专家解读“电子会计档案”

2022年4月7日，国家档案局发布了《中华人民共和国档案行业标准》DA/T 94-2022《电子会计档案管理规范》，并已于2022年7月1日开始实施。在这一标准中，电子会计档案被定义为：在会计核算工作中由电子计算机直接形成或接受、传输、存储并归档，记录和反映单位经济业务事项，具有凭证、查考和保存价值的电子会计资料。与其他领域电子档案定义不同的是，电子会计档案在归档前被称为电子会计资料，沿用了会计法中对归档前的管理对象统一定义的名称，而不是被称为“XX电子文件”。

规范化是电子会计档案的首要特征。首先，规范化表现为归档过程及其各环节任务的规范、档案文件格式和保存形式的规范、各环节相关人员责任的明确。其次，规范化表现在电子会计档案数据项的规范化，电子会计档案的所有数据项编号、名称和来源系统都要求规范。再次，规范化表现为分类方法的规范化，因为现阶段电子会计档案的内容与传统纸质档案内容基本相同，因此完全采用纸质会计档案相同的分类方法。最后，规范化还表现为电子会计档案管理信息系统功能需求的规范化，这将有助于电子会计档案的全生命周期管理。   

自动化是电子会计档案的重要特征。会计档案是已经完成会计核算过程并按照一定逻辑规律整理完成的会计资料，电子会计档案的自动化是指从电子会计资料的收集、到整理、分类、归档、保管、统计、利用和处置的电子会计档案生命周期全过程都可以自动化。   

按照2023年影响会计行业的十大信息技术评选活动定义的会计信息技术五级成熟度模型，电子会计档案正处于扩散期转向成熟期的阶段，电子会计档案技术已形成应用标准和实施方法论，即将在各不同类型不同规模的企业全面应用。   

电子会计档案的应用将在不同的场景下对会计工作产生不同影响。例如，查询和借阅会计档案是会计工作中较常见的一个应用场景，在会计核算过程还没有完成时，会计人员可以通过核算系统或是相关来源的业务系统查阅需要的会计资料，但是会计核算过程完成之后，则需要查阅会计档案。与纸质会计档案相比，电子会计档案系统内置了编码规则，保存的是结构化数据，建立有精准匹配的管理模式，可以实现会计档案的快速查询和借阅，同时有效降低会计档案信息的查阅成本。再如，审计也是会计档案的一个常见应用场景，不管是外部审计、还是内部审计还是国家审计，会计档案都是重要的审计证据来源，电子会计档案的四性（真实性、可用性、安全性、完整性）是审计重点关注的会计档案特征，而这四性也是电子会计档案存档前必须通过检测的特性。电子会计档案不仅有助于有效提升审计证据链的追溯查询效率，还有助于在线审计和远程审计工作的推广应用。

来源：网络

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