员工借款台账怎么建？必须有的 6 个字段和模板下载

六个字段一个都不能少：借款人、所属部门、借款金额、约定归还日、已核销金额、未核销余额。多数公司的台账只有前三个，所以年底查不清。其中约定归还日是最容易被省略也最关键的一个——没有它，就无法判断什么叫超期。

六个必备字段与各自的作用

在这六个字段基础上，再加一个超期天数的计算列（当天日期减去约定归还日，未超期显示为 0），台账才真正可用——按超期天数倒序排一遍，该先催谁一目了然，不需要任何额外分析。

为什么已核销和未核销要分成两列

因为借款很少是一次性核销完的。员工借 10,000 元出差，回来报销 6,000，退回 2,000，还剩 2,000 没处理——这时候如果台账只有一个「金额」列，你不知道该填哪个数。

分成两列之后，已核销 8,000、未核销 2,000，状态一目了然，而且已核销加未核销必须等于借款金额，这本身就是一条校验规则，能发现回填错误。

Excel 台账在什么时候开始失真

小规模用 Excel 完全可以。但它有两个结构性缺陷，规模一上来就会暴露。

一是没有触发机制。到期了不会有人被提醒，超期了表格也不会有任何变化。它只是一张静态的表，需要有人主动去看才有意义——而人不会主动去看。

二是数据不会自己更新。员工报销冲销借款这件事，发生在报销流程里，Excel 不知道，要靠财务手工回填。只要漏填一次，这张表就开始失真，而且很难发现——因为没有任何东西会告诉你它错了。

一个经验判断：如果同时未核销的借款超过几十笔，或者跨了三个以上部门，Excel 台账基本已经不准了。可以做个自测——随机抽三笔，去总账的其他应收款明细里核对余额，看对不对得上。

台账与总账的关系

借款台账不是账外的一张表，它应当与总账的其他应收款明细一致。台账上每个人的未核销余额合计，应当等于其他应收款科目下员工借款部分的余额。

这两个数对不上，说明要么台账漏记，要么有借款没走台账直接做了账。定期核对这两个数，是检验借款管理是否有效的最直接方法。