《电子档案管理办法》施行，开灵赋能医院电子会计档案运营管理

在数智化时代，信息技术迅猛发展，政府会计制度的革新、公立医院向高质量发展迈进以及精细化管理的需求，均深刻影响着公立医院的财务管理事务与信息化构建进程。会计档案作为财务工作关键的物质依托形式之一，从传统纸质媒介过渡至电子数据形态的管理模式，无疑是大势所趋。

近期，国家档案局正式签发第 22 号令，推出《电子档案管理办法》（以下简称《办法》），此办法自 2024 年 11 月 1 日起生效实施。《办法》旨在进一步强化与规范电子档案的管理工作，保障电子档案具备真实性、完整性、可用性以及安全性等特质，针对电子档案从产生到存储、利用等全过程管理制定了明确的规范准则。

政策驱动因素

2016年，国家档案局与财政部修订《会计档案管理办法》，确定定期保管的会计档案可采用电子形式存储以形成电子会计档案。

2019年，医院实施《政府会计准则制度》，推进现代财政管理制度进程。同年，国家档案局颁布《企业电子文件归档和电子档案管理指南》，为电子档案工作提供指引与要求。

2020年3月，国家档案局和财政部联合发布《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号），规范各类电子会计凭证报销入账归档，规定单位若以电子会计凭证纸质打印件报销入账归档，需同时保存电子会计凭证，电子发票报销时要提供原始电子文件（PDF/OFD），传统管理方式和流程已不适应新政。

2021年2月，四部委协同推动电子发票归集、报销、入账、归档全程电子化，“十四五”规划也对档案体系建设提出策略方针，公立医院会计档案电子化管理成为必然。

2024年，国家档案局签发第22号令，公布《电子档案管理办法》，这是保障电子档案管理依法依规开展的重要行动，标志着我国电子档案管理进入新阶段，对推动档案事业创新发展和实现档案现代化意义重大。

随着公立医院运营与服务范围扩大，会计资料快速增长。打印、编号、装订、建档入库等流程增加办公成本与存储空间，影响信息传递、数据查询分析及实效性。精细化管理和经济运营管理对多维数据的需求，迫切需要建立适用于公立医院发展的电子会计档案管理体系。

会计档案电子化建设的必要性

1.人力成本削减

依据《会计档案管理办法》，医院达成会计档案电子化，需在会计凭证填报、费用支出管控、预算执行管控、成本归集、支付结算、账务处理等一系列业务流程中达成在线生成、审核与处理。如此一来，可免除医务人员手工填报及跑腿签字排队等候的时间。医院财务审批进程能够实时把控，财务人员可随时随地翻阅过往记录并查阅经费开支状况，彻底突破传统报账与审核的时空局限。按照传统会计档案归档规范要求，财务部门在档案整理、会计档案案卷目录清册编制，总账、日记账、明细账、往来辅助账等账簿制作整理打印装订，以及档案部门的会计档案凭证移交与上架入库等环节，均会耗费大量时间。而会计档案电子化后，可节省大量档案整理与移交的时间。

2.财务管理风险降低

实现会计档案电子化，要求核算系统依据会计准则，在线完成审核、审批等财务审批程序。该系统整合医院日常费用报销、发票智能识别等功能，全面审核票据合规性、金额准确性、报销单规范性、单据完整性等费用报销关键要点，实现发票验真查重、智能稽核自动驳回、智能预审预警辅助、报销要件齐全审查，减少人工审核与计算失误的情形，达成费用报销智能化管理目标。核算系统支持预算执行进度实时查询，无需担忧预算超支、经费不足等状况。成本分摊精细化，在线审批权责明晰，多维统计，现金流量自由安排，银医直连等实现审批闭环管理，降低财务管理风险，减少重复劳动，提升财务工作效率。

3.会计档案利用效率提升

会计档案记录着医院运营管理全流程，属于极为重要的档案资料。医院每年的审计监察、领导离任审查、内控管理、内外部监督等各类财务检查，均需反复调阅相关会计档案。由于会计档案数量众多且跨越年度较长，手工调阅查找极为耗时费力，会耗费大量人力与时间成本。而会计档案电子化后，可借助系统直接索引查找内容，直接查看会计档案相关凭证与审批流程，从而提高会计档案利用效率。

开灵电子会计档案系统建设路径及价值

开灵电子会计档案管理系统的核心功能在于，借助设置组织机构数据源，对所需归档的数据展开采集与整理工作，严格依照相关法律规定，将其转换为符合归档要求的格式，随后归档至电子会计档案管理系统中以便永久留存。该系统还具备本地及远程查询功能，能够依据索引信息展开会计档案的智能查询、组合查询或模糊查询操作，从而达成会计档案信息的共享目标，极大地增强了会计档案在保管与查询等环节的工作效率。

构建一体化运营管理平台。为进一步促进档案数字资源在跨区域、跨部门层面的共享与利用，着力构建医院一体化运营管理平台。此平台集成了办公系统、财务管理系统、档案管理系统等各项业务工作系统，各系统内部由相应部门分别运作，且最终均与档案管理系统建立关联。针对各业务系统内应予以归档的原始数据实施统一采集，如此一来，所有系统中生成的电子档案均可直接归档至档案管理系统，并能够通过档案管理系统获取相关数据。

存量会计档案数字化。精心挑选重要程度突出、用户利用率较高、纸张损坏率偏高的存量会计档案开展数字化扫描作业。存量会计档案的数字化处理有助于化解异地利用方面的难题，满足财务人员的查档需求，提升工作效率。此外，在会计档案保管期限届满并销毁之后，仍可延长电子会计档案的保存期限，以备后续可能的查考之需。对于利用率较高的原始凭证和记账凭证，可进行原文扫描，甚至可存储为支持 OCR 识别且能够全文检索的双层 PDF/OFD 格式；针对非计算机生成、手工填写的总账、明细账、日记账，以及非计算机生成、手工填写且需永久保存的年度财务报告、部门决算等也进行相应处理。

电子会计档案系统的应用价值重点体现在：有力地推动了财务管理效率的提升；构建起完备的财务资料库，为财务大数据的构建提供助力；便于开展会计监督与检查工作；削减管理成本，减少资源浪费现象。

电子会计档案管理：驱动医院运营管理价值跃升

在业财融合的大背景之下，会计档案管理借助信息技术迈向数智化管理的进程，已然成为不可阻挡的发展潮流。积极构建并应用电子会计档案管理系统，与新形势下行政事业单位会计信息化发展的内在需求精准契合。

1.全生命周期管理：数智赋能档案管理新境界

借助先进的数智化管理系统，会计档案管理达成了从自动采集起始，至整理分类、归档保管、查询访问，再到鉴定销毁的全生命周期管理，并构建起严谨的全流程闭环式管理机制。如此一来，不仅显著提升了管理效能，还全方位确保了档案管理的精确性与完整性，为医院的运营决策筑牢了稳固的数据根基。

2.纸电协同与空间优化：绿色高效档案管理新路径

凭借数智化管理系统，纸张使用量得以大幅削减，从而有效减少了医院的能耗开支、办公成本，并极大缓解了库房的存储压力。借助条形码技术，成功搭建起电子档案与实体档案以及库房信息之间的紧密关联，实现了对纸质档案位置与状态的实时追踪。这一创新实践，不仅便利了稽查与盘点作业，更借助虚拟化管理手段，极大地提升了会计档案在借阅、查询与归档环节的便捷性，有力推动了档案管理的绿色化与智能化进程。

3.流程标准化：铸就会计档案管理的精准与规范

电子会计档案在成册、移交、审核等关键环节，均遵循统一且标准化的流程规范开展操作，达成了电子会计资料与其他系统影像文件的自动化、精准匹配，实现了会计档案的自动编号、目录生成以及快速盘点等功能，有效规避了因人为判断标准差异而引发的管理漏洞，全面提升了会计档案管理的品质与效率。

4.信息实时联动与精准对接：助力医院决策的高效与精准

通过财务核算系统与医院 HRP、HIS、合同管理等系统的深度对接，原始凭证、电子会计凭证、会计账簿、财务报表报告等会计档案数据信息得以自动同步，并实时存储于电子会计档案管理系统之中。这使得会计档案信息更为精准、完整且时效性显著增强，为医院各层级管理人员提供了便捷高效的查阅渠道，使其能够迅速获取关键会计信息，进而有力推动决策的科学性与及时性提升。

5.数据安全防护：构筑会计档案管理的坚固堡垒

电子化会计档案管理系统运用用户认证、密钥授权等前沿安全技术，全力保障原始会计数据的安全性、完整性、真实性与可用性。同时，借助严格的权限控制、流程控制、数据备份以及离线归档等功能模块，有效降低了数据丢失的风险隐患，为医院运营管理铸就了坚不可摧的数据安全防线。

公立医院理应积极探寻电子会计档案管理的数智化建设路径，这不仅是对数智化时代发展趋势的积极顺应以及对国家政策要求的切实落实，更是提升会计档案信息利用效率、削减医院经济运营成本、促进业财深度融合的核心举措。通过有效推进医院运营管理的数智化转型，全面提升财务管理的层次与水平，为公立医院在激烈的市场竞争中赢得战略先机与优势地位。

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