数电发票全流程管理｜数电发票如何报销、入账、归档？

随着数电发票持续推广，企业接收的数电发票越来越多，而数电发票如何报销、入账、归档，成为当下企业亟待突破的难题。

①获取和存储

企业可通过邮箱、税务局网站等渠道，获取数电发票数字签名的XML数字文件；票据存储，对于具备财务数字化系统或档案管理系统的企业，仅需将接收的数电发票存储到发票池即可。对于无报账系统支撑的单位，需要员工手工下载至本地存储。

②文件验签、发票验真

获取数电发票后，需进行查重验真，确保真实可用。通过查验的发票，才能报销入账，同时企业需记录发票的验真、验签信息。

③解析数电发票的XML文档

相较于调用财政部提供的电子工具包去解析数电发票的XML文件，企业如果拥有一套财务数字化系统会更便捷、更系统，自动化程度会更高。系统解析的数电发票XML文件可自动存入发票池。

④抵扣和记录

以数电发票的增值税专用发票为例，一般分两种情况讨论：一是发票的抵扣，数电发票关联的业务入账后，依据税务总局的要求进行抵扣处理，抵扣确认之后保存到发票池，记录发票的抵扣信息；二是进项转出，发票进行抵扣之后，如果发票用途转变，企业需要进行进项转出处理，将发票转出的信息记录到发票池。

⑤资金支付

对于需要付款的业务，可由资金系统业务处理审批后，完成资金支付。

⑥会计记账

根据报销业务信息、数电发票的电子凭证信息，以及数电发票标准要求，核算系统回写电子凭证状态位信息；对于已有完备的数字化系统的企业，可直接按照数电发票标准要求，依照银行回单写入电子凭证支付状态位信息。

⑦归档准备

企业可借助财务数字化系统或财政部提供的工具包，生成电子凭证入账信息结构化数据文件，并且将记录凭证、报销单、数电发票的含有数字签名的XML格式电子文件，电子凭证入账信息结构化数据文件等打包形成电子会计凭证文件。

⑧归档

企业按照相关政策制度要求，将上述电子会计凭证文件进行归档，便于数据流转、调用以及后续的内外部查验。

开灵科技对数电发票提供发票采集、识别、验真查重、进项抵扣、数据流转归集、入账存档、预警等全流程管理，帮助企业为迎接数电发票时代做更充分、更专业的准备。当然，建立全链路的财务数字化系统需要一定时间，企业的信息化、数字化基础越薄弱，需要的时间越长。但是数电发票已然到来，企业对数电发票的管理也需要尽快提上日程。

来源：网络

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