数电票时代，如何合规管理电子会计凭证档案？

2023年5月，财政部会计司发布《电子凭证会计数据标准——全面数字化的电子发票（试行版）》指南，明确了数电票报销、入账、归档的具体处理方式。

通知重点：

接收方取得数电票报销入账归档的。

第一，接收方可以根据《通知》第三条、第五条的规定，仅使用数电票含有数字签名的XML文件进行报销入账归档，可不再另以纸质形式保存。

第二，接收方如果需要以数电票的PDF、OFD格式文件的纸质打印件作为报销入账归档依据的，应当根据《通知》第四条的规定，同时保存数电票含有数字签名的XML格式电子文件。

由此可见，数电票接收以后，无论打不打印，都要保存数电票含有数字签名的XML格式电子文件！

除了数电票以外，财政部还发布了其余发票（如铁路电子客票等）的电子凭证的数据标准，大家可通过财政部官网下载。

电子凭证会计数据标准深化试点旨在通过制定推广会计数据标准，推动电子凭证从开具、接收到处理、归档等各环节全流程标准化无纸化处理，着力解决广大企事业单位存在的电子凭证“接收难、入账难、归档难”问题。

对于企业而言，在统一的电子凭证会计数据标准之下，数电票应用将更加深入。在数电票时代中，税务体系将全面拥抱数字化，迎来全流程的无纸化。

01 数电票如何进行合规的报销、入账和归档？

一般企业的流程图，如下：

数电票作为电子会计凭证的一种，做到合规报销、入账、归档需要遵循以下规定：

1.接收的电子会计凭证需要查验其合法性、真实性；

2.电子会计凭证的传输、存储需安全可靠，对电子会计凭证的任何篡改能够及时被发现；

3.使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计凭证及其元数据，能够按照国家统一的会计制度完成会计核算业务，能够按照国家档案行政管理部门规定格式输出电子会计凭证及其元数据，且能有效防止电子会计凭证重复入账；

4.电子会计凭证的归档及管理应符合《会计档案管理办法》等要求。

如果企业已建立电子会计档案管理信息系统，并应用业务系统（如报销系统、开票系统）和会计核算系统，可以电子记账凭证为主件，将数电票与电子记账凭证、电子原始凭证等会计资料一并进行电子归档，不再需要逐一进行纸质归档。

02 解决方案

开灵科技电子会计档案整体解决方案围绕企业电子凭证的全生命周期，依托互联网、云计算、大数据、人工智能等新技术，支持全程电子化、智能化的票财税档一体化管理，通过提供咨询规划、研发实施、体系建设、全程陪跑以及迭代升级，协助企业打通电子凭证开具、报销、入账、归档全流程，为企业提供多维度、全场景的服务及解决方案，全面助推企业数字化转型。

电子会计档案系统整体流程

1.电子凭证开具

为企业提供低成本、高质量、全场景的数电对接方案，同时基于技术优势，针对开票人、开票点以及开票额度进行特殊管理，全面满足企业在多开票点，多分支机构下的开票需求。

业务系统与销项自动开票系统对接集成解决方案

2.电子凭证接收

包括电子凭证采集、报销、支付、入账、归档5个环节，可实现与企业OA、费控、银企直连、财务和档案等多个系统的对接，助力企业打通电子凭证接收的全流程。

OA流程系统与进项发票系统对接集成解决方案

财务入账

供应链协同

3.电子凭证存储

开灵科技电子会计档案符合国家电子会计档案规范及九部委联合发布的电子凭证会计数据标准深化试点工作的要求，全面覆盖各类企事业单位用户群体，能够提供全面、专业的电子会计档案归档、存储及管理服务，保障电子档案安全、合法有效，助力企业财务转型。

电子会计档案全生命周期管理

电子会计档案核心应用价值

当前，充分把握电子凭证会计数据标准改革试点契机，用好电子凭证会计数据信息这一承载单位关键财务信息和业务信息的法定电子原始凭证数据，精准定位预算执行、财务核算、档案管理三个风险高发环节，科学前移风险管理体系，变被动监督为主动监管，全面构建财会监督新模式适逢其时。

开灵科技电子凭证全程数字化整体解决方案从发票的开具、接收、管理、入账、归档全环节，帮助企业发票合规管理效率大幅提升！不仅能帮助企业低成本、快速解决企业目前很多发票问题，又能顺应数字时代企业电子会计凭证管理要求，提高财务数字化管理水平，是企业实现数电票合规管理最好的选择。

北京开灵科技有限公司——企业财税数字化解决方案服务商。

开灵科技根据企业需求，提供销售管理系统、采购管理系统、销项开票系统、进项收票系统、影像管理系统、财务入账系统、电子会计档案、数电乐企接口等业务的解决方案，专业、高效的助力企业财税数字化管理转型升级。

如果您有任何财税数字化转型需要，欢迎与我们联系，北京开灵科技将竭诚为您服务。