开灵科技行业专家权威解读《企业数字档案馆（室）建设指南》

随着信息技术的飞速发展，企业数字档案馆（室）建设已成为企业档案工作适应时代需求的关键举措。国家档案局组织编制的《企业数字档案馆（室）建设指南》为企业提供了全面、系统的建设指导。

原文描述：

一、企业数字档案馆（室）的概念与特征

权威解读：

（一）概念

企业数字档案馆（室）是企业运用现代信息技术固化档案工作业务流程，对本企业或与其具有资产隶属关系企业的电子档案或其他数字资源进行收集、整理、保存，并通过网络提供档案信息服务和共享利用的集成管理系统平台。

（二）基本特征

▪ 档案资源数字化

通过对电子文件归档和传统载体档案数字化，以数字形式存储档案信息。这使得档案的存储和检索更加高效、便捷，为企业提供了更快速获取档案信息的途径。

▪ 档案管理信息化

将档案管理业务流程固化在电子档案管理系统中，实现数字档案资源的自动化管理。档案的收、管、存、用都借助信息技术手段完成，大大提高了档案管理的效率和准确性。

▪ 档案服务知识化

利用知识管理、大数据等理念和技术，对档案信息进行深层次加工和知识化组织，以满足企业对档案利用的多样化需求，为企业提供决策支持服务。

二、建设目标与原则

原文描述：

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（一）建设目标

实现企业档案工作提质增效与创新发展，提升档案管理、开发共享服务能力，促进企业提高管理水平，增强核心竞争力，为企业持续健康发展提供有力支撑。

（二）建设原则

▪ 统筹规划，分步实施

企业应将数字档案馆（室）建设纳入企业信息化建设规划，做好总体架构和技术方案规划，考虑系统的可扩展性和兼容性。同时，要根据现有条件有计划、有步骤地建设，并协同企业内多个部门共同完成。

▪ 需求导向，利用优先

围绕企业中心工作建设，优先数字化利用频繁、价值珍贵的档案。网络架构要有利于共享利用，电子档案存储格式要符合长期保存和便于利用的要求，系统功能和界面要符合用户操作习惯。

▪ 安全保密，合法合规

遵守国家法律法规和标准规范，建立健全安全保密管理制度，确保档案信息安全。在电子档案管理系统的设计、实施、运行和维护过程中都要严格遵循安全保密要求。

三、基础设施建设

原文描述：

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（一）机房建设

根据数字档案馆（室）运行需求和机房建设基本要求，利用企业现有信息化基础条件建设机房，涉密机房要符合国家保密规定。

（二）网络设施

网络应接入企业网并与互联网隔离，涉密档案网络需物理隔离，也可建立企业档案部门局域网。要考虑电子文件收集、归档和电子档案管理、利用的需要，满足各类数据传输要求。

（三）硬件设备

配备服务器、数据存储备份设备、计算机、扫描仪等设备，以满足电子档案管理系统及基础软件系统的部署和高效稳定运行需求。

（四）基础软件

结合企业信息化现状，配备正版或自主开发的基础软件，如操作系统、数据库管理系统等。

（五）其他设施

配备符合安全保密要求的档案数字化加工场所和电子档案阅览场所。

四、电子档案管理系统建设

原文描述：

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（一）收集功能

▪ 电子文件登记

具备手工登记和校验功能，可对元数据进行多种操作。

▪ 电子文件和电子档案在线接收

具有符合相关指南和办法要求的接口，可从业务系统和其他管理系统接收。

▪ 电子文件和电子档案离线接收

支持多种文件格式的离线批量导入，导入过程可校验数据，支持断点续传。

▪ 电子文件和电子档案接收检测

能检测接收的电子文件和电子档案的相关属性，不符合要求的进行标记。

▪ 传统载体档案全文信息上传挂接

支持单个、批量上传，建立目录与全文的关联。

（二）整理功能

包括分类、划定保管期限、组件、组成保管单位、编号、编目、关联关系建立、表格导出等功能，确保归档文件的规范整理。

（三）保存功能

▪ 电子档案存储格式转换与信息组织

支持格式转换，按要求进行信息组织并存入离线存储载体。

▪ 电子档案长期保存

采用多种方式保障长期保管，标识非通用格式阅读所需软硬件。

▪ 档案整理

依据业务要求建立数据库，对电子档案排列定位和呈现。

▪ 备份

支持多种备份方式，包括软件、数据库和电子档案备份。

▪ 定期鉴定

辅助人工完成定期鉴定，提醒相关操作。

▪ 销毁管理

支持销毁申请、审批等一系列操作。

▪ 移交

具备生成移交信息包等功能，标识移交时间和去向。

▪ 介质管理

统一管理存储介质，具有预警功能。

（四）统计功能

支持按照多种规则进行统计，可输出统计数据，支持自定义报表功能。

（五）利用功能

▪ 检索

支持多种检索方式，包括精确检索、模糊检索等。

▪ 浏览

支持常见格式浏览和下载，对多媒体档案支持播放。

▪ 借阅

支持电子档案和实体档案借阅申请、审批等功能。

▪ 编研

支持设置编研专题，归集符合条件的档案。

▪ 开放利用设置

支持对目录数据及全文设置开放利用标识。

▪ 复制管理

具有电子档案和实体档案复制申请、审批功能。

▪ 利用效果反馈

支持用户反馈利用档案产生的效益。

▪ 知识管理

可开发知识管理功能，对档案信息进行知识加工和推送。

（六）系统管理功能

▪ 日志管理

记录系统相关信息，提供检索、审计、统计功能。

▪ 系统设置

支持档案流程化管理，设置维护代码表和元数据，具备全宗设置功能。

▪ 用户管理

支持录入和读取用户信息，支持用户与 IP 地址绑定，“三员” 分立。

▪ 组织机构设置管理

支持录入和读取组织机构信息，支持多级管理。

▪ 权限管理

保证授权用户合法操作，精细控制访问和使用权限，设置有效期。

▪ 多全宗管理

建立全宗单位，支持全宗群管理，各全宗单位相对独立。

▪ 工作过程记录管理

详细记录管理过程信息。

（七）传统载体档案辅助管理功能

▪ 传统载体档案信息采集

具备目录著录和全文挂接功能，采集时校验数据。

▪ 档案存放位置管理

根据规则提出存放位置建议并定位。

▪ 智能库房管理

有条件的单位可实现对实体档案的智能管理，包括定位、出库、入库、盘点等操作，以及温湿度调控。

（八）其他可选功能

企业可根据自身需要增加文件材料分发控制等功能。

五、数字档案资源建设

原文描述：

权威解读：

（一）传统载体档案数字化

▪ 内容和范围

包括管理类、核心产品或业务档案、科研档案等多种类型档案，除部分情况外应尽量数字化，不同类型档案数字化有相应顺序。

▪ 技术要求

按照相关规范进行，如《纸质档案数字化规范》（DA/T 31 - 2017）等。

（二）电子文件归档

范围包括企业各业务活动中形成的电子文件，信息系统形成的电子文件即使不在本企业服务器也应归档，相关信息系统应具备归档功能，建设期间应完成部分系统的电子文件归档。

（三）专题数据库建设

在现有数字档案资源基础上，组织特定专题的档案，如企业领导、会议类、政策法规类等专题数据库。

六、制度规范建设

原文描述：

权威解读：

（一）制度建设

制定数字档案馆（室）人员岗位职责、系统运行维护管理制度等一系列制度。

（二）标准规范建设

参考国家相关标准规范并结合企业实际，形成电子档案收、管、存、用等方面的标准规范体系及实施要求，包括传统载体档案数字化、电子文件归档等各环节的规范。

七、安全保密体系建设

原文描述：

权威解读：

加强安全管理，遵守保密规定，配置安全设备，控制信息利用范围，制订审核制度，控制数据访问权限，建立完善的管理规范。涉密系统按涉密信息系统分级保护管理要求建设，非涉密系统参照相关标准确定安全等级并建设。

八、经费与人才保障

原文描述：

权威解读：

（一）经费保障

包括硬件采购费、软件开发费等多种费用，企业应制定经费计划确保落实。

（二）人才保障

培养档案部门人员技能，引进相关人才，满足建设和运行需求。

九、建设步骤

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（一）项目规划

▪ 成立项目工作组织

由企业档案部门、信息化部门、保密部门等人员组成项目小组，负责规划、实施和检查等工作。

▪ 制定项目方案

包括现状调研、可行性研究、需求分析和编写建设方案等内容，涉密系统还应编写安全保密方案。

（二）项目立项

组织专家论证评审，通过后申请立项。

（三）项目实施

▪ 人才队伍建设

提升现有人员技能或引进人员。

▪ 基础业务完善与规范化

完善档案管理制度，理顺体制机制，规范业务流程，统一相关单据。

▪ 制度标准规范制定

采用或制定制度标准规范，确保运行规范化。

▪ 硬件设备配备

依托现有基础设施或根据需求配备。

▪ 电子档案管理系统实施

包括系统开发、基础数据准备、系统测试、人员培训、系统切换和试运行、系统的评价与验收等环节。

▪ 传统载体档案数字化实施

按照一定原则分步推进，可自主完成或外包，不同类型档案有不同数字化方法。

▪ 档案专题数据库建设

以需求为导向建设。

▪ 电子文件归档实施

在评估基础上制定方案，按要求开展工作。

（四）项目验收

形成相关报告，组织专家验收，可申请测评验收。

（五）项目运维

参照相关规范开展工作，包括建立组织机构、确定运维对象和内容、选择运维模式等。

企业数字档案馆（室）建设是一项系统工程，需要企业各部门协同合作，按照指南要求，从基础设施建设、电子档案管理系统建设、数字档案资源建设、制度规范建设、安全保密体系建设、经费与人才保障以及建设步骤等多个方面全面推进，以实现企业档案工作的数字化转型，提升企业档案管理水平和服务能力，为企业的持续发展提供有力支撑。

开灵科技数字档案系统功能强大，涵盖收集、整理、保存、统计、利用、系统管理等多方面，且均符合建设指南要求。在安全保密上，遵守法规规范，采用加密技术与严格权限管理。其具备传统载体档案辅助管理功能，为企业提供一站式解决方案。开灵科技能够助力企业高效建设和管理数字档案馆，提升档案工作质量与效率，为企业持续发展提供有力支持，是企业档案管理的先进选择。点击链接即可查看详情并联系试用：https://www.kailingteck.com/h-col-110.html。

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