Kailing Technology, 펠리오의 전자회계기록 시스템 구축 지원으로 아웃도어 의류 체인업의 업무·재무·기록 통합 연결망 확보

직영 매장 한 곳이 비용 정산을 제출하면 본사가 판웨이 OA에서 승인을 완료하고, SAP가 회계 전표를 생성하며, 세금계산서, 첨부파일, 업무 전표가 최종적으로 재무 기록에 편입됩니다. 빠르게 성장하는 체인 소매 기업에게 이 연결망은 매일 반복됩니다. 실제로 관리 효율에 영향을 미치는 것은 특정 전표 하나가 아니라, 전표가 형성된 이후 그에 대응하는 승인 과정, 구매 주문, 판매 납품, 원본 첨부파일을 신속히 찾을 수 있는지 여부입니다.

최근 베이징 카이링 테크놀로지 유한회사가 고성능 아웃도어 라이프스타일 브랜드 PELLIOT 펠리오의 전자회계기록 시스템 구축을 지원했습니다. 시스템은 기업 자체 환경에 프라이빗 배포되어 기존 업무 전표와 대사 규칙을 중심으로 팬웨이 OA, SAP 및 전자기록 관리를 연계하여 증빙, 업무 전표 및 첨부 파일이 동일한 체계에서 집중 성책되고 연관 조회되도록 하여 펠리오 체인 소매 업무의 지속적 확장을 위한 업무·재무·기록 일체화 기반을 다졌습니다.

PELLIOT 펠리오는 2012년 설립되었으며, 운영 주체는 분보 자연 아웃도어 스포츠 그룹 주식회사이고 본사는 베이징에 있습니다. 브랜드는 고성능 아웃도어 의류 및 장비에 집중하며 트레킹, 등산, 캠핑 등 다양한 아웃도어 시나리오를 지속적으로 서비스하고 있습니다. 국가 고신기술기업, 전정특신기업으로서 그룹 임직원 규모는 이미 천여 명에 달하며, 화북, 화남, 화동 지역에 백여 개 직영 매장을 운영하고 있습니다.

온라인과 오프라인 다채널 소매가 병행됨에 따라 매장 수, 업무 유형 및 기록 주체가 지속적으로 증가하고, 비용 정산, 구매, 판매 납품 및 자산 관리 등의 전표도 함께 늘어납니다. 기존 업무 습관을 바꾸지 않으면서 프로세스 시스템, 재무 시스템 및 종이 기록에 흩어져 있는 자료를 동일한 업무 체인으로 되돌리는 것이 펠리오의 그룹 재무 관리 정밀도 향상을 위한 중요한 단계가 되었습니다.

1. OA, SAP와 종이 기록 연결

기존 업무 환경에서 판웨이 OA는 정산, 차입, 지급 등 승인 프로세스를 담당하고, SAP는 재무 회계, 구매 주문, 판매 납품 등 핵심 데이터를 담당하며, 회계 기록은 주로 종이 자료였습니다. 세 단계가 각자 본연의 업무를 완수했지만, 전표, 원본 전표, 첨부파일이 자연스럽게 동일한 조회 진입점으로 모이지는 않았습니다.

재무 담당자가 특정 업무를 다시 조회해야 할 때, 흔히 먼저 SAP에서 전표를 찾고, 다시 OA에 들어가 승인 기록을 추적하며, 필요하면 종이 첨부파일까지 뒤져야 합니다. 매장과 기록 주체가 늘어남에 따라 이러한 시스템 간·매체 간 수작업 연결은 조회 경로를 늘릴 뿐 아니라, 종이 기록의 정리, 편철, 보관, 열람에도 더 큰 부담을 줍니다. 펠리오에게 필요한 것은 고립된 시스템을 하나 더 추가하는 것이 아니라, 기존 업무와 재무 데이터를 연속적이고 명확하며 추적 가능한 전자 기록 체계로 실질적으로 조직하는 것입니다.

2. 기존 전표 유지, 전자 기록 통합

전자 기록 구축이 기업이 이미 운영 중인 업무 체계를 뒤집는 것을 의미하지는 않습니다. Kailing Technology는 펠리오의 기존 전표에서 출발하여 개인 차입 신청, 출장비 정산, 법인 선지급 등 업무 전표를 전자 기록에 포함시키며, 별도의 낯선 목록을 만들지 않고 업무 부서에 새로운 전표 언어에 다시 적응하도록 요구하지도 않습니다.

각 유형의 전표는 펠리오의 기존 정형 템플릿에 따라 표시되며, 필드, 구역 및 레이아웃은 가능한 한 오프라인 전표와 일치하게 유지됩니다. 재무 담당자가 전자회계기록을 열면 여전히 익숙한 업무 구조를 보게 되며, 시스템은 백그라운드에서 분류, 집계 및 성책을 완료합니다. Kailing Technology는 제품 역량으로 고객의 기존 관리 방식을 수용하여 디지털 전환이 기능 목록에 머무르지 않고 실제 워크플로에 자리 잡도록 합니다.

3. 전표와 업무 전표 자동 연계

통합 기록은 "자료를 어디에 두는가"의 문제를 해결하고, 자동 연결은 "이 자료가 어느 거래에 속하는가"를 추가로 답합니다. 펠리오의 재무 및 소매 업무 시나리오를 중심으로 카이링 테크놀로지는 약 50개의 대사 규칙을 구축하여 회계 증빙을 OA 승인 프로세스, SAP 구매 주문, 판매 납품서 및 원본 첨부 파일과 자동으로 연결합니다.

재무 담당자가 증빙 하나를 클릭하면 연관 관계를 따라 승인부터 거래, 업무 전표부터 원본 첨부 파일까지의 전체 체인을 볼 수 있습니다. 원래 서로 다른 시스템과 매체에 흩어져 있던 자료는 이로써 관통 가능하고 재검토 가능한 증거 체인으로 조직됩니다. 체인 소매 기업에게 이는 일상 열람 경로를 단축할 뿐만 아니라 본사 재무가 증빙 뒤의 업무 발생 과정을 더 직관적으로 이해할 수 있게 합니다.

4. 다중 주체 기록 통합 관리

체인 소매 기업의 기록 관리는 본사의 통일된 규범을 충족하면서도 서로 다른 기록 주체의 업무 경계에 적응해야 합니다. Kailing Technology 전자회계기록 시스템은 그룹 산하 여러 기록 주체의 통합 관리를 지원하며, 동일 플랫폼에서 주체별로 기록, 권한 및 열람 범위를 구성하여 그룹 관점과 주체 관점을 명확히 전환할 수 있습니다.

펠리오가 이후 기록 주체를 추가할 때, 이미 축적된 템플릿과 규칙을 그대로 활용하여 연동을 완료할 수 있습니다. 표준을 다시 구축할 필요도, 관리 방식을 처음부터 맞출 필요도 없습니다. '통합 기반, 주체별 관리, 표준에 따른 확장'을 통해 시스템은 조직과 업무 변화를 더 잘 따라가며, 그룹 경영을 위한 지속적 성장 공간을 확보합니다.

5. 프라이빗 배포와 지능형 인식

본 프로젝트는 프라이빗 배포 방식을 채택하여 전자회계기록 시스템이 펠리오의 자체 환경에서 운영되며, 핵심 업무 데이터와 기록 자료는 기업 내부에 보관됩니다. 권한 제어, 분류 관리 및 지속적인 운영 지원을 결합하여 그룹은 기존 IT 거버넌스 프레임워크 아래에서 전자기록 적용을 추진하고 데이터 보안, 관리 규범 및 일상 사용을 더 잘 조화시킬 수 있습니다.

프로젝트는 동시에 Kailing Technology OCR 대형 모델 문서 지능 인식 역량을 도입하여 스캔본, 이미지 자료 및 구조화 정보가 전자기록에 진입하도록 지능형 지원을 제공합니다. Kailing Technology 구축 팀은 방안 설계, 시스템 배포, 인터페이스 연동 테스트, 규칙 구성, 사용자 교육 및 구축 지원을 협력하며 추진하여 약 3개월에 걸쳐 프로젝트를 완료함으로써 제품 역량이 펠리오가 지속적으로 사용할 수 있는 관리 도구로 실제 전환되도록 했습니다.

전표 정리부터 대사 규칙, 시스템 통합부터 프라이빗 환경 배포까지, 이번 프로젝트는 전자회계기록 분야에서 Kailing Technology의 종합적인 수행 역량을 보여줍니다. 재무 규정 준수와 기록 관리 요구를 이해할 뿐 아니라 기업의 기존 프로세스에 깊이 들어가, 구성 가능한 제품 기반과 전문적인 구축 서비스로 복잡한 업무를 구현합니다.

6. 전표, 전표, 첨부파일 통합 열람

시스템 구축 후 증빙, 업무 전표 및 첨부 파일이 하나의 시스템에서 집중 성책되고, 기록 주체, 업무 유형 등의 차원에 따라 언제든지 열람할 수 있습니다. 과거에 OA, SAP 및 종이 기록을 넘나들며 항목별로 찾아야 했던 자료를 이제는 하나의 증빙을 따라 신속히 펼쳐볼 수 있으며, 재무 조회는 더 이상 회계 결과만 보는 것이 아니라 업무가 발생한 전체 과정으로 돌아갈 수 있습니다.

펠리오에게 전자회계기록 시스템은 종이 기록의 디지털 전환을 이어받았을 뿐 아니라, 체인 소매 네트워크의 지속적 확장을 위해 통합되고 안정적이며 복제 가능한 기록 기반을 마련했습니다. Kailing Technology에게 이 프로젝트는 고객 업무를 중심으로, 시스템 통합을 경로로, 규정 준수와 보안을 기반으로 하는 전자 기록 구축 역량을 다시 한번 검증했습니다.

앞으로 Kailing Technology는 그룹형 기업과 체인 소매 시나리오를 지속적으로 심화하며, 재무 데이터, 업무 전표 및 전자회계기록의 연계를 중심으로 더 많은 기업에 제품, 구축부터 지속 서비스까지 일체형 지원을 제공하여 모든 증빙이 업무의 출처를 찾을 수 있게 하고, 모든 기록이 필요할 때 신속히 가치를 발휘할 수 있게 할 것입니다.

Kailing Technology 소개

Kailing Technology는 국가급 첨단기술 기업으로서 기업 업무·재무·세무와 경영관리의 디지털 지능화에 집중하며, 각종 기관, 기구, 그룹형 기업 및 중소·영세 기업에 소프트웨어 제품, 시스템 통합, 구축 전달 및 운영 서비스를 제공합니다.

회사는 현재 10대 핵심 제품 라인을 형성했습니다: AI 디지털 직원 시스템, 기업 비용 통제 관리 시스템, 고객 관계 관리 시스템, 역발행 세금계산서 관리 시스템, 개인 세금계산서 관리 시스템, 전자회계기록 관리 시스템, 세무 수전 러치 시스템, 세무 세금계산서 관리 시스템, 그룹 세무 신고 시스템, AI OCR 인식 시스템을 포함하며, 기업의 업무, 재무, 세무, 자금 및 기록물 데이터를 연결하여 고객의 운영 효율, 업무·재무·세무 컴플라이언스 역량 및 디지털 관리 수준을 향상시키는 데 전념하고 있습니다.

참고: 본문의 일부 이미지는 펠리오(PELLIOT) 매장 스크린샷과 현장 촬영본에서 가져왔으며, 나머지 이미지는 AI로 생성되었습니다. 이미지와 텍스트 내용은 사례 설명에만 사용되며, 저작권은 원 권리자에게 있습니다.