开灵电子会计档案：精简操作，打造档案无纸化管理新模式

为贯彻落实《中华人民共和国会计法》有关要求，财政部印发《会计信息化工作规范》和《会计软件基本功能和服务规范》。

在《会计信息化工作规范》第二章中，29条、30条、31条等内容进一步为企业明确了电子会计档案的管理要求。

第二十九条 具备条件的单位应当推动电子会计凭证接收、生成、传输、存储、归档等各环节全流程无纸化、自动化处理。

第三十条 单位可以在权责明确、确保信息安全的情况下，将一个或者多个会计数据处理环节委托给符合要求的第三方平台进行集约化、批量化处理，以降低成本、提高效率。

鼓励第三方平台探索一站式、聚合式服务模式。

第三十一条 单位应当按照国家有关电子会计档案管理的规定，建立和完善电子会计资料的形成、收集、整理、归档和电子会计档案保管、统计、利用、鉴定、处置等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证电子会计档案在传递及存储过程中的真实性、完整性、可用性和安全性，加强电子会计资料归档和电子会计档案管理。

符合电子凭证会计数据标准的入账信息结构化数据文件应当与电子会计凭证同步归档。

一、开灵科技电子会计档案管理系统的背景与重要性

除了两条新规之外，近年来相关部门持续通过多项举措大力推广乐企试点，深化电子凭证会计数据标准试点。在这样的大趋势下，数字化、无纸化、自动化、智能化无疑将成为未来企业财税管理的关键发展方向。故而，对于企业来说，进行财税数字化转型既十分必要，又极为紧迫。开灵科技紧密跟随时代发展潮流，围绕国家政策要求，精心打造了一系列财税数字化解决方案，助力企业提高操作效率，重塑财税管理流程，实现降本增效与集中管理。

二、电子会计档案管理的普遍现状

1.制度不完善，相关职责未能明确界定，致使档案管理工作时常出现错位、越位和缺位的状况。

2.人员配备不足，使得档案的分类、归档及管理缺乏规范性，进而影响了档案资料的准确性与完整性。

3.为提升档案管理工作水平，企业需要建立专门的档案室，并做好防火、防盗、防潮等防护措施，以确保档案资料得到妥善保存。

4.档案查阅方式较为落后，很多仍通过手工完成，导致一些珍贵的文件和案卷在反复调阅过程中不可避免地出现损坏。

三、开灵科技电子会计档案管理系统的解决方案

开灵科技的电子会计档案管理系统依照国家档案管理标准，紧密结合企业数字化转型需求，对企业会计核算系统及其他业务系统生成的电子会计资料（包括会计凭证、会计账簿、会计报告及其他会计资料等会计档案）实现无纸化、标准化、规范化和专业化管理。该系统支持多环节四性检测，并能出具可视化四性检测报告，全面涵盖电子档案的收集、整理、鉴定、保管统计、检索利用、编研等全生命周期管理。

具体而言，四性检测能够对各阶段的档案进行真实性、完整性、可用性、安全性检测，确保收集的数据无篡改且完整有效。纸电并行智慧归档功能支持在线自动采集档案信息，实现归集对象与采集文件的自动关联匹配，完成纸电档案组件、组卷、分类、编号等全流程智能操作。在档案借阅方面，系统支持多种检索方式，实现纸电档案的在线借阅及审批，临期还会自动催还，充分保障档案借阅的安全性和便利性。此外，系统通过多重技术保障档案安全，支持 CA 电子签名及验签，确保会计资料的真实和安全；同时支持加密电子签章，提高档案利用和流转过程中的合法性和真实性。

四、开灵科技电子会计档案管理系统为企业带来的价值

1.数字转型，实现闭环管理

开灵科技电子会计档案管理系统助力企业实现全面的数字转型，从传统的纸质档案管理模式迈向高效的数字化管理新阶段。通过对电子会计资料的精准管理，构建起一个完整的闭环体系。从会计凭证的生成到会计账簿的登记，再到会计报告的编制以及其他会计资料的整理，每一个环节都在系统的严密监控之下，确保数据的准确性和完整性。企业可以实时掌握财务信息的动态变化，及时发现问题并进行调整，实现财务管理的全流程闭环管理，为企业的战略决策提供坚实的数据支撑。

2.优化流程，提升工作效率

该系统对企业的档案管理流程进行了深度优化。传统的档案管理往往需要耗费大量的人力和时间进行分类、归档和检索等工作，而开灵科技电子会计档案管理系统实现了自动化操作，大大提高了工作效率。档案的自动采集、分类和编号等功能，使得档案管理更加规范和高效。同时，多种检索方式的支持，让企业员工能够快速准确地找到所需档案，节省了宝贵的时间。此外，在线借阅及审批功能，临期自动催还，进一步简化了档案借阅流程，提高了工作效率。

3.降低成本，提高经济效益

采用开灵科技电子会计档案管理系统可以显著降低企业的成本。一方面，减少了纸质档案的使用，降低了纸张、打印、存储等费用。另一方面，自动化的管理流程减少了人工成本，提高了工作效率，间接为企业创造了经济效益。同时，系统对档案的全生命周期管理，确保了档案的安全性和可用性，减少了因档案丢失或损坏而带来的经济损失。

4.保障档案存储安全无忧

档案的安全存储是企业财务管理的重要环节。开灵科技电子会计档案管理系统采用多重技术保障档案存储的安全。CA 电子签名及验签功能确保会计资料的真实和安全，防止数据被篡改。加密电子签章提高了档案利用和流转过程中的合法性和真实性。此外，此外，对于电子系统而言，还具备完善的防火、防盗、防潮等安全措施，为档案的存储提供了全方位的保障，让企业无需担忧档案的安全问题。

5.高效利用档案，全程留痕可追溯

系统支持高效利用档案，企业员工可以通过多种检索方式快速找到所需档案，提高了档案的利用率。同时，系统对档案的使用过程进行全程留痕，每一次查阅、借阅和修改都有详细的记录，可追溯性强。这不仅有助于企业加强对档案的管理和监督，还能在出现问题时快速找到责任人，保障企业的合法权益。

6.实现集团管控，促进数据共享

对于集团企业来说，开灵科技电子会计档案管理系统具有重要的意义。它可以实现集团对下属企业的统一管控，确保财务数据的规范和准确。通过系统的数据共享功能，集团内部各企业之间可以快速共享会计档案信息，提高信息传递的效率，为集团的战略决策和资源整合提供有力支持。同时，系统还可以帮助集团企业加强对下属企业的监督和管理，防范财务风险。

开灵科技根据企业需求，提供企业财税数字化产品线：

销售合同管理系统、采购合同管理系统、数电乐企接口项目、销项自动开票系统、员工费控报销系统、进项发票管理系统、供应链协同对账系统、影像OCR识别系统、财务自动记账系统、电子会计档案系统等业务的解决方案，专业、高效的助力企业财税数字化管理转型升级。

如果您有任何财税数字化转型需要，欢迎与我们联系，北京开灵科技将竭诚为您服务。