企业为何要建设费用报销系统？

随着经济社会全面开启数字化转型进程，大数据、人工智能等新技术的迭代速度正不断加快，企业逐步踏上探索契合自身发展的数字化模式之路。而近些年来，以费用报销系统作为切入点的财务数字化路径正逐渐升温，不论是大中型企业，还是信息化程度不高的小型企业，都能从中获益。

一、背景

1. 费控报销面临的问题与困境

2020年3月23日起，《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》要求对电子发票等电子会计凭证进行报销时，财务必须同时留存原始的电子会计凭证文件，实际操作难度极大。

·随着全电发票试点进程的推进，各地区将会越来越多地收到全电发票；

·当前，在费用报销实务中收到的电子发票，大部分企业需通过会计人员借助国税官网进行识别，发票核验工作量大，易出现错票、重票等问题；

·传统报销模式下，人员操作繁杂，财务后端核验困难，预算、费用标准无法自动进行核验，发票无法自动进行比对是否重复、真伪，无法自动归集电子发票的原始文件，数据无法自动归集，一线操作难度大，财务后端处理棘手，抱怨繁多；

·虽有完备的报销制度，但超标、超预算的支出难以做到及时响应，无法实现事前、事中的管控，最终只是财务在统计核对预算等，所做的预算和费控难以真正落地；

·财务在收到付款/报销后需人工核验票据的合规性，零碎且繁琐，工作量巨大；

·出纳在支付环节，支付工作量较大，无法直接在系统内进行支付；

·财务手工誊抄报销凭证，手工录入记账凭证工作量巨大。

2. 信息技术发展已有效解决上述难题

随着“互联网+”深入到方方面面，OCR、人工智能、大数据等技术方法日益成熟，智能手机全面普及等基础软硬件设施完备，经济社会已能够选择更为智慧、高效、互联的方式，通过费控报销管理业务将财务管理与业务管理自动高效地连接起来，构建智慧化的费控报销解决方案。

因此，充分借助新兴互联网技术、构建新型敏捷高效的智慧费控报销系统，将为全面落实费控制度、规范收支运行管理、强化预算约束、提高费控报销管理效率提供有力的支撑。

二、费控报销系统建议目标方案

通过以下几个方面构建一套涵盖“预算管理、费用报销、连接消费、台账报表管理、凭证对接”等功能的智慧费控报销系统，打造完成预算-订购-报销-支付-凭证全面自动化处理的新型敏捷智慧费控报销系统，构建完整的事前、事中、事后透明的财务费控报销管理体系。

1. 构建预算管理闭环

平台可按照自上而下、自下而上、独立编制等方式编制预算，支持刚性、柔性、弹性等管理方式。

2. 一部手机搞定报销流程

提供费用的事前申请及管理，支持手机、iPad 等移动端审批；构建借还款的全流程管理；提供 PC 端报销填单、审批、冲销借款、费用标准控制等，解决出差垫款、报销难等问题。

借助手机摄像头和最新的 OCR 智能识别技术实现最大化的自动填报，免除人工填报的繁琐。

借助留存的电子数据实现自动比对票据（尤其是电子票据）真伪、是否被重复使用和报销，解决财务人工核验票据的繁琐。

3. 聚合多平台消费预定场景

针对因公务发生出差的火车票、酒店、机票等消费场景实现与差旅申请的全面打通，并且在预定时刻即为预定人判别是否超标，避免在事后报销环节因超标而无法处理。同时借助与差旅申请的打通实现完整的内控闭环，可大大缩减后续的报销流程，减少差旅报销工作。

4. 台账、报表确保费用支持更合理

支持发票台账、借款台账等管理；各种费控相关的报表：预算执行表、费用汇总表等，都可以按各类科目、部门、项目等不同维度进行相应的报表管理。

客户、售后工单等和外出申请、费用报销数据互联互通，核算单个客户/项目的成本，业务数据能够辅助领导更好地在系统内进行批单。

5. 打通网银支付

与多个银行的支付结算体系标准化集成，费控系统单据直接驱动银行进行支付，极大减轻财务工作量的同时降低出错率。

6. 单据自动生成凭证

实现电子报销流程的同时，其产生的电子单据自动生成预制凭证可即时同步到各类 ERP 财务系统，一键生成正式财务凭证，大大减轻财务工作量。

7. 电子要据原始文件的存储

实现满足《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》对于电子会计凭证电子存档的要求，让财务工作更加合规；同时提供财务随时可查阅获取电子会计凭证文件，以及快速获取相应报销单据及审批流程的能力。

三、建设费控报销系统的价值和意义

1. 管理于无形中，服务于温馨中

将提供优质服务作为内控落地的强力助推器，充分利用“互联网+”管理模式，通过“键盘服务”或“指尖服务”实现经济活动的管控。

以日常差旅费报销为例，管控点为 3 个环节：

·公务出差审批

·经费预算控制

·经费报销审批

相关人员只需手机登录平台，点击“差旅报销”，从提出公务出差申请开始一键关联到商旅平台，自动对应职位级别匹配标准购买车票（飞机票）、订酒店和享受差旅补贴，以及线上领导签批，完成差旅经费报销全过程，实现“管理于无形中，服务于温馨中”。

2. 降费增效，透明管理

围绕费用预算、标准、支出等确定合理有效的控制策略，同时梳理费用支出的控制流程，建立更多基于业务和活动的事前控制流程，强化业务领导和财务领导对于业务和活动事项的审批控制。

在功能上深度集成，实现与财务管控的高度融合，从预算-订购-报销-支付-凭证全面自动化处理，极大地提高了财务办公效率，并实现全程费控、智能分析。利用预算及实时管控推进控费工作。

【增效】

智能填报，节省75%的报销时间，提升工作效率，减少重复低频工作。

移动审批，实时可审批单据，提升审批效率，降低人工催办沟通成本。

【降费】

根据实践，将降低费用成本，实时了解每笔花费，有效杜绝计划外的支出，大大节省日常与差旅费用支出成本。

【管理】

100%提高报销规范，大幅度降低人工沟通成本，提供一套完善的报销管理与费控体系，加强政策执行力。

【透明】

透明的费用标准自动执行控制落地、透明的数据报表为决策人提供前瞻性的数据，通过重要的指标来制定决策和推动改进。

来源：网络

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