如何利用发票管理系统实现无纸化报销及归档

在新兴技术蓬勃发展的背景下，企事业单位费用报销已从线下基于纸面的传统模式向新型智能报销模式转型。已逐步实现智能数据采集、智能提单、智能审核等一系列应用场景，为优化报销体验、实现更加精准的费用管理提供了有效途径。

虽然受制于电子发票尚未完全普及、各单位信息化建设能力以及政策执行程度不一等因素，实现彻底的无纸化报销仍有难度，但是也有不少企事业单位已有了先进的智能报销的尝试和实践。发票全面电子化的浪潮已至，企业报销无纸化建设也刻不容缓。

当电子发票遇上报销，你还在打印发票吗？

无纸化报销是指在费用报销流程中报销凭证是电子载体，并且报销凭证的接收、审核、入账和归档均通过信息系统完成的报销模式。

无纸化报销模式下，在提单环节，报销人无需纸面填写申请，可利用智能识别技术自动采集业务数据；在审核环节，财务可借深度学习技术进行审核与校验；在入账环节，财务可利用会计规则自动生成会计台账；在档案管理环节，各类原始凭证能够以电子形式匹配、归档及调阅管理。

当前完全的无纸化报销是一种理想状态，真正实现无纸化报销并不容易。部分外部凭证（如火车票、汽车票、船票、门票等）暂未实现电子化。但纸质原始凭证的电子化是推动无纸化报销的关键。

然而，随着电子发票的广泛推行，一些问题也逐渐暴露。尤其是在报销、入账、归档环节的一些问题，让电子发票的意义和效用大打折扣。

部分公司仍采用传统的报销方式，员工需要把电子发票打印出来，报销流程反而更繁琐，财务报销系统没有跟上发票电子化的步伐，未能实现与之相匹配的“无纸化”，财务工作量反而增大。

之所以会遇到以上这些问题，主要的原因，是电子发票全面普及尚在过渡期，目前我们仍处在纸电混合时期。大部分企业还无法真正做到报销、核算无纸化以及会计档案管理的无纸化。

企业如何真正实现报销无纸化？

报销无纸化的全面落地不是一蹴而就，需要经过一个循序渐进的过程。在纸电混合时期，开灵科技灵税通系统的报销无纸化解决方案，将实现报销、入账、归档全流程线上一体化，助力企业稳步实现报销无纸化，无缝衔接纸电混合时代和全面电子化时代。

▪纸质发票解决方案——智能录票、识票

开灵科技灵税通系统可提供智能识票功能。员工对纸质票据进行拍照后或微信票夹导入，可自动提取发票明细，并对票面信息自动审核，然后一键生成报销单及报销明细表，节省80%费用填写时间。

▪上级审核报销

员工提交报销单后，上级领导逐级审批通过，最后由财务通过批量扫描识别纸质发票原件并自动与员工提交的报销数据进行智能对比，审核报销发票是否缺失、金额是否一致，实现审批报销。

▪入账归档阶段

此前，财会[2020]6号通知明确规定，单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。这也意味着，单凭打印出来的纸质电子会计凭证进行归档，是不合规的。

开灵科技系统且规范的发票管理解决方案不仅能帮助您轻松应对财会﹝2020﹞6号文件要求，您也可以对纸质发票、附件等报销凭证进行电子化处理、系统归档、长期存储、一键查找，帮助您将大量发票整理得井然有序。

智能化是财税行业发展的大势所趋，开灵科技灵税通系统一键归档、智能检索一体化发票管理服务将赋能企业转型升级，同时智能化电子会计凭证归档将有助于提升企业员工发票管理效率，并降低企业运营成本。

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开灵科技根据企业需求，提供销售管理系统、采购管理系统、销项开票系统、进项收票系统、影像管理系统、财务入账系统、电子会计档案、数电乐企接口等业务的解决方案，专业、高效的助力企业财税数字化管理转型升级。

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