对电子会计档案很心动，但实践太难？别慌，看这里！

传统的会计档案工作存在诸多问题，如依赖纸张存储、对存储条件要求高、财务人员需要人工完成归档工作、档案易损坏丢失等，这给企业带来了高额的管理成本，同时也增加了财务人员的工作量。

随着信息技术的飞速发展，数字化已经成为信息处理和传递的主要方式，数字技术应用到各个领域，包括财税领域。电子会计档案利用计算机技术及其它信息技术手段，完美地解决了上述问题，将会计凭证、账簿、报表等会计核算材料以数字化形式进行存储与管理，帮助企业降低管理成本，提高工作效率。

此外，《会计档案管理办法》（财政部国家档案局第79号令）和《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会[2020]6号）等政策的出台，建立了电子会计档案管理制度，明确了电子会计档案的保管方式，大力推动了电子会计档案的普及与发展。

在欣喜于电子会计档案带给企业优势、便利的同时，你是不是也在思考企业该如何建设自己的电子会计档案呢？

开灵科技的电子会计档案管理系统能够为客户提供从纸质档案到电子档案的全生命周期管理，实现了电子档案收集、生成、归档、借阅、统计、利用、鉴定、销毁的全过程管理。

电子会计档案解决方案，告别传统档案管理成本高、查阅不便、易丢失等问题。将数据信息化后，完善档案数据链，便于实现财务共享，解决财务共享中物理票据、文档集中共享等问题。

开灵科技电子会计档案帮你解决这些痛点：

①电子发票不打印归档：随着金税四期的推广，企业开具和收到的电子发票越来越多，没有统一的归档标准，都是线下手工整理装订凭证，耗时耗力，浪费纸张。

预期效果：电子发票无需打印，无需装订纸质凭证，系统按财政部、档案局要求自动归档成册，无纸化档案管理。

②电子档案合规保存：按照财政部的要求，电子发票等电子类凭证必须保存电子源文件，且至少保存30年。

预期效果:按照国家相关部门的规定，将电子源文件及电子凭证长期且安全的储存在电子会计档案系统中，防止数据丢失和篡改，便于随时调阅查看。

③纸电混合模式快速查找：纸质与电子混合阶段，如何自动建立纸质和电子档案的关联关系，在审计提出查询要求时，如何快速找到相关文件。

预期达到效果:电子会计档案系统打通纸质与电子档案壁垒，实现穿透式（业务-财务-税务-资金）全链路查询。面对审计，可快速筛选并查询到想要的数据。

开灵科技电子会计档案核心流程：

①会计资料的采集：支持本地上传、扫描、接口传输等方式收集全档案数据（记账凭证、原始凭证:如报销单据、电子发票、电子票据，及影像文件、账簿资料、报表资料等），通过和业务系统对接，实现档案相关数据之间的自动关联，让企业档案数据100%归档。

②会计档案整理：对收集到的会计资料进行数据处理，分类组装档案元数据及其附件文件，同时加密数据信息，并进行板式文件格式转换、完成组卷归档，通过灵活定义档案门类，可以根据年份、类型、全宗、项目号多种维度进行自定义设置，并且能按国家标准规范进行建立全宗卷。

③会计档案利用：针对海量数据，档案管理系统提供了多种检索方式，包括全文检索、条件检索、元数据检索来定位目标文档。员工可以在借阅列表中检索，选择需要借阅的文件加入借阅流程，也支持在借阅期内发起续借申请，可延长借阅周期。

④会计档案鉴定：档案系统中的鉴定类型一般分为四种，开放鉴定、保管期限鉴定、密集鉴定、销毁鉴定等。系统能够按照预先设置好的处理规则，自动提醒档案到期，档案管理员可以选择一批需要鉴定的档案，批量进行处理。

⑤会计档案销毁：当鉴定流程结束后，系统会自动将鉴定结果为无价值的档案归入待销毁库。档案管理员定期执行销毁动作，销毁后的档案可以直接删除，也可以根据预设的规则进入回收站，这样的当时避免有些档案被错误处理，最大限度的保证用户档案信息资源的安全。

开灵科技电子会计档案方案核心应用价值：

1.减少纸质打印，降低耗材及存储成本

①顺应国家电子化趋势，电子化入账及归档要求，减少纸质打印及耗材使用量。

②预计减少80%纸张耗用，节能减排，绿色环保，帮助企业节约生产成本。

③纸质档案保管变薄或无纸化趋势下，预计节约库房60%面积及80%的硬件设施投入。

2.减少手动机械化工作，释放人力

①大多数凭证无需纸质打印，大大节省凭证整理、匹配、装订、造册的时间和人力工作量，帮助企业减少重复机械化的工作。

②预计减少90%以上的凭证匹配、装订工作，将人力从繁琐的工作中解放出来，投入到高价值的工作中去。

3.满足档案长期保管及防篡改要求

①通过数据备份、容灾技术以及扩展存储技术，保证数据永久有效存储。

②利用电子签名技术实现防篡改，对接第三方公证处进行存证，形成完整证据链，包括全数据存证、文件真实性存证等。

4.满足合规风控要求，规避风险

①满足了档案管理国家标准、会计档案管理行业标准及规范要求，企业开展电子会计档案管理合法合规。

②为电子发票等电子会计凭证归档提供了最好归宿，规避了政策风险及会计档案的管理风险。

北京开灵科技作为专业、高效、靠谱的“财税数字化”解决方案服务商，能够为您提供专业的财税数字化咨询及落地服务，帮助您的企业建设、应用电子会计档案系统。

团队拥有深耕财税领域行业内的资深人才，深刻理解企业财税运营管理现状及未来趋势，利用行业经验为客户提供适合的系统管理方案和信息技术服务。基于丰富的财税领域专业知识和经验，利用新理念、新技术，精准把握业务、财务、税务、影像、电子档案一体化管理需求，助力企业财税实现自动化，智能化、数字化转型，促进企业的财税用户及管理组织实现更高效的运营，更智慧的管理，释放更多的价值。

北京开灵科技团队深入了解客户的业务需求和痛点，提供专业的咨询服务。帮助客户梳理业务流程、制定数字化转型战略，并根据客户的实际情况和需求，提供个性化的解决方案。

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