공급업체 대사 프로세스 5단계 폐쇄 루프, 월말 불일치와 작별하기

공급업체 대사 프로세스 5단계 폐쇄 루프, 월말 불일치와 작별하기

공급업체 대사는 월말에 두 총액을 일치시키는 것이 아니라, 모든 정산 대기 업무가 다섯 가지 질문에 답할 수 있게 하는 것입니다. 원본 서류는 어디에 있는가, 주문과 입고 및 계산서는 어떻게 연관되는가, 차이는 누가 처리하는가, 지급 근거는 충분한가, 사후에 복원할 수 있는가. 실행 가능한 프로세스는 서류 취합, 관계 매칭, 차이 협업, 계산서·대금 대조, 기록 보관·회고입니다.

대사가 반복되는 것은 보통 요약표 한 장이 부족해서가 아니라, 구매 주문, 입고 검수, 반품, 공급업체 정산서, 계산서 및 지급 신청이 서로 다른 시스템과 커뮤니케이션 도구에 분산되어 있기 때문입니다. 재무는 계산서를 보지만 입고를 찾을 수 없고, 구매는 입고를 확인했지만 가격 조정이 흔적을 남기지 않았으며, 공급업체는 자신의 기준으로 대금 지급을 재촉합니다. 문제를 해결하려면 먼저 증거와 상태를 통일한 후 자동화를 논의해야 합니다.

▍1단계: 서류 취합, 원본 서류를 먼저 보존한 후 필드 통일

구매 주문 및 변경 기록, 배송 또는 물류 정보, 입고·창고 반입, 품질 검수, 반품서, 공급업체 정산서, 계산서, 지급 신청 및 영수증을 포함할 것을 권장합니다. 취합 시 원본 파일과 출처 정보를 보존한 후, 공급업체 코드, 주문번호, 자재 또는 서비스 항목, 수량 단위, 부가세 포함 금액, 세액, 업무 일자 및 상태를 통일합니다.

OCR은 종이 또는 이미지 서류의 필드 추출을 보조할 수 있지만, 인식 결과는 규칙이나 인력의 검토가 필요하며 '인식 완료'를 곧바로 장부 반영으로 간주할 수 없습니다. Kailing Technology는 프로젝트별로 AI OCR, 매입 부가가치세 계산서 관리 및 시스템 통합 역량을 제공할 수 있으며, 구체적인 데이터 출처, 계산서 종류, 권한 및 인터페이스 범위는 구현 전에 확인해야 합니다.

▍2단계: 관계 매칭, 행 단위로 주문, 입고 및 계산서 대조

매칭은 월간 총액만 비교해서는 안 됩니다. 먼저 주문번호, 자재 또는 서비스, 수량, 단가 및 업무 일자로 행 단위 관계를 구축한 후, 부가세 포함 금액, 세액 및 적자(마이너스) 또는 반품 영향을 대조해야 합니다. 출력은 최소한 일치 항목, 차이 항목, 미완료 항목으로 구분하며, 미완료 항목은 입고 후 계산서 미도착, 계산서 도착 후 입고 미완료, 반품 후 미상계 등 상태로 구분해야 합니다.

중국 국가세무총국 공고 2024년 제11호는 전면 디지털 전자세금계산서 정보가 세무 디지털 계좌 등을 통해 유통될 수 있음을 명확히 합니다. 기업은 계산서 데이터를 취득한 후에도 실제 구매, 검수 및 지급 기록과 대조해야 하며, 계산서 한 장으로 업무 진실성과 승인 증거를 대체할 수 없습니다.

▍3단계: 차이 협업, 분류, 책임 지정, 증거 보존, 종결

차이는 수량, 가격, 세액, 기간, 중복, 반품 및 단위 환산 등의 범주로 처리해야 합니다. 수량 차이는 입고, 검수 및 반품을 확인하고, 가격 차이는 계약, 할인 및 가격 조정 승인을 확인하며, 세액 차이는 계산서 종류, 항목 및 적자(마이너스) 처리를 확인하고, 기간 차이는 당기와 차기 책임을 명확히 합니다. 각 차이 범주에 책임자, 처리 조치, 마감 시간 및 종결 증거를 설정합니다.

종결 기준은 상태를 녹색으로 바꾸는 것이 아니라, 원인을 설명할 수 있고, 영향을 계산할 수 있으며, 책임을 추적할 수 있고, 증거를 다시 볼 수 있는 것입니다. 시스템 규칙은 이상을 알릴 수 있지만, 계약 해석, 화물 검수 및 회계 판단은 해당 직무의 확인이 여전히 필요합니다.

▍4단계: 계산서·대금 대조, 지급 전 4가지 확인 완료

지급 전 최소한 공급업체 주체와 수금 계좌, 검수 완료 금액, 정산 가능한 계산서 및 세액, 차이 종결 또는 임시 보류 근거를 확인해야 합니다. 선급금, 분할 지급, 품질보증금 및 부분 입고의 경우 계약 단계와 이번 지급 범위를 별도로 명시해야 합니다. 지급 지시, 재검토, 영수증 수취 및 회계 처리는 기업 자금 제도와 은행 측 보안 요구사항을 따라야 합니다.

재정부 기업 내부통제 지침은 기업이 실제에 맞춰 구매, 검수, 지급 등 단계의 직무와 승인 절차를 명확히 하고 상호 겸직 불가 직무 분리에 유의할 것을 요구합니다. Kailing Technology의 비용 관리, 세금계산서, 자금 관련 기능은 프로젝트와 기존 시스템에 연계할 수 있으며, 특정 은행, 계좌 또는 자동 전표 생성 지원 여부는 인터페이스와 연동 검수 결과를 기준으로 합니다.

▍5단계: 기록 보관 및 회고, 미완료 항목이 결산과 함께 사라져서는 안 됩니다

매 기간 마감 후에는 대사 확인, 차이 처리, 세금계산서, 승인, 지급 회신을 검색 가능한 관계로 구축하고, 미결 항목은 다음 기간으로 이월하여 지속적으로 추적해야 합니다. 리뷰에서는 빈도가 높은 차이 거래처, 장기 미결 항목, 반복 반려 원인, 규칙 실효 지점에 주목하여 사실에 근거해 구매 및 결제 프로세스를 개선합니다.

재정 회계〔2020〕6호는 전자회계증빙을 비용 청구·장부 기입·보관에 사용할 때 출처가 합법적이고 진실해야 하며, 시스템이 전자증빙 및 메타데이터를 정확하고 완전하게 판독할 수 있어야 하고, 필요한 심사·서명 절차를 설정하고 중복 장부 기입을 방지해야 한다고 요구합니다. 인쇄본이나 스캔 이미지만 보관하는 것은 당연히 완전하고 규정에 맞는 전자 보관과 같지 않습니다.

▍검수 시 이 다섯 가지 질문을 하세요

임의의 지급 1건에 대해 원 주문과 검수를 찾을 수 있는가? 임의의 계산서 1행에 대해 대응 업무를 설명할 수 있는가? 임의의 차이 1건에 대해 책임자와 종결 증거를 볼 수 있는가? 임의의 미완료 항목 1건을 다음 기간에 계속 추적할 수 있는가? 임의의 전자증빙 1건에 대해 원본 파일, 메타데이터 및 심사·서명 기록을 판독할 수 있는가? 다섯 가지 질문에 모두 답할 수 있어야 폐쇄 루프가 형성된 것입니다.

공식 근거:기업 내부통제 부속 지침、국가세무총국 공고 2024년 제11호、재회〔2020〕6호。

Kailing Technology의 계산서, 비용관리 및 전자 기록보관 솔루션 알아보기: www.kailingteck.com .

Kailing Technology 소개

Kailing Technology는 국가급 첨단기술 기업으로서 기업 업무·재무·세무와 경영관리의 디지털 지능화에 집중하며, 각종 기관, 기구, 그룹형 기업 및 중소·영세 기업에 소프트웨어 제품, 시스템 통합, 구축 전달 및 운영 서비스를 제공합니다.

회사는 현재 10대 핵심 제품 라인을 형성했습니다: AI 디지털 직원 시스템, 기업 비용 통제 관리 시스템, 고객 관계 관리 시스템, 역발행 세금계산서 관리 시스템, 개인 세금계산서 관리 시스템, 전자회계기록 관리 시스템, 세무 수전 러치 시스템, 세무 세금계산서 관리 시스템, 그룹 세무 신고 시스템, AI OCR 인식 시스템을 포함하며, 기업의 업무, 재무, 세무, 자금 및 기록물 데이터를 연결하여 고객의 운영 효율, 업무·재무·세무 컴플라이언스 역량 및 디지털 관리 수준을 향상시키는 데 전념하고 있습니다.

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