开灵电子会计档案解决方案及核心功能全面解析

一、电子会计档案建设背景

1. 电子档案背景

《电子文件归档与电子档案管理规范》GB/T 18894 - 2016是2016年发布的新版电子档案管理规范，适用于全行业单位，是所有行业电子档案管理的基准要求，规范了电子档案的名词定义。

2. 电子会计档案发展背景

财政部等部门陆续发布了一系列关于推进财政票据电子化改革、规范会计档案管理、统一财政电子票据式样、扩大增值税电子发票电子化报销入账归档试点等的通知和政策。

3. 电子会计档案归档政策支持

根据《会计档案管理办法》国家档案局令第79号和《财政部和国家档案局联合发布6号文》，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料在满足一定条件时可仅以电子形式保存，形成电子会计档案。同时，单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存电子会计凭证的源文件。此外，对于外部凭证，如电子发票、银行回单等，必须保留电子原件。

4. 电子发票自动原件归档说明

电子会计档案系统与电子税局打通，每天同步企业所有的发票数据与数电发票XML原件至档案系统，同时每天从账务系统获取凭证信息与发票号码，根据发票号码匹配电子发票原件，自动留存XML原件，形成无纸化凭证归档。

5. 税务档案归档说明

电子会计档案系统与电子税局打通，同步三十六个省局企业涉及税务的档案电子件，并与对应凭证自动完成组装匹配，完成电子化归档，形成完整的电子税务档案。

6. 银行回单归档流程

系统自动从网银中批量下载银行回单，保存至电子会计档案平台，并形成结构化信息，根据回单中的银行名称 + 银行流水单号与财务系统中银行流水号的自动匹配到相应的业务单号与凭证号，档案系统自动完成线上组装，实现银行回单自动化归档。

7. 打印申请单、电子发票、不打印记账凭证流转模式说明

业务档案的电子版上传至业务系统申请单中以附件形式挂接，纸质业务档案附在纸质申请单后。打印业务申请单和电子发票，识别电子附件中的关键词进行业务分类，申请单信息与电子附件同步给电子会计档案系统，根据业务申请单完成记账。会计档案接收业务申请信息和电子附件，关联关系同步给电子会计档案系统。

8. 不打印申请单、电子发票、记账凭证流转模式说明

业务档案的电子版与纸质影像件上传至业务系统，通过ocr与进项发票管理平台建立发票与申请单的数据关联性。识别电子附件中的关键词进行业务分类，申请单信息与电子附件同步给电子会计档案系统，根据业务申请单生成记账凭证。线上成册归档，员工将纸质发票放入发票袋中，财务岗批量扫描签收纸质发票，签收通过的发票批量打印业务申请单与签收发票的记录清单。

二、开灵电子会计档案建设方案

1. 系统架构

电子会计档案系统架构包括接口层、预归档、档案接收、关联配置、数据关联、档案生成、归档鉴定、整理保管、全文检索、档案利用、鉴定销毁等功能模块。系统对接税务发票、业务系统、其他会计资料（无固定系统获取）、账务系统、财务稽核、进项发票管理、销项发票管理、其他会计资料、纸质材料、报销单/附件、审批流程、记账凭证、会计账簿、会计报告、资金系统、网银回单、银行对账单等系统。

2. 归档内容梳理

财务系统所需采集数据与文件包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告、关联索引等，资金系统所需采集数据与文件包括收付款信息、串联信息等，OA系统所需采集数据与文件包括申请单、审批记录等，税务系统所需采集数据与文件包括发票信息、串联信息等，业务系统所需采集数据与文件包括采购类、销项类等，影像系统所需采集信息与文件包括外部报告类、税务类资料、资金类资料、统计登记类、制度规范类、其他类等。

3. 档案核心能力说明

数据获取：系统能够从多个数据源获取数据，并对数据进行预归档和整理。

扫描影像压缩：能够以最小的空间保存精度最高的图片。

扫描影像处理：包括图像增强、图像转正等功能。

OCR识别平台：私有化部署，可自训练，能够识别多种文档类型，提取关键信息，实现信息交换和结构化输出。

档案系统的OCR应用场景：包括对各种发票、票据、审批表、银行回单等的识别和分类。

自动采集匹配，预归档：根据档案来源和流程类型，自动进行收集和完整性校验，预归档页面可与账务系统、审核流程嵌入集成达到事中合规性管理。

自动采集匹配，星链图：通过星链图可以查阅任意数据组的组装情况，适应一笔单据被多次引用快速关联查看场景。

档案四性检测标准：依据《电子会计档案管理规范》（DA/T 94 - 2022），对电子会计档案进行真实性、完整性、可用性、安全性检测。

档案四性检测报告：文件收入系统后，会自动完成四性检测动作，未通过的可查看其异常原因，四性检测报告可以与财务稽核审核流程打通。

四性检测核心逻辑说明：包括电子档案数据总量与结构文件的完整性、电子档案元数据的完整性、纸质档案移交的完整性、外部数据真实性校验、可用性检测、安全性检测等方面。

借阅管理：账号职能按照职能划分，可在档案系统中为审计人员开通职能账号，限制菜单栏、目录数以及关键字段屏蔽；权限托管对每个账号设置可设置托管权限，满足审核人员或档案人员应休假不能进行借阅审批与出库审批；角色划分按角色分配相应查看权限与操作权限。可利用全文检索、分类检索、属期检索、立档人检索等条件交叉检索出最终结果，优化利用体验。

纸质档案库房上架流程：电子资料生成电子文件清单，自动成册（电子档案），完成归档，打印盒脊和库位码，粘至档案盒，实物档案批量入库上架。

电子会计档案移交：完成组卷/编盒的财务档案可批量进行档案移交，并生成移清册，对应收单岗会收到档案接收待办，扫描条码即完成签收。

电子会计档案平台的建设对于企业的财务管理和档案管理具有重要意义，开灵科技电子会计档案系统帮助企业提高工作效率，降低成本，满足税务和审计的要求，实现企业的数字化转型。

开灵科技根据企业需求，提供企业财税数字化产品线：

销售合同管理系统、采购合同管理系统、数电乐企接口项目、销项自动开票系统、员工费控报销系统、进项发票管理系统、供应链协同对账系统、影像OCR识别系统、财务自动记账系统、电子会计档案系统等业务的解决方案，专业、高效的助力企业财税数字化管理转型升级。

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