企业费控管理数字化转型方向及费控报销解决方案

在当下的时代情境之中，全程数字化转型已然成为全球社会、科技以及经济发展的主导脉络，伴随数电票的日益普及，组织里的发票、单据、档案等这些纸质媒介终将悉数完成数字化的转变。与此同时，在组织推进数字化预算费用管控的实际践行过程中，普遍存在着一系列的问题与挑战：

1. 报销填报较为困难，员工垫付情况较多，报销流程冗长，贴票较为繁琐，报销体验缺乏友好度。

2. 报销审核面临困境，随着组织不断发展壮大，人员日益增多，领导的报销审核量持续增大，其中包含大量的重复审核与无价值审核，并且每一笔花费缺乏关联数据（例如：合同、项目、预算等）以支撑领导进行快速审核。

3. 财务复核存在难度，财务的日常工作重复性强、附加值低，像报销业务中的发票验真、查重、支付、记账等，十分耗费时间与精力。

4. 制度落地遭遇困难，怎样达成标准管控、预算管控、合规管控等，均是困扰组织数字化费控转型的问题与挑战。

鉴于上述所提及的时代背景以及组织所面临的问题与挑战，预算费控管理的数字化转型是无法回避的议题，那么企业究竟该如何进行规划呢？

从功能层面来讲，数字化费控系统全流程规划应涵盖以下范围：

01 预算管理

实现多维度预算编制，既支持以部门、项目、个人、自定义维度编制预算，也支持部门+项目+个人”等组合方式编制预算。同时预算编制方式灵活，支持excel导入、在线编制、按期均分等多种方式编制预算。

预算控制策略刚柔并济，可繁可简、可强可弱， 结合预算释放灵活控制。可以按费用类型、预算周期、预算主体(部门项目/人员)等方式控制预算，控制强度支持强控、弱控、 不控三种方式。

02 发票管理

实现纸质发票，电子发票，数电票全生命周期管理。一键获取微信、支付宝、邮箱等的电子发票，支持通过手机端拍照、扫描二维码方式提取发票信息，也可以直接导入图片/PDF/OFD文件，采用OCR自动识别，速度快、准确率高、省时省力。收集的票据进入票夹管理，分类管理不凌乱。可单张/批量调用发起报销,发票与报销单相互关联，一键穿透查询，已报销的票据系统自动打标签，避免重复报销。

发票审核直接影响企业的票据合规，此费控系统联通税务系统，对上传的发票自动进行发票验真查重，自动完成发票与税号校对工作。发票自动验真，防止假票、篡改发票和作废发票入账，同时与已报销发票进行重复比对，避免员工重复报销，准确不出错。帮助企业规避电子会计重复入账与税务风险，也为财务人员减少了很多工作量。

03 智能报销/智能审批

实现自动填单，自动匹配费用科目等。费用申请与预算管理联动，系统会根据预算标准、事前申请、费用标准、借款记录等内容进行自动审核,报销超预算即刻发出提醒,费控标准真正潜入到流程中。

聚合审批决策信息辅助审批，实现报销或付款关联立项/客户/项目/合同/采购/供应商等业务信息，实现业财关联。系统自动合规检查，系统预设风险埋点及合规检查项，审批过程中根据内控合规检查点，各类报销内容自动化校验控制，减少不合规报销，是落实财务合规管理的有效保障。

04 自动支付

引入银企直联/资金管理等工具，实现一键批量支付。与企业的财务系统、网银集成打通，在报销业务流程完成后，出纳可一键发起【支付指令】在线完成付款,无需登录网银。可与多家银行对接，批量进行支付，大幅提升报销打款环节的处理效率。通过银企直联，打通企业与银行系统，将付款进行线上化管理，更加准确高效。系统实时同步银行账户的收付款记录，可以实时查询交易记录，方便快捷。

05 自动记账

实现自动生成凭证，无需人工记账。

06 自动归档

报账数据自动归档，实现电子会计档案收、管、存、用全生命周期管理。按照《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》的规定，电子形式的各类会计凭证，都应当纳入归档管理。新版费控系统规范各类电子会计凭证的归档管理：费控管理审批过程中产生的流程表单、电子发票、电子行程单、银行电子回单、财务凭证等电子会计凭证，均可自动归集到一起，统一存放到电子档案柜中。分门别类、一目了然，供随时查阅检索，也符合电子会计凭证的归档要求。

07 业财融合

预算费控平台与采购系统/合同管理系统等深度融合，实现业务财务一体化。与商旅平台深度融合，实现差旅免报销。

08 数据自动统计，实时查询和预警

根据预算体系、费用规则，费用发生过程中的各种数据都将被系统自动统计，实时生成预算总额、预算执行情况、预算对比数据等多维度数据分析报表。并以图表方式直观展示，预算执行比例、费用发生情况、各部门项目情况等数据都可穿透查看，并依据设置的预警值提示预警,实时掌握企业经营状况。

数字化费控系统的价值：

费控管理电子化，落地费控制度

将企业费用管理全过程实行电子化办理，从预算规则制定、费用过程管理到执行结果分析全链条进行闭环、规范化管理。将各类费用标准与报销规则预置到业务流程中，让事后检查转变为事前或事中自动控制，从而实现预算管理与费控制度真正落地。

加速财务管理标准化、合规化

加速财务流程标准化全员参与，降低各类财务风险与管理成本，既提高员工满意度，又满足企业管理的流程规范，提升财务管理专业化水平。发票电子化、真伪查验、合规检查、自动凭证等服务,在提升效率的同时可以规避相关风险，帮助企业建立合规的财务内控体系。

提升财务效率和员工满意度

数字化、智能化的费控管理方式，提升组织财务流程效率。自动化技术的运用降低财务人员在票据审核、制作凭证、支付打款方面的工操作量，减轻财务工作压力。减轻员工的报销贴票、出差垫资方面的压力，审批过程随时跟踪，提高财务流程运转效率。

提供全面、精确的费用数据分析

自动统计预算费控执行数据,并分解为多种维度以直观化图表形式现，实时反映费用状况，快速拿出数据报表,为管理层决策提供依据。结合预算,通过对费用的发生过程进行有效地计划、组织控制和分析，提升费用使用效率，帮助管理与业务优化。

来源：网络

解决方案

开灵科技费控报销解决方案以其全面而强大的功能，有效应对了当前企业所面临的各种问题与挑战。通过数字化、智慧化发票管理系统与费控系统的全流程规划，实现了从预算管理到发票管理、智能报销审批、自动支付、自动记账、自动归档等各个环节的智能化与自动化，真正做到了让企业的费用管控高效、合规且便捷。如果您想进一步了解开灵费控报销解决方案，欢迎与我们联系！

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