화 원칙을 따르고 공식 인터페이스 문서를 갖추며, Kailing Technology가 고객 요구를 통합 접수하고 디버깅과 최적화의 전 과정 폐쇄 루프를 완성합니다.

7. 프라이빗 배포 및 운영 환경 보장을 시행하여 데이터 보안 요구 충족

재무 계산서와 경비 정산 자료의 민감성을 고려하여, 본 프로젝트는 로컬 프라이빗 배포 방식을 채택하며, 시스템은 기업이 지정한 서버 환경에 배포되고 전용 채널을 통해 프로젝트 구현에 안전한 접속을 제공하며, 출시 후에는 인가된 사용자와 인가된 시스템에만 해당 기능을 개방합니다.

플랫폼은 보안 및 기록 관리 측면에서도 명확한 요건을 제시했습니다. 검증, 전자 워터마크 등의 기술 수단으로 원본 이미지 파일의 변조 불가를 보장하고 주요 작업 로그를 기록합니다. 권한은 단일 증빙의 조회, 다운로드, 인쇄까지 세분화할 수 있으며 역할, 부서, 프로젝트 다차원 설정을 지원합니다. 저장은 온라인, 니어라인, 아카이빙을 결합한 계층 전략을 채택하고 수평 확장 능력을 미리 확보하여 회계 기록 보존 기한 규정을 준수하고 향후 그룹화 배포를 지원합니다.

5. 프로젝트 기대 가치

프로젝트 완료 후 징산칭지(Jingshan Qingji)에 다양한 관리 개선을 가져올 것입니다.

먼저, 전표 처리 효율의 향상입니다. 기존에 인력에 의존하던 입력, 대조 및 집계 작업의 대량이 시스템에 의해 자동으로 완료됩니다. 사용자는 OA 단일 지점에서 통합 페이지로 진입하여 수집, 인식, 검증 및 전송을 완료할 수 있어 여러 페이지를 오갈 필요 없이 단일 프로세스의 전표 처리 시간을 효과적으로 단축할 수 있습니다.

다음으로, 재무 검토 및 감사 추적 능력의 강화입니다. 시스템은 일련번호를 유일한 연관 식별자로 사용하여 프로세스, 전표, 연관 관계, 검증 결과, 처리 로그 및 이미지 파일 등의 데이터를 완전하게 보존하며, 재무 담당자는 검토, 대사, 감사 또는 문제 파악 시 과거 일련번호로 연관 전표와 처리 기록을 한 번에 전부 조회할 수 있어 규범적인 과정 흔적과 완전한 감사 증거 체인을 형성합니다.

세 번째, 업무 연속성의 보장입니다. 수동 입력, 선바인딩 후 보완 입력, 수동 검수의 세 가지 비상 경로를 통해 시스템은 인식 서비스 이상 시에도 업무를 계속 처리할 수 있어, 단일 기술단계의 장애로 결제 프로세스 전체가 정체되는 것을 방지합니다. 이는 월말 결제 성수기에 특히 중요합니다.

네 번째는 데이터 보안과 내부 통제 가능성의 강화이다. 로컬 프라이빗 배포, 인터페이스 인증, 세분화된 권한 제어 및 주요 작업 로그 기록을 통해 기업은 자동화 수준을 높이면서도 데이터 경계와 처리 환경을 확고히 장악할 수 있다.

다섯째, 향후 확장을 위한 기반을 마련합니다. 시스템은 구성화, 인터페이스화, 모듈화 측면에서 확장 공간을 남겨두었고, 인식 능력은 인터페이스 방식으로 접속되며 데이터 모델은 다중 주체 확장 능력을 미리 마련해 두어 향후 서비스 조정과 다중 주체 확산에 낮은 개조 비용을 갖추게 합니다.

육、프로젝트 시행 및 보장

프로젝트 시작 후 Kailing Technology는 먼저 업무 조사를 완료하고, 고객과 함께 프로젝트 청사진과 요구 사양을 확인하여 기능, 인터페이스, 데이터, 환경 등 각 요구를 하나씩 실행 가능하고 검증 가능한 구축 기준선으로 확정하여, 시행 과정에서 기준 변화로 인한 재작업을 방지합니다.

구축 단계는 플랫폼 프라이빗 배포·단일 로그인 통합·OA 측 기능 개발과 페이지 임베딩·인터페이스 개발과 연동 작업을 포함하며, 핵심 업무 경로를 중심으로 테스트와 검수를 진행하여 단일 인터페이스 가용성만 확인하는 것이 아니라 흐름 개시·세금계산서 수집 바인딩·푸시 회신부터 다운스트림 조회까지 전 경로 폐쇄 루프를 중점 검증한다.출시 전 Kailing Technology는 제품 교육과 문서 납품을 제공하고,출시 후에도 운영·기술 지원 서비스를 지속 제공하여 시스템 안정 운영을 보장한다.

징산경공기계 이미지 시스템 구축 프로젝트는 제조업 그룹의 전표 관리가 이미지화에서 프로세스화, 구조화, 추적 가능화로 업그레이드되는 대표적 실천 사례입니다. Kailing Technology의 솔루션은 전자 이미지 관리 플랫폼을 기반으로, 프로세스 일련번호 강한 연관성을 주선으로, 스캔 수집·OCR 인식·진위 검증·푸시 회신·전자 보관을 핵심 역량 체인으로, 로컬 프라이빗 배포와 다중 비상 경로를 보장으로 삼아 전표 전 수명주기를 아우르는 처리 및 보관 체계를 구축했습니다.

프로젝트 추진 시행에 따라, 징산 경기는 지급 절차에서의 증빙 처리 효율, 재무 검토 규범성과 아카이브 추적 능력을 더욱 향상시키고, 향후 더 많은 경영 주체로의 확산을 위한 재사용 가능한 시행 경험을 축적할 것입니다. 프로젝트 수행사로서 Kailing Technology도 지능형 인식, 전자 이미지 관리 및 엔터프라이즈급 프라이빗 배포 분야의 능력 우위를 계속 발휘하여 더 많은 기업이 고품질 디지털 업그레이드를 실현하도록 지원할 것입니다.

참고: 본문 일부 삽화는 징산칭지 공식 홈페이지에서 가져왔으며, 이미지는 본문 설명 목적으로만 사용됩니다. 저작권은 콘텐츠 출처 측에 있습니다. 저작권 문제나 이미지 사용에 이의가 있으시면 즉시 저희에게 연락해 주시기 바라며, 저희가 최우선으로 처리하겠습니다.

Kailing Technology는 업무·재무·세무 디지털 종합 솔루션 서비스 제공업체로서 각종 기관, 기구, 대중소형 기업에 업무·재무·세무 관리 디지털 전환 제품과 운영 서비스를 제공하며, 제품 라인에는 다음이 포함됩니다:

영업 계약 관리 시스템, 구매 계약 관리 시스템, 전면 디지털 전자세금계산서 러치 인터페이스 프로젝트, 매출 자동 세금계산서 발행 시스템, 역발행 세금계산서 시스템, 개인 세금계산서 대리발행 시스템, 직원 비용 통제 및 상환 시스템, 매입 부가가치세 계산서 관리 시스템, 공급망 협업 대사 시스템, 이미지 AI OCR 인식 시스템, 재무 자동 기장 시스템, 전자회계기록 시스템 등 업무의 솔루션으로 각 분야의 디지털화과정을 전방위적으로 추진합니다.

만약 귀하께서 업무·재무·세무 디지털 전환 관련 필요가 있으시다면, 저희에게 연락해 주시기 바랍니다, 베이징 Kailing Technology가 성심껏 서비스를 제공하겠습니다.